Appropriation Accounts

Appropriation Accounts

         Source: 4th Chapter of Finance Code 

Appropriation Accounts - 2024-25 - Railway Board Instructions

·         The statements which are presented to the Parliament (through PAC) ,

·         comparing the amount of actual expenditure with the amount of grants voted by the Parliament and Appropriations sanctioned by the President of India are called Appropriation Accounts

Grants	Voted	As voted by Parliament
Appropriations	Charged	As Sanctioned by the President of India

 

Object:

·         Budget is an instrument of Parliamentary financial control and an important management tool.

·         Parliamentary control not only secured by the fact that all the voted expenditure must receive Parliament’s prior approval, but also by system of reporting back to it (Parliament) through PAC

Prepared & Signed by:

Railway Board level	CRB and Member/Finance
Zonal Railway level	GM and PFA

 

Note: This cannot be delegated to any other authority.

·         Due Date: June/July

·         Submitted to Dy.C&AG/Railways, who has been entrusted by the C&AG with the duty of reporting on these Appropriation Accounts of Railways.

·         2 weeks time for Audit for vetting the Appropriation Accounts.

·         Presented to Parliament during Winter session of the Same Calendar year to which the accounts pertain.  (Example: 2019-20 Appropriation A/cs due 2020 Jan to December)

·         Reconciliation certificate: Certificate should be invariably be given under each SMH that actual have been reconciled with the figures in March Final Account Current.

 

·         Grant 83  - Ministry of Railways  (for 2020-21)  - Two parts i.e., Revenue & Capital

 

 

Form

                            Grant No. 83 (for the year 2020-21)-SMH – 01 – General Superintedence & Servces

(Rs. in thousands)

Minor Head	Final Grant	Actual Exp.	Excess/Saving With ref to FG	Excess/Saving With ref to (O +S)
200 Financial Management   ‘O’  - 80 ‘S”  - 30 ‘R’  -  (-) 10	100	85	(-) 15	(-) 25

 

‘O’ stands for Original Grant

‘S’ stands for Supplementary Grant

‘R’ stands for Residual Modification sanctioned by Competent authority (i.e., Railway Board, GM etc other than Parliament )  i.e., Reappropriations, withdrawals, surrenders etc,

·         Due to merger of Railway Budget with General Budget, Single Grant Account (82 for 2019-20, 83 for 2020-21) shall prepare.

·         Appropriation Accounts – Rs. In thousands

·         Annexures  - Rs in units

Total enclosures in Appropriation Accounts are 44

Description	No of enclosures
Grants/SMH	16
Annexures	10
Statements	15
Annexure G (Final Accounts)	3
Grand Total	44

 

Grants – Total 16 . They are as follows

 

1. MH 3001 (erstwhile Demand No. 1)

2. MH 3001 (erstwhile Demand No. 2)

3 to 14. Erstwhile Demands 3 to  14 (SMH 1 to 12 of MH 3002)

15. MH 5002 (erstwhile Demand No. 16)

16. Civil Grants (Loans & Advances, Pre partition payments, Interest on Debt, Income Tax, Deposits)

 

Annexures (Total 10)

Statements of

A.      Unsanctioned Expenditure

B.      Under charges detected by Audit and Railways

C.      Remission & abandonment of claims

D.      Expenditure on Important Open line Works & New Construction

E.       Expenditure on Strategic Lines

F.       Credits & Recoveries ( Estimated & Actual)

H.      Losses & Ex gratia payments (Rs. 5 Lakhs and above)

I.        Irregular Reappropriations

J.        Important Misclassifications

K.      Defects in Budgeting  (In fact, there is no alphabet K for this annexure. )

 

Statements: (Total 15)

1.       Statement showing Distributable Expenditure and Receipts

2.       Statement showing changes in Forms & Classifications

3.       Operating Ratio

4.       Statement showing credits to Capital for Retired Assets

5.       Statement of annual Voted and Charged expenditure

6.       DRF

7.       DF

8.       Capital Fund

9.       RSF & Debt Service Fund

10.   Pension Fund

11.   Statement of O/s balances under Suspense

12.   Stores A/c

13.   SA A/c

14.   P&L A/c of Catering Dept

15.   Statement of PH wise, Source wise, Works Expenditure (Gross, Credit & Net) and Voted & Charged. (New one - added in 2019-20)

Annexure G - Final Accounts - (complying the Commercial Accounts like Companies)

I - Capital Statement (Block A/c)  -  Part I - Commercial ,  Part II - Strategic

II - P&L A/c or Manufacturing A/c (Commercial & Strategic)

III - Balance Sheet (Commercial & Strategic)

 

 

Important change in Annexure J

(after merger of Railway Budget with General Budget from 2017-18 onwards)

Type	Examples	Dealt at
Misclassifications	Voted to Charged or vice versa Capital to Revenue or vice versa	Railway Board.  Unresolved will become part of Audit Report
Other Mistakes	One SMH to another SMH	Zonal Railway only (Need not send to Railway Board)

 

Explanations for Variations  - Revenue (from 2019-20 onwards – as per 17^th Loksabha recommendations)

Explanations for variations - Revenue

Excesses/Savings	5 Crores & above (irrespective of Percentages	Original Grant
Excesses/Savings	2.5 Crores or 10 % whichever is higher	Original Grant
Savings	1 Crore or 10% whichever is higher	Supplementary Grant
Excesses	Rs. 25 Lakhs and above	Sub Heads

 

·         Minor variations – should be explained. Because at IR level, these may be cumulative and required as such

·         Explanations should not be vague such as due to over estimates or covered by re appropriation etc.  It should be clear, precise and complete description.

Explanations for variations - Capital (for the following Plan Heads only)

1100	New Lines	All works
1400	Gauge Conversion	All works
1500	Doubling	All works
3500	RE	All works

 

3100	Track Renewals	Works of Rs. 20 Crores & above
3200	Bridge Works	Works of Rs. 20 Crores & above
3300	S&T	Works of Rs. 20 Crores & above

 

 

1.       Entire Supplementary Grant – if unutilised

2.       Entire Original  and Supplementary Grant – if unutilised

3.       10 % of Supplementary Grant or Rs. 1 Crore whichever is higher

 

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Vote of Credit

 

Vote of Credit

Meaning:  A Vote of Credit is a special type of grant made by Parliament to meet unexpected or unforeseen expenditure, especially arising from situations like war, natural calamities, or national emergencies.

Key Features

• Unlike a regular Vote on Account (which is for routine expenditure until the budget is passed), the Vote of Credit has no fixed limit.
  
  

• It is meant for extraordinary needs where the demand cannot be stated with precision in advance.
  
  

• The government obtains Parliament’s approval by presenting a demand in the form of a Vote of Credit.

Purpose

• Provides the executive with flexibility to act quickly in emergency situations without waiting for the normal budgetary process.
  
  

• Ensures parliamentary control is still exercised, as approval is sought even if detailed estimates are not possible.
  
  

Example: During a war situation, the government may require urgent defense expenditure which cannot wait for the normal budget discussion. In such a case, a Vote of Credit is sought.

Vote of Credit

अर्थ: ऋण प्रस्ताव संसद द्वारा दिया जाने वाला एक विशेष प्रकार का अनुदान है जो अप्रत्याशित या अप्रत्याशित व्यय, विशेष रूप से युद्ध, प्राकृतिक आपदाओं या राष्ट्रीय आपात स्थितियों से उत्पन्न होने वाले व्यय को पूरा करने के लिए दिया जाता है।

मुख्य विशेषताएँ

नियमित लेखानुदान (जो बजट पारित होने तक नियमित व्यय के लिए होता है) के विपरीत, ऋण प्रस्ताव की कोई निश्चित सीमा नहीं होती है।

यह असाधारण आवश्यकताओं के लिए होता है जहाँ माँग को पहले से सटीक रूप से नहीं बताया जा सकता।

सरकार ऋण प्रस्ताव के रूप में माँग प्रस्तुत करके संसद की स्वीकृति प्राप्त करती है।

उद्देश्य

कार्यपालिका को सामान्य बजटीय प्रक्रिया की प्रतीक्षा किए बिना आपातकालीन स्थितियों में शीघ्रता से कार्य करने की लचीलापन प्रदान करता है।

यह सुनिश्चित करता है कि संसदीय नियंत्रण अभी भी बना रहे, क्योंकि विस्तृत अनुमान संभव न होने पर भी अनुमोदन मांगा जाता है।

उदाहरण

युद्ध की स्थिति में, सरकार को तत्काल रक्षा व्यय की आवश्यकता हो सकती है जिसके लिए सामान्य बजट चर्चा का इंतजार नहीं किया जा सकता। ऐसी स्थिति में, ऋण प्रस्ताव मांगा जाता है।

Charged Expenditure - प्रभारित व्यय

 

Charged expenditure

• Government expenditure is divided into 1. Voted expenditure & 2. Charged Expenditure

1.     Voted - Made from CFI - Consolidated Fund of India 

2.               Charged - Charged upon CFI - Consolidated Fund of India

 

• Para 302 of Finance Code &  Article 112 (2) of Constitution of India  prescribes estimates of expenditure embodied in the Annual financial statement i.e., Annual Budget shall show separately i.e.,

1.     Charged expenditure - the amounts required to meet expenditure charged upon the Consolidated Fund of India &

2.               Voted expenditure - the amounts required to meet other expenditure proposed to be made from the Consolidated Fund of India.

 

• Article 113 (1) the Constitution of India: The estimates of expenditure CHARGED upon the Consolidated Fund of India shall not be submitted to the Vote of Parliament". However Parliament may discuss it. 

 

• Rationale: The idea behind charging certain expenditures is to protect important constitutional offices and their functioning from being influenced by political considerations. By exempting them from the vote of Parliament, the Constitution ensures financial autonomy for key branches of government like the judiciary, the President’s office, and constitutional authorities like the CAG. 

 

• The meaning of "Charge" (adjective) is "to impose on".  In reality too, Charged expenditure is imposed on the Consolidated Fund of India instead of obtaining the approval of Parliament. 

• The concept of Charged expenditure and its specific privilege is operational in European countries too.

Examples of Charged Expenditure:  

1.     President of India and its Office expenditure 

2.     Chairman (Vice President of India) and Deputy Chairman of Rajya Sabha - Pay & allowances

3.     Speaker & Deputy Speaker of Lok Sabha - Pay & allowances 

4.     C&AG - Comptroller & Auditor General of India - Pay & allowances

5.     Supreme Court & High Courts Judges - Pay, allowances & Pension. 

6.     Any sum required to satisfy any Judgment, Decree or Award or any Court or Arbitral Tribunal  (not Awards by the Arbitrators appointed by GM) 

7.     Debt charges for which the Govt of India is liable (inc: Interest & Repayment of Loans)  - Examples are World Bank Loan & JICA (Japan International Cooperation Agency)  loan taken for the construction of Dedicated Freight Corridor. Because the Govt cannot afford to delay the Loans repayment.

8.     Any other expenditure declared by the Constitution or by Parliament to be so charged.  

 

In Detailed Examples of Charged Expenditure

 

1. Emoluments & allowances of high constitutional authorities

 

President of India (Article 59, read with Article 112(3)(a))

 

Judges of the Supreme Court (Article 125, read with Article 112(3)(d)(i))

 

Judges of the High Courts (Article 221, read with Article 112(3)(d)(ii))

 

Comptroller and Auditor General of India (CAG) (Article 148(3), read with Article 112(3)(d)(iii))

 

Chairman and Deputy Chairman of Rajya Sabha; Speaker and Deputy Speaker of Lok Sabha (Article 97, read with Article 112(3)(b))

 

2. Payments made as a result of decrees or orders of courts/tribunals are indeed treated as Charged Expenditure.

 

🔹 Constitutional Authority

 

Article 112(3)(d)(iii) & (e) of the Constitution of India – provides that:

 

“any sum required to satisfy any judgment, decree or award of any court or arbitral tribunal” is Charged on the Consolidated Fund of India.

 

🔹 Meaning in Simple Words

 

If the Government of India loses a case in court or arbitration and has to pay damages, compensation, or settlement, that amount is automatically charged expenditure.

 

Parliament cannot vote against or reduce it. They can only discuss it.

 

This ensures that judicial decisions are enforced and that the government cannot avoid payments decreed by courts through political processes.

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3. Debt charges

 

Interest, sinking fund charges, repayment of loans on the Consolidated Fund of India.

(Article 112(3)(c))

 

4. Pensions

 

Pensions of judges of the Supreme Court and High Courts.

(Article 112(3)(d)(iv))

 

5. Other expenditures

 

Any expenditure declared by the Constitution or by Parliament by law to be charged.

(Article 112(3)(e))

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🔹 In Simple Words

 

Voted expenditure = decided by Parliament ( can be reduced through Cut Motions ).

 

Charged expenditure = automatically approved (cannot be cut down).

Differences between

Voted expenditure	Charged expenditure
1. Requires approval of Parliament.	1. Doesn't require approval of Parliament. However Parliament can discuss the estimates of Charged expenditure.
2. Rationale: In Democratic countries like India, the Govt. cannot spend from the Consolidated Fund unless the expenditure is voted in the lower house of the Parliament.  Because the real power lies in public.  Parliament which consists of representatives of Public i.e., Members of Parliament have control on the expenditure to be met from Consolidated Fund of India.	2. Rationale: To safeguard the freedom/interest of judiciary, constitutional bodies like President of India, Vice- President of India, Speaker,CAG etc, the expenditure related to these are placed outside the scope of approval of Parliament. Otherwise they are not able to discharge their duties independently.
3. Article 113 (2) of the Constitution of India	3. Article 113 (1) of the Constitution of India

 

Misconceptions - Charged Expenditure

1. Arbitration Award made by the Railway Arbitrator comes under Chargeable expenditure.  - It is incorrect.  The correct one is, comes under Voted Expenditure.  

2.               Pay & Allowances of the Officers and Staff of Audit Dept comes under Chargeable Expenditure.  The correct one is it comes under Voted expenditure duly allocated to the erstwhile Demand No.02  - Miscellaneous Expenditure (General) under Major Head 3001).  However Pay & allowances of C&AG comes under Chargeable Expenditure

3.               Chargeable expenditure is charged to the Contingency Fund of India.  The correct one is the CFI - Consolidated Fund of India (Authority: Article 302 of the Constitution of India) 

Key Points - Charged Expenditure:

1. Government expenditure is divided into two categories. 1. Voted expenditure 2. Charged expenditure
2. Voted Expenditure - Made from CFI 
3. Charged Expenditure - Charged upon CFI 
4. CFI stands for Consolidated Fund of India 
5. Charged expenditure - Not submitted to the Vote of Parliament. However it may be discussed. {Article 113 (1)}
6. Award made by Railway Arbitrators - Allocated to Voted Expenditure (Not Charged Expenditure)
7. Pay & allowances of Officers & Staff of Audit Dept - allocated to Voted Expenditure (Not Charged expenditure)
8. Charged Expenditure - Charged upon CFI - Consolidated Fund of India (Not Contingency Fund)

           

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प्रभारित व्यय

·        सरकारी व्यय को 1. मतित व्यय और 2. भारित व्यय में विभाजित किया जाता है

·        मतित - सी.एफ.आई. - भारत की संचित निधि से बनाया गया

·        भारित - सी.एफ.आई. - भारत की संचित निधि पर लगाया गया

·        वित्त संहिता के पैरा 302 और भारत के संविधान के अनुच्छेद 112 (2) में वार्षिक वित्तीय विवरण में निहित व्यय के अनुमान निर्धारित किए गए हैं, अर्थात वार्षिक बजट अलग से दर्शाएगा, अर्थात,

·        भारित व्यय - भारत की संचित निधि पर लगाए गए व्यय को पूरा करने के लिए आवश्यक राशियाँ और

·        मतित व्यय - भारत की संचित निधि से किए जाने वाले प्रस्तावित अन्य व्यय को पूरा करने के लिए आवश्यक राशियाँ।

·        भारतीय संविधान का अनुच्छेद 113 (1): भारत की संचित निधि पर लगाए गए व्यय के अनुमानों को संसद के मत के लिए प्रस्तुत नहीं किया जाएगा। हालाँकि संसद इस पर चर्चा कर सकती है।

·        तर्क: कुछ व्ययों पर शुल्क लगाने के पीछे का विचार महत्वपूर्ण संवैधानिक कार्यालयों और उनके कामकाज को राजनीतिक विचारों से प्रभावित होने से बचाना है। उन्हें संसद के मत से छूट देकर, संविधान न्यायपालिका, राष्ट्रपति कार्यालय और CAG जैसे संवैधानिक अधिकारियों जैसी सरकार की प्रमुख शाखाओं के लिए वित्तीय स्वायत्तता सुनिश्चित करता है।

·        "शुल्क" (विशेषण) का अर्थ है "लगाना"। वास्तव में भी, संसद की स्वीकृति प्राप्त करने के बजाय भारत की संचित निधि पर लगाया गया व्यय लगाया जाता है।

·        शुल्क व्यय और इसके विशिष्ट विशेषाधिकार की अवधारणा यूरोपीय देशों में भी लागू है।

 

शुल्क व्यय के उदाहरण:

1.     भारत के राष्ट्रपति और उनके कार्यालय का व्यय

2.     राज्यसभा के अध्यक्ष (उपराष्ट्रपति) और उपसभापति - वेतन और भत्ते

3.     लोकसभा के अध्यक्ष और उपाध्यक्ष - वेतन और भत्ते

4.     C&AG - भारत के नियंत्रक एवं महालेखा परीक्षक - वेतन एवं भत्ते

5.     सुप्रीम कोर्ट एवं हाई कोर्ट के न्यायाधीश - वेतन, भत्ते एवं पेंशन।

6.     किसी भी निर्णय, डिक्री या पुरस्कार या किसी न्यायालय या मध्यस्थ न्यायाधिकरण (महाप्रबंधक द्वारा नियुक्त मध्यस्थों द्वारा पुरस्कार नहीं) को संतुष्ट करने के लिए आवश्यक कोई भी राशि

7.     ऋण प्रभार जिसके लिए भारत सरकार उत्तरदायी है (ब्याज एवं ऋणों की चुकौती सहित) - उदाहरण हैं विश्व बैंक ऋण एवं JICA (जापान अंतर्राष्ट्रीय सहयोग एजेंसी) द्वारा समर्पित माल गलियारा के निर्माण के लिए लिया गया ऋण। क्योंकि सरकार ऋणों की चुकौती में देरी नहीं कर सकती। 

8.     संविधान या संसद द्वारा घोषित कोई अन्य व्यय।

दोनों के बीच मतभेद

मतदान व्यय	प्रभारित व्यय
1. संसद की स्वीकृति की आवश्यकता है।	1. संसद की स्वीकृति की आवश्यकता नहीं है। हालांकि संसद प्रभारित व्यय के अनुमानों पर चर्चा कर सकती है।
2. तर्क: भारत जैसे लोकतांत्रिक देशों में, सरकार। जब तक संसद के निचले सदन में व्यय पर मतदान न हो जाए, तब तक समेकित निधि से व्यय नहीं किया जा सकता। क्योंकि वास्तविक शक्ति जनता के पास है। संसद जिसमें जनता के प्रतिनिधि होते हैं, यानी संसद के सदस्य भारत की समेकित निधि से किए जाने वाले व्यय पर नियंत्रण रखते हैं।	2. तर्क: न्यायपालिका की स्वतंत्रता/हित की रक्षा के लिए, भारत के राष्ट्रपति, भारत के उपराष्ट्रपति, स्पीकर, सीएजी आदि जैसे संवैधानिक निकायों को इनसे संबंधित व्यय संसद की मंजूरी के दायरे से बाहर रखा गया है। अन्यथा वे स्वतंत्र रूप से अपने कर्तव्यों का निर्वहन करने में सक्षम नहीं हैं।
3. भारतीय संविधान का अनुच्छेद 113 (2)	3. भारतीय संविधान का अनुच्छेद 113 (1)

 

भ्रांतियाँ - प्रभारित व्यय

1. रेलवे मध्यस्थ द्वारा दिया गया मध्यस्थता पुरस्कार प्रभार्य व्यय के अंतर्गत आता है। - यह गलत है। सही है, मतदान व्यय के अंतर्गत आता है।
2. लेखा परीक्षा विभाग के अधिकारियों और कर्मचारियों के वेतन और भत्ते प्रभार्य व्यय के अंतर्गत आते हैं। सही उत्तर यह है कि यह पूर्व मांग संख्या 02 - प्रमुख शीर्ष 3001 के अंतर्गत विविध व्यय (सामान्य) को विधिवत आवंटित मतदान व्यय के अंतर्गत आता है।
3. हालाँकि C&AG के वेतन और भत्ते प्रभार्य व्यय के अंतर्गत आते हैं

 

मुख्य बिंदु - प्रभारित व्यय:

1.  प्रभार्य व्यय भारत की आकस्मिकता निधि में प्रभारित किया जाता है। सही उत्तर CFI - भारत की समेकित निधि (प्राधिकरण: भारत के संविधान का अनुच्छेद 302) है
2. सरकारी व्यय को दो श्रेणियों में विभाजित किया जाता है। 1. मतदान व्यय 2. प्रभारित व्यय
3. मतदान व्यय - CFI से बनाया गया
4. प्रभारित व्यय - CFI पर प्रभारित
5. CFI का अर्थ है भारत की समेकित निधि
6. प्रभारित व्यय - संसद के मतदान में प्रस्तुत नहीं किया गया। हालाँकि इस पर चर्चा की जा सकती है। {अनुच्छेद 113 (1)}
7. रेलवे मध्यस्थों द्वारा दिया गया निर्णय - वोटेड व्यय (प्रभारित व्यय नहीं) के लिए आवंटित. लेखा परीक्षा विभाग के अधिकारियों और कर्मचारियों का वेतन और भत्ते - वोटेड व्यय (प्रभारित व्यय नहीं) के लिए आवंटित
8. प्रभारित व्यय - सीएफआई पर प्रभारित - भारत की समेकित निधि (आकस्मिक निधि नहीं)

 

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