Book Examination Clause

 

BOOK EXAMINATION CLAUSE 

( IRS conditions of Contract 3300)

  Meaning: The government/Purchaser to call for and verify and examine the books of the contractor/Supplier is called Book Examination Clause.

  Books include Account books, vouchers, receipts, memorandum, paper or writing or any copy of or extract from any such document.

  Object: Verifying or ascertaining the cost of execution of the contract.

  When : before or after the prices have been finally fixed.

  Contractor's duty: Afford facilities to the Government Officer concerned to visit the Contractors works for the purpose of examining the processes of manufacture and estimating or ascertaining the cost of production of the articles. If any portion of the work be entrusted by a sub-contractor or any of its subsidiary, the authorized Government Officer shall have power to examine all the relevant books of such sub- books of such sub-contractor or any subsidiary shall be open to his inspection as mentioned in clause.

  Period: The Contractor or its agency is bound to allow examination of its books within a period of 60 days from the date the notice is received by the Contractor, or its agencies.

  If Contractor fail to produce the Books:  The purchaser can reduce the Contract price according to his best judgment.  The decision of the Purchaser in regard contract price is final and binding on the Contractor and his agencies.

  Result :  If on such examination, it is established that the contracted price is in excess of the actual cost plus reasonable margin of profit, the Purchaser shall have the right to reduce the price and determine the amount to a reasonable level.

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Railway Board - Distribution of Work among the Members

 Railway Board - Distribution of Work among the Members

MCQ Practice - Financial Rules 2023 Question paper of APO 70%

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MBO - Management By Objectives - MA - Management Accounting

 

MBO - Management By Objectives

• What is MBO ? MBO - Management by Objectives is a strategic management approach that aims to improve organizational performance by aligning individual employee objectives with the overall goals of the organization. 

 

• Introduced by Peter Drucker in his 1954 book, "The Practice of Management,".

Key Steps:

1. Define Organizational Goals: Management identifies the organization's overarching objectives, providing a clear direction for all departments and employees.

2. Set Individual Objectives: Managers and employees work together to establish specific, measurable goals for individuals that align with the organization's aims.

3. Continuous Monitoring: Regular tracking of progress ensures that both organizational and individual objectives are on course.

4. Performance Evaluation: Assessments are conducted to compare actual performance against the set objectives.

5. Feedback and Rewards: Constructive feedback is provided, and achievements are recognized, often through rewards or incentives.

Benefits of MBO:

• Enhanced Communication: Promotes open dialogue between managers and employees, ensuring clarity in expectations.

• Employee Motivation: Involving employees in goal-setting increases their commitment and motivation to achieve targets.

• Alignment of Objectives: Ensures that individual goals are directly linked to the organization's mission, fostering a unified direction.

Limitations of MBO:

• Overemphasis on Goals: Focusing too much on specific objectives may lead to neglect of other important aspects of performance.

• Rigidity: The structured nature of MBO can sometimes hinder flexibility and adaptability in dynamic environments.

• Short-Term Focus: There's a risk of prioritizing immediate objectives over long-term sustainability and innovation.

In the context of management accounting, MBO serves as a valuable tool by providing clear performance metrics and facilitating the alignment of individual efforts with financial and strategic goals. 

This alignment aids in budgeting, forecasting, and performance evaluation, ensuring that all organizational activities contribute effectively to the desired financial outcomes.

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पूर्णता रिपोर्ट (Completion Reports)

   

पूर्णता रिपोर्ट (Completion Reports)

*  स्रोत: इंजीनियरिंग कोड का 17 वां अध्याय

*  निर्माण कार्यों को बंद करते समय जो भी कार्य प्रगति पर थे उन्हें पूरा 

   किया जाना चाहिए और परियोजना के खातों को जल्द से जल्द बंद कर

   दिया जाना चाहिए।

*  इसलिए परियोजना अभियंता को निम्नानुसार त्वरित कार्रवाई करनी चाहिए:

a   परियोजना से संबंधित सभी शुल्कों और क्रेडिट को ध्यान में  रखना। 

b  सभी बकाया देनदारियों को समाप्त करने के लिए कदम उठाएं।  

c  सस्पेंस बैलेंस साफ़ करें।   

d   बकाया ठेकेदार के दावों का भुगतान करें

c   काम से लौटे सभी अधिशेष भंडारों और औजारों और संयंत्रों का निपटान करें।

d   परियोजना से संबंधित सभी शुल्क और क्रेडिट परियोजना के खातों में दर्ज होने के 

     बाद, एक सीआर - परियोजना की पूर्णता रिपोर्ट तैयार की जानी चाहिए।

वस्तुएं   (Objects)

        1   वास्तव में निर्मित कार्य की लागत की तुलना अंतिम स्वीकृत अनुमान में प्रदान की

             गई लागत से करना।

        2   काम का हिसाब-किताब बंद करना।

        3   इसी तरह के भविष्य के कार्यों के लिए अधिक वास्तविक रूप से अनुमान तैयार 

             करने के लिए एक सबक के रूप में कार्य करना।

       4    स्वीकृत अनुमान से अधिक को नियमित करने के लिए

       5    सीआर में रिपोर्ट किए गए व्यय को TWFA के माध्यम से ओपन लाइन में 

             स्थानांतरित करने के लिए

*      विवरण: इसमें व्यय का विवरण उसी विवरण में होना चाहिए जो रेलवे बोर्ड द्वारा 

        स्वीकृत सार अनुमान के रूप में है और इसमें किसी भी भौतिक संशोधन को इंगित 

        करना चाहिए।

*      सत्यापन: लेखा अधिकारी द्वारा

*     को प्रस्तुत: रेलवे बोर्ड

*     लक्ष्य: जिस वित्तीय वर्ष में पूरा किया गया अनुमान प्रस्तुत किया जाता है, उसकी 

        समाप्ति से 18 महीनों के भीतर।

* उदाहरण: (Example) मान लीजिए कि जून, 2018 में पूर्णता अनुमान स्वीकृत किया गया

   है। वित्तीय वर्ष का अंत मार्च, 2019 है। इसलिए पूर्णता रिपोर्ट जमा करने की नियत

   तारीख मार्च, 2019 यानी सितंबर, 2020 से 18 महीने है।

* C R में अतिरिक्त जानकारी: रेलवे प्रशासन की राय में कोई अन्य जानकारी रेलवे बोर्ड

  के हित में होगी।

• Form E. 1706

COMPLETION REPORT FOR THE WORK................

Particular Heads of Account and Description of works	Amount of Estimate with reference to authority for sanction	Actual Expenditure	Difference		Remarks & Explanations
			Excess	Saving

* स्पष्टीकरण:

     1 अधिकता: 10% या रु। से कम नहीं। 25000, जो भी कम हो, अनुमान से अधिक

       - उपकार्यवार। 

     2 बचत: 20% या रु. से कम नहीं। एक लाख, जो भी कम हो, अनुमान से कम – 

       उपकार्यवार।

* यदि भिन्नताएं स्वीकृत अनुमान के 5% के भीतर हैं, तो संबंधित अभियंता जीएम की 

  ओर से सीआर को मंजूरी देने के लिए अधिकृत है I

* नई रेलवे लाइनों का सीआर: एक तुलनात्मक विवरण के साथ लाइन की शाब्दिक 

  संभावनाओं को दर्शाने वाला और पूर्णता लागत के संदर्भ में अद्यतन किया गया। कार्य

  करते समय, अब तक की आय के अनुमान के लिए हुए परिवर्तनों को वित्तीय 

  संभावनाओं की गणना करते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए था।

* रुपये से कम लागत वाले कार्यों का सीआर। एक करोड़ I

  1 पूर्ण के रूप में माना जाना चाहिए जब यह उस उद्देश्य के लिए निधि देता है जिसके

    लिए इसे स्वीकृत किए जाने का इरादा था,

  2 और जब उसके बाद 3 महीने तक उस पर कोई खर्च न हुआ हो।

 3  सभी बकाया नामे और जमा - नियमानुसार कार्य पूर्ण होने की तिथि से 3 माह के

    भीतर खाते में समायोजित कर लिया जाता है।

 4  एक पूर्ण - का खाता पूर्ण होने की तिथि के 6 महीने बाद बंद कर दिया जाना चाहिए 

    और सीआर निकाला जाना चाहिए।

 5  सीआर उसी काम में तैयार किया जाना चाहिए जिस तरह से रुपये से अधिक की

    लागत वाले कार्यों के लिए तैयार किया जाना चाहिए। एक करोड़।

 6  स्पष्टीकरण: आधिक्य और बचत - 5% या रु.10000 जो भी कम हो।

 7  कार्य पूर्ण होने के 6 माह के भीतर प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

 8  लगातार 3 महीनों तक कोई खर्च दर्ज नहीं किया जाता है - लेखा अधिकारियों को

    सीआर के लिए कॉल करना चाहिए।

 9  अधूरे कार्य - कार्यपालक अधिकारी को लेखा अधिकारी को कार्य पूर्ण होने की संभावित

    तिथियों और पूर्णता रिपोर्ट प्रस्तुत करने की सूचना देनी चाहिए।

 10 कार्यपालक अधिकारियों द्वारा रिपोर्ट प्रस्तुत करने में असामान्य देरी को लेखा 

    अधिकारी द्वारा रेल प्रशासन के प्रमुख के ध्यान में लाया जाना चाहिए। 

सीआर की मंजूरी (Sanctioning of CR)

  1 वह प्राधिकारी जिसने कार्य को सूचना या नियमितीकरण के लिए प्रशासनिक स्वीकृति 

    प्रदान की हो

  2 स्ट्रक्चरल और ट्रैक नवीनीकरण कार्य या रेलवे बोर्ड के पूर्व अनुमोदन के साथ बजट में 

    शामिल 2.5 करोड़ रुपये से अधिक की लागत वाले कार्य या रेलवे बोर्ड के प्रशासनिक

    अनुमोदन के साथ स्वीकृत आउट ऑफ टर्न कार्य जो जीएम की शक्तियों से परे हैं – 

    जीएम

  3 जहां सामग्री संशोधन शामिल है या जीएम शक्तियों से परे है - रेलवे बोर्ड।

 खातों का सत्यापन:(Accounts verification:)

   1 जांचें कि C R S उचित रूप में तैयार किया गया है I 

   2 मंजूरी और बुक किए गए परिव्यय के विवरण के साथ प्रविष्टियों की जांच करें।

   3 C R में सभी अंतिम बिलों की पोस्टिंग की शुद्धता 

   4 अन्य मदों के प्रतिशत की शुद्धता की जाँच का परीक्षण करें।

   5 अधिकता और बचत के लिए संतोषजनक स्पष्टीकरण। 

   6 अप्रयुक्त सामग्री को स्टोर में वापस कर दिया जाता है या कहीं और स्थानांतरित कर 

     दिया जाता है और काम का लेखा-जोखा उनके मूल्य के साथ जमा किया जाता है।

   7 CRRM - अनुमान में प्रदान की गई रेलवे द्वारा जारी सामग्री के लिए क्रेडिट – 

     कार्य के विरुद्ध समायोजित या नहीं I

   8 सत्यापन प्रमाणपत्र में रिपोर्ट में परिव्यय को मंजूरी देने के लिए सक्षम प्राधिकारी का

     उल्लेख होना चाहिए।

समापन विवरण (Completion Statements)

   1 कार्यों के मामले में - ऐसे कार्यों पर व्यय स्वीकृत करने के लिए रेलवे प्रमुख की 

     क्षमता के भीतर है। निर्धारित प्रपत्र पर औपचारिक सीआर तैयार करने की 

     आवश्यकता नहीं है।

   2 सीआर में आवश्यक सभी जानकारी, लेखा अधिकारी प्रमाण पत्र और सक्षम कार्यकारी 

     प्राधिकारी की मंजूरी को संबंधित कॉलम के तहत वर्क्स रजिस्टर में दर्ज किया जा 

     सकता है।

E 1744 - समापन विवरण (E1744 - Completion Statement)

   1 अनुमान का संदर्भ। 

   2 स्वीकृत अनुमान की राशि 

   3 अंतिम रूप से बुक किया गया वास्तविक व्यय। 

   4 अतिरिक्त या बचत का संक्षिप्त विवरण।

सीआर निकालने में आ रही समस्याएं (Problems facing drawal of CRs) 

   1 कार्य रजिस्टर अप टू डेट नहीं होना 

   2 पुराने काम-कोई रिकॉर्ड नहीं 

   3 अंतिम विधेयकों का पारित होना बाकी 

   4 समायोजन लंबित 

   5 कोई फंड नहीं 

   6 मध्यस्थता और विवाद 

   7 सुस्ती और सुस्ती 

   8 उच्च स्तर पर पर्याप्त निगरानी नहीं

   9 स्टाफ/क्षेत्राधिकारों में बार-बार परिवर्तन 

  10 रुचि और मार्गदर्शन की कमी

  11 लागत और प्रतिबंधों में बड़े बदलाव

  12 क्रेडिट की गैर-वसूली

  13 सतर्कता मामले/लेखापरीक्षा आपत्तियां

  14 मोबिलाइज़ेशन एडवांस की वसूली नहीं हुई

  15 अदालतों में तय नहीं हुआ जमीन अधिग्रहण का मुआवजा 

सुझाव (Suggestions)

  1 लेखा कार्यालय में उपलब्ध अभिलेखों के साथ कार्य रजिस्टरों का मिलान। 

  2 यदि कोई मध्यस्थता मामला लंबित है या एमएएस या मैक (जोखिम और लागत) के

    तहत शेष राशि पड़ी है, तो अनंतिम सीआर तैयार करें।

  3 सामान्य सीआर में शामिल करने के लिए समन्वय विभाग को भाग सीआर प्रस्तुत

    करना।

  4 अंत में, सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति प्राप्त होने के बाद, वर्क्स रजिस्टर के आगे 

    मुद्रण को रोकने के लिए, वर्क कोड को बंद करने के लिए सीनियर ईडीपीएम को

    लिखने की कार्रवाई की जानी है।

* लेखांकन और वित्तीय सिद्धांतों की परिकल्पना है कि पूर्ण किए गए कार्यों के खातों को 

  यथासंभव शीघ्रता से बंद किया जाना चाहिए ताकि लेखा और कार्यकारी विभागों दोनों में 

  हाउसकीपिंग क्रम में रहे।

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