Establishment Rules Q & A - Queries and Answers - Bilingual

 ## Establishment Rules

### Query

An employee claims reimbursement of ₹10. Under the rules, the maximum amount admissible is ₹15. Can the Administration increase the claim to ₹15 and pay it?

### Answer

No. Eligibility of ₹15 is only the maximum permissible limit. Reimbursement should be restricted to the lowest of:

* Actual expenditure;

* Amount claimed; or

* Amount admissible under the rules.

The Administration should not suo motu increase the employee’s claim from ₹10 to ₹15.

### Example

* Actual expenditure: ₹18

* Amount claimed: ₹10

* Maximum admissible: ₹15

* Amount payable: ₹10

If ₹10 was claimed because of a clerical or calculation error, the employee may submit a revised or supplementary claim with supporting documents for the balance amount.

### Excerpt—1102 G

Indian Railway Administration and Finance—An Introduction, Paragraph 1102:

> “Claims which are susceptible of internal check, though incorrect otherwise, will be passed by the Accounts Officer for the correct amount, the amount not admitted being disallowed.”

Interpretation: This provision enables Accounts to correct an incorrect claim and disallow the inadmissible portion. It does not ordinarily authorise payment beyond the reimbursement amount claimed without a valid revised claim.

*1. An employee incurred ₹18, claimed ₹10, while the maximum amount admissible under the rules is ₹15. How much should ordinarily be reimbursed?*

A) ₹18

B) ₹15

C) ₹10

D) Nil

Answer: C) ₹10

Explanation: Reimbursement is restricted to the lowest of the actual expenditure, amount claimed and maximum amount admissible. The Administration should not suo motu enhance the employee’s claim.

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*2. If an employee claims a lower amount due to a clerical error, what is the correct procedure?*

A) Administration may automatically increase it

B) Accounts may pay the maximum admissible amount

C) Employee should submit a revised or supplementary claim

D) The difference must be forfeited permanently

Answer: C) Employee should submit a revised or supplementary claim

Explanation: The additional amount should be paid only after the employee submits a corrected claim supported by the necessary documents.

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*3. Paragraph 1102 of Indian Railway Administration and Finance—An Introduction mainly provides that an internally checkable but incorrect claim shall be:*

A) Rejected completely

B) Passed for the correct amount and the inadmissible portion disallowed

C) Paid without verification

D) Automatically enhanced to the maximum eligibility

Answer: B) Passed for the correct amount and the inadmissible portion disallowed

Explanation: Paragraph 1102 authorises the Accounts Officer to pass an internally checkable claim for the correct amount and disallow the inadmissible portion. It does not ordinarily permit reimbursement beyond the amount claimed without a valid revised claim.

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## स्थापना नियम

### प्रश्न

किसी कर्मचारी ने ₹10 की प्रतिपूर्ति का दावा किया है। नियमों के अनुसार अधिकतम स्वीकार्य राशि ₹15 है। क्या प्रशासन दावे को बढ़ाकर ₹15 का भुगतान कर सकता है?

### उत्तर

नहीं। ₹15 केवल अधिकतम स्वीकार्य सीमा है। प्रतिपूर्ति निम्नलिखित में से सबसे कम राशि तक सीमित रहेगी:

* वास्तव में खर्च की गई राशि;

* कर्मचारी द्वारा दावा की गई राशि; अथवा

* नियमों के अनुसार स्वीकार्य राशि।

अतः प्रशासन कर्मचारी के दावे को स्वयं ₹10 से बढ़ाकर ₹15 नहीं कर सकता।

### उदाहरण

* वास्तविक खर्च: ₹18

* दावा की गई राशि: ₹10

* अधिकतम स्वीकार्य राशि: ₹15

* देय राशि: ₹10

यदि ₹10 की राशि लिपिकीय अथवा गणना संबंधी गलती के कारण लिखी गई है, तो कर्मचारी सहायक दस्तावेजों के साथ संशोधित अथवा अनुपूरक दावा प्रस्तुत कर सकता है।

### पैरा 1102 का अंश

भारतीय रेल प्रशासन एवं वित्त—एक परिचय, पैरा 1102:

> आंतरिक जाँच योग्य दावा अन्यथा गलत होने पर लेखा अधिकारी उसे सही राशि के लिए पारित करेगा तथा अस्वीकार्य राशि को नामंजूर करेगा।

व्याख्या: यह प्रावधान लेखा विभाग को गलत दावे को ठीक करने तथा अस्वीकार्य भाग को नामंजूर करने की अनुमति देता है। वैध संशोधित दावे के बिना कर्मचारी द्वारा दावा की गई प्रतिपूर्ति राशि से अधिक भुगतान करना सामान्यतः उचित नहीं है।

*1. किसी कर्मचारी ने ₹18 खर्च किए, ₹10 का दावा किया तथा नियमों के अनुसार अधिकतम स्वीकार्य राशि ₹15 है। सामान्यतः कितनी राशि की प्रतिपूर्ति की जाएगी?*

A) ₹18

B) ₹15

C) ₹10

D) शून्य

उत्तर: C) ₹10

व्याख्या: वास्तविक खर्च, दावा की गई राशि और अधिकतम स्वीकार्य राशि—इन तीनों में से सबसे कम राशि की प्रतिपूर्ति की जाएगी। प्रशासन कर्मचारी के दावे को स्वतः नहीं बढ़ा सकता।

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*2. यदि कर्मचारी ने लिपिकीय गलती के कारण कम राशि का दावा किया है, तो सही प्रक्रिया क्या है?*

A) प्रशासन स्वतः राशि बढ़ा सकता है

B) लेखा विभाग अधिकतम स्वीकार्य राशि का भुगतान कर सकता है

C) कर्मचारी को संशोधित अथवा अनुपूरक दावा प्रस्तुत करना चाहिए

D) अंतर की राशि हमेशा के लिए समाप्त हो जाएगी

उत्तर: C) कर्मचारी को संशोधित अथवा अनुपूरक दावा प्रस्तुत करना चाहिए

व्याख्या: आवश्यक सहायक दस्तावेजों सहित संशोधित दावा प्रस्तुत किए जाने के बाद ही अतिरिक्त राशि का भुगतान किया जाना चाहिए।

*3. भारतीय रेल प्रशासन एवं वित्त—एक परिचय के पैरा 1102 के अनुसार, आंतरिक जाँच योग्य परन्तु गलत दावे का निपटारा कैसे किया जाएगा?*

A) पूरा दावा अस्वीकार किया जाएगा

B) सही राशि के लिए पारित करके अस्वीकार्य भाग नामंजूर किया जाएगा

C) बिना जाँच पूरा भुगतान किया जाएगा

D) दावा स्वतः अधिकतम पात्रता तक बढ़ाया जाएगा

उत्तर: B) सही राशि के लिए पारित करके अस्वीकार्य भाग नामंजूर किया जाएगा

व्याख्या: पैरा 1102 लेखा अधिकारी को सही राशि के लिए दावा पारित करने और अस्वीकार्य भाग को नामंजूर करने की अनुमति देता है। वैध संशोधित दावे के बिना दावा की गई राशि से अधिक प्रतिपूर्ति सामान्यतः स्वीकार्य नहीं है।

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