IRS Conditions of Contract - 2025 - Procurement of Goods - Bilingual

 

IRS - Indian Railway Standard Conditions of Contract - Procurement of Goods - 

Click the link below

IRS Conditions of Contract, 2025

What: Indian Railway Standard (IRS) Conditions of Contract, 2025 are the standard contractual conditions governing the procurement and supply of goods / Stoes by Indian Railway units.

Issued by: Railway Board, Ministry of Railways.

Authority: Railway Board letter No. 2024/RS(G)/779/11 dated 11 September 2025.

Replaced: IRS Conditions of Contract, September 2022 Version 1.0.

Main purpose: The conditions regulate the relationship between Indian Railways as the Purchaser and the supplier as the Contractor, mainly after the contract or Purchase Order has been formed.

Important matters covered

• Contract documents and their order of precedence

• Scope of supply and amendment of contract

• Security Deposit

• Inspection, testing and acceptance of stores

• Delivery period and extension of delivery

• Delay, breach and termination of contract

• Risk purchase and recovery of damages

• Warranty obligations and replacement of defective goods

• Packing, marking and transportation

• Payment terms and statutory deductions

• Subcontracting and assignment

• Indemnity and intellectual-property responsibility

• Force majeure

• Examination of contractors’ books and records

A contractor failing to rectify or replace warranty-rejected goods within 60 days, or another period specified in the contract, commits a breach of contract.

Important exclusions

The following are not incorporated in IRS Conditions 2025 and must be included separately in the tender document wherever applicable:

• Import or Global Tender conditions

• Machinery and Plant procurement conditions

• Joint Venture or Consortium conditions

• Goods and Services Tax provisions during tender evaluation

• Price Variation Clause

• Public Procurement (Preference to Make in India) conditions

• Dispute-resolution provisions

Practical interpretation

IRS Conditions 2025 mainly govern the post-contract stage—from placement of the Purchase Order until delivery, inspection, payment, warranty completion or termination. Conditions relating to bidding and tender evaluation must generally be prescribed separately in the tender documents.

Examination relevance

• IRS: Indian Railway Standard

• Applicable primarily to: Procurement of goods/stores

• Effective document date: 11 September 2025

• Supersedes: IRS Conditions, September 2022

• Dispute-resolution clause: Not included; to be issued separately

• Warranty defect rectification/replacement: normally within 60 days after notification

Do not confuse IRS Conditions for goods procurement with the General Conditions of Contract (GCC) mainly used for Railway works and service contracts.

भारतीय रेल मानक संविदा शर्तें, 2025

क्या: भारतीय रेल मानक (Indian Railway Standard—IRS) संविदा शर्तें, 2025 भारतीय रेल इकाइयों द्वारा माल/भंडार की खरीद और आपूर्ति से संबंधित मानक संविदा शर्तें हैं।

किसके द्वारा जारी: रेलवे बोर्ड, रेल मंत्रालय।

प्राधिकार: रेलवे बोर्ड का पत्र संख्या 2024/RS(G)/779/11 दिनांक 11 सितम्बर 2025।

प्रतिस्थापित: IRS संविदा शर्तें, सितम्बर 2022—संस्करण 1.0।

मुख्य उद्देश्य

ये शर्तें मुख्यतः संविदा अथवा क्रय आदेश (Purchase Order) बनने के बाद भारतीय रेल को क्रेता और आपूर्तिकर्ता को ठेकेदार मानते हुए दोनों के बीच संबंधों को नियंत्रित करती हैं।

इसमें शामिल प्रमुख विषय

• संविदा दस्तावेज और उनकी प्राथमिकता का क्रम

• आपूर्ति का कार्यक्षेत्र और संविदा में संशोधन

• सुरक्षा जमा

• भंडार का निरीक्षण, परीक्षण और स्वीकृति

• आपूर्ति अवधि और उसका विस्तार

• विलंब, संविदा-उल्लंघन और संविदा समाप्ति

• जोखिम खरीद और क्षतिपूर्ति की वसूली

• वारंटी दायित्व और दोषपूर्ण माल का प्रतिस्थापन

• पैकिंग, अंकन और परिवहन

• भुगतान की शर्तें और वैधानिक कटौतियां

• उप-ठेका और संविदा का हस्तांतरण

• क्षतिपूर्ति तथा बौद्धिक संपदा संबंधी दायित्व

• अप्रत्याशित एवं अनियंत्रित परिस्थितियां (Force Majeure)

• ठेकेदार की लेखा-पुस्तकों और अभिलेखों की जांच

यदि ठेकेदार सूचना दिए जाने के बाद वारंटी में अस्वीकृत माल के दोषों को 60 दिनों अथवा संविदा में निर्धारित किसी अन्य अवधि के भीतर ठीक या प्रतिस्थापित नहीं करता है, तो इसे संविदा का उल्लंघन माना जाएगा।

महत्वपूर्ण अपवर्जन

निम्नलिखित विषय IRS संविदा शर्तें, 2025 में शामिल नहीं हैं। आवश्यकता होने पर इनके लिए अलग शर्तें निविदा दस्तावेज में शामिल करनी होंगी:

• आयात अथवा वैश्विक निविदा संबंधी शर्तें

• मशीनरी एवं संयंत्र खरीद संबंधी शर्तें

• संयुक्त उद्यम अथवा कंसोर्टियम संबंधी शर्तें

• निविदा मूल्यांकन के दौरान वस्तु एवं सेवा कर संबंधी प्रावधान

• मूल्य परिवर्तन खंड

• सार्वजनिक खरीद (मेक इन इंडिया को वरीयता) संबंधी शर्तें

• विवाद समाधान संबंधी प्रावधान

व्यावहारिक अर्थ

IRS संविदा शर्तें, 2025 मुख्यतः संविदा-उपरांत चरण पर लागू होती हैं—क्रय आदेश जारी होने से लेकर आपूर्ति, निरीक्षण, भुगतान, वारंटी पूरी होने अथवा संविदा समाप्त होने तक।

बोली और निविदा मूल्यांकन से संबंधित शर्तें सामान्यतः निविदा दस्तावेजों में अलग से निर्धारित की जानी चाहिए।

परीक्षा के लिए महत्वपूर्ण तथ्य

• IRS: Indian Railway Standard—भारतीय रेल मानक

• मुख्यतः लागू: माल/भंडार की खरीद पर

• दस्तावेज की तारीख: 11 सितम्बर 2025

• किसे प्रतिस्थापित किया: IRS संविदा शर्तें, सितम्बर 2022

• विवाद समाधान खंड: शामिल नहीं; अलग से जारी किया जाना है

• वारंटी दोष का सुधार/प्रतिस्थापन: सूचना के बाद सामान्यतः 60 दिनों के भीतर

माल/भंडार की खरीद पर लागू IRS संविदा शर्तों को रेलवे निर्माण कार्यों और सेवा संविदाओं में मुख्यतः प्रयुक्त सामान्य संविदा शर्तों (General Conditions of Contract—GCC) से भ्रमित नहीं करना चाहिए।

Differences between Variation & Vitiation

VARIATION AND VITIATION  

 

VARIATION OF QUANTITIES 

v Detailed instructions regarding the variation of quantities are available in Clause No.42(4)  of GCC – General Conditions of Contracts 

v Variation of quantities - Increases  

	Variation	Rates	Approval	Concurrence	Remarks
Individual  items of   the   contract	100% to   125%	Same rate	No	No
	126% to 140  %	98 % of   the rate	S.A.G   Officer &   above	No	If   unavoidable,  considering  the floating  of fresh   tenders. If  not   practicable,  go for   reducing   rates with   the existing  agreement.
	141 % to 150  %	96% of the  rate
	Beyond 150  %	96% of the  rate		Associate Finance   concurrence required
Overall   Agreement  value	Beyond 150  %		General   Manager	Personal concurrence of  FA&CAO/FA&CAO(C)	Through   fresh tenders  or   negotiating  with the   existing   tenderer

v Variation of quantities – decreases

	Variation	Rates	Approval	Concurrence	Remarks
Individual  items of   the   contract	100% to 75 %	Same rate	Contract   signing   authority	No
	75 % and   below	Same rate	S.A.G   Officer &   above	Associate finance   concurrence required	1.Obtain   “No claim  certificate”  from the   contractor.

2.Furnish   detailed   reasons for  such   decrease  3.Certified  that the   work   proposed   to be   reduced   will not be  required in  the same   work.

v Foundation Items – No such quantity variation. 

v SOR items – limit of 25 % apply to the value of SOR schedule as a whole and not on  individual SOR items. 

v But in case of NS items, the limit of 25% would apply on the individual items  irrespective of the manner of quoting the rate (single percentage rate or individual  item rate) 

v For the tenders accepted at Zonal Railways level, variations in the quantities will be  approved by the authority in whose powers revised value of the agreement lies. 

v For tenders accepted by General Manager, variations up to 125% of the original  agreement value may be accepted by General Manager. 

v For tenders accepted by Board Members and Railway Ministers, variations up to 110%  of the original agreement value may be accepted by General Manager.

VITIATION 

ü Meaning Vitiation is invalid or legally defective. 

ü In Railways, Vitiation is a change in inter se of contractors due to variation of quantities in the work during the course of execution. 

ü The aspect of vitiation of tender with respect to variation in quantities should be  checked and avoided. 

ü Example of Vitiation: 

Tabulation of Tenderers of the Work 

				A		B		C
Item	Quantity	Rate	Total	%	total   value	%	Total   value	%	Total   Value
X	100	1000	100000	2	102000	1	101000	6	106000
Y	200	50	10000	5	10500	10	11000	5	10500
Z	300	20	6000	10	6600	20	7200	5	6300
Grand total					119100		119200		122800
					L 1		L 2		L 3

Suppose, during the course of execution of above work, the quantity of Item  X may be increased from  100 to 125. Then we have to check, whether any vitiation is occurred or not.  

				A		B		C
Item	Quantity	Rate	Total	%	total   value	%	Total   value	%	Total   Value
X	125	1000	125000	2	127500	1	126250	6	132500
Y	200	50	10000	5	10500	10	11000	5	10500
Z	300	20	6000	10	6600	20	7200	5	6300
Grand total					144600		144450		149300
					L 2		L 1		L 3

ü Due to change in the quantity of X item, the inter se of Contractors has changed and L1  (at the time of awarding contract) is now become L 2 and vice versa. This is called  Vitiation of the Agreement. 

ü Tenderer should be advised to quote a common percentage below/above for SSR  items as well as for NS items. Such a common percentage of rates will facilitate  quicker evaluation of tender and its finalization. Besides, the possibility of  vitiation of tender as a result of variations in quantities of different items will  also be eliminated. 

ü In case of vitiation of the tender (both for increase as well as decrease of value of  contract agreement), sanction of the competent authority as per single tender i.e., GM should be obtained.  

• However as per latest orders of Railway Board, the Vitiation can be sanctioned as under:  

1. Tender value is less than Rs. 50 Lakhs -10 % 

2. Tender value is more than Rs.50 Lakhs - 5%  

3. Approval of Tender Accepting Authority 

4. No Single Tender basis 

5. Vitiation to be seen only with reference to the items, rates, quantities, conditions available at the time of Tender opening, not on any subsequent changes / additions by way of new items.

&&&&&&&&

परिवर्तन और विकृति  

 

मात्राओं में भिन्नता 

v विस्तृत निर्देशदजीसीसी – अनुबंधों की सामान्य शर्तों के खंड संख्या 42(4) में मात्राओं में बदलाव का प्रावधान है।

मात्राओं में परिवर्तन - वृद्धि

	उतार-चढ़ाव	दरें	अनुमोदन	सहमति	टिप्पणी
व्यक्तिगत वस्तुओं द अनुबंध	100% तक 125%	समान दर	नहीं	नहीं
	126% से 140%	98% दर	एस.ए.जी अधिकारी एवं ऊपर	नहीं	अगर   ताजा जल के प्रवाह को देखते हुए यह अपरिहार्य है। निविदाएँ। यदि नहीं व्यावहारिक है तो चुनें कम करना दरों के साथ मौजूदा समझौता।
	141% से 150%	दर का 96%
	150% से भी अधिक	दर का 96%		संबंद्ध करना वित्त   सहमति आवश्यक है
कुल मिलाकर   समझौते का मूल्य	150% से भी अधिक		सामान्य   प्रबंधक	एफए एवं सीएओ/एफए एवं सीएओ(सी) की व्यक्तिगत सहमति	के माध्यम से   ताज़ा टेंडर या के साथ बातचीत करना मौजूदा   निविदाकार

मात्राओं में परिवर्तन – कमी

	उतार-चढ़ाव	दरें	अनुमोदन	सहमति	टिप्पणी
व्यक्तिगत वस्तुओं द अनुबंध	100% से 75%	समान दर	अनुबंध   हस्ताक्षर करना अधिकार	नहीं
	75% और नीचे	समान दर	एस.ए.जी अधिकारी एवं ऊपर	सहयोगी वित्त सहमति आवश्यक है	1. प्राप्त करें “दावा न करने का प्रमाण पत्र” ठेकेदार।

2. सुसज्जित करें विस्तृत ऐसे कारणों के लिए घटाना  3. प्रमाणित किया जाता है कि काम   प्रस्तावित   होना   कम किया हुआ   उसी में इसकी आवश्यकता नहीं होगी काम।

वी. मूलभूत वस्तुएं – मात्रा में ऐसा कोई बदलाव नहीं होगा।

v. एसओआर मदों पर 25% की सीमा एसओआर अनुसूची के समग्र मूल्य पर लागू होती है, न कि व्यक्तिगत एसओआर मदों पर।

लेकिन एनएस आइटम के मामले में, 25% की सीमा व्यक्तिगत आइटम पर लागू होगी, चाहे दर को उद्धृत करने का तरीका कुछ भी हो (एकल प्रतिशत दर या व्यक्तिगत आइटम दर)।

वी. क्षेत्रीय रेलवे स्तर पर स्वीकृत निविदाओं के लिए, मात्राओं में भिन्नता को उस प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाएगा जिसके अधिकार क्षेत्र में समझौते के संशोधित मूल्य का अधिकार क्षेत्र निहित है।

v महाप्रबंधक द्वारा स्वीकृत निविदाओं के लिए, मूल अनुबंध मूल्य के 125% तक के बदलाव महाप्रबंधक द्वारा स्वीकार किए जा सकते हैं।

v बोर्ड सदस्यों और रेल मंत्रियों द्वारा स्वीकृत निविदाओं के लिए, मूल अनुबंध मूल्य के 110% तक के बदलाव महाप्रबंधक द्वारा स्वीकार किए जा सकते हैं।

ज़ुल्म 

ü इसका अर्थ है कि दोषारोपण अमान्य या कानूनी रूप से दोषपूर्ण है।

रेलवे में, विटीएशनए मात्रा में भिन्नता के कारण ठेकेदारों के आपसी संबंधों में परिवर्तन कार्य निष्पादन के दौरान।

निविदा में मात्रा में भिन्नता के कारण होने वाली त्रुटि की संभावना की जाँच की जानी चाहिए और इससे बचा जाना चाहिए।

ü दोषारोपण का उदाहरण:

कार्य के निविदाकर्ताओं की सारणीकरण

				ए		बी		सी
वस्तु	मात्रा	दर	कुल	%	कुल   कीमत	%	कुल   कीमत	%	कुल   कीमत
एक्स	100	1000	100000	2	102000	1	101000	6	106000
और	200	50	10000	5	10500	10	11000	5	10500
साथ	300	20	6000	10	6600	20	7200	5	6300
कुल योग					119100		119200		122800
					एल 1		एल 2		एल 3

मान लीजिए, उपरोक्त कार्य के निष्पादन के दौरान, वस्तु X की मात्रा 100 से बढ़कर 125 हो जाती है। तब हमें यह जांचना होगा कि कोई दोष उत्पन्न हुआ है या नहीं।

				ए		बी		सी
वस्तु	मात्रा	दर	कुल	%	कुल   कीमत	%	कुल   कीमत	%	कुल   कीमत
एक्स	125	1000	125000	2	127500	1	126250	6	132500
और	200	50	10000	5	10500	10	11000	5	10500
साथ	300	20	6000	10	6600	20	7200	5	6300
कुल योग					144600		144450		149300
					एल 2		एल 1		एल 3

वस्तु X की मात्रा में परिवर्तन के कारण ठेकेदारों के बीच संबंध बदल गया है और L1 (अनुबंध प्रदान करते समय) अब L2 हो गया है और इसके विपरीत भी। इसे अनुबंध का उल्लंघन कहा जाता है।

üनिविदाकर्ताओं को एसएसआर और एनएस दोनों मदों के लिए एक समान प्रतिशत दर उद्धृत करने की सलाह दी जानी चाहिए। दरों का ऐसा समान प्रतिशत निविदा के त्वरित मूल्यांकन और अंतिम रूप देने में सहायक होगा। इसके अलावा, विभिन्न मदों की मात्रा में भिन्नता के कारण निविदा के अमान्य होने की संभावना भी समाप्त हो जाएगी।

üनिविदा में किसी प्रकार की अनियमितता होने की स्थिति में (अनुबंध समझौते के मूल्य में वृद्धि और कमी दोनों के लिए), एकल निविदा के अनुसार सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति, अर्थात् जीएम (सामान्य निविदा) प्राप्त की जानी चाहिए।

• हालांकि, रेलवे बोर्ड के नवीनतम आदेशों के अनुसार, दोषसिद्धि को निम्नानुसार स्वीकृत किया जा सकता है:

6. निविदा मूल्य 50 लाख रुपये से कम होने पर -10% की कटौती।

7. निविदा मूल्य 50 लाख रुपये से अधिक होने पर - 5% की कटौती।

8. निविदा स्वीकृति प्राधिकारी की स्वीकृति

9. एकल निविदा के आधार पर नहीं

10. निविदा खोलने के समय उपलब्ध वस्तुओं, दरों, मात्राओं और शर्तों के संदर्भ में ही दोषारोपण देखा जाना चाहिए, न कि बाद में नए मदों के रूप में किए गए किसी भी परिवर्तन/अतिरिक्त के आधार पर।

&&&&&&&&