Workshop Costing
Source: Rolling Stock Code Chapters 2, 6 & 7
1. Core Concepts and Cost Flow
1.1 Meaning and objective of costing
Costing is the process of classifying, recording and appropriately allocating expenditure so that the cost of the final product or service of a workshop or Production Unit can be accurately determined. It supports efficiency measurement, cost control and make-or-buy/viability decisions. Para 601 M
1.2 Basic cost equation
1.3 End-to-end accounting flow
Sanction/estimate and requisition
Issue of eight-digit work order
Collection of labour, material, cash, freight, inter-shop and on-cost data
Posting in Labour/Stores sub-ledgers and Workshop General Register (WGR)
Cost sheet or unit repair cost generation
Completion advice and Outturn Statement
Credit to WMS and debit to the relevant final head/consignee
Reconciliation and monthly review of residual WMS balance
2. WMS - Workshop Manufacture Suspense
2.1 Nature and purpose
All expenditure incurred by workshops for production and maintenance of rolling stock is routed through Workshop Manufacture Suspense. WMS is therefore an intermediate or suspense account: costs are accumulated job-wise and later cleared by credit when the completed work is transferred to the proper final head or consignee. Paras 629 M and Para 754 M
2.2 Debit and credit sides
2.3 Closing balance
Closing WMS balance = Opening balance + Debits during the month - Credits during the month.
The closing balance represents expenditure on unfinished jobs plus completed jobs awaiting adjustment/acceptance. Para 629 stresses that at financial-year end it should ideally reflect only work in progress expected to be completed in the ensuing month, while credits for completed work must be chased before closure of March accounts.
3. Elements of Cost
3.1 Prime cost
Prime cost consists of direct labour and direct material that are essential and directly allocable to the final product or service. Direct labour includes incentive bonus and overtime; expensive or substantially used consumables should be treated as direct material where identifiable. Para 615 M
3.2 Direct labour
Captured work-order-wise from job cards or squad cards.
Direct labour hours are multiplied by the Average Hourly Rate computed monthly, using the same month’s payment data where available.
Work-order-wise daily capture and closure totals should be computerised; para 616 does not permit a labour Write Back Order.
3.3 Direct material
Issue Note is the basic drawal document.
Stock item cost: quantity drawn x Book Average Rate for the relevant Price List number.
Non-stock material cost is supplied shop/consignee-wise by Workshop Accounts and incorporated in WGR against the proper allocation.
Common drawal may be permitted, but simultaneous write-back to relevant works is needed for correct allocation.
For costing, consumption rather than mere drawal is the more accurate basis; identifiable high-value material is directly booked.
4. Overheads / On-costs
4.1 Definition and workshop classification
Overhead is expenditure necessary to complete a product or service that cannot be directly allocated and must be apportioned on a logical basis. Zonal Railway workshops classify on-cost broadly as Shop On-cost, General On-cost and Administrative/Proforma On-cost, while Production Units use Factory, Administrative, Township and Stores overhead classifications. (Paras 619-623 and 220-223 Rolling Stock Code)
4.2 Typical Shop On-cost items
Indirect shop staff, shop clerks/messengers, certain apprentices and general labour
Leave pay, idle time, sick/hurt/holiday pay and suspension allowance
Power and lighting directly allocable to the shop
Shop consumables, small tools, lubrication and cleaning materials
Shop scrap credit not allocable to a specific job
Operating cost of shop cranes, shunting engines, lorries and traversers
4.3 Typical General On-cost items
Yard establishment and indirect staff not attached to a shop
Freight, power, water and common services not allocable to a particular job/shop
Apprentices’ school/hostel net expenditure
Central plant, pumping, sanitary and yard-lighting expenditure
General-use consumables and common transport equipment
4.4 Budget, recovery and review
Annual on-cost budgeting smooths uneven payments such as Productivity Linked Bonus and Dearness Allowance arrears over the year.
Actual indirect expenditure is collected under standing on-cost work orders; recovery is made at predetermined percentages on direct labour including incentive bonus and overtime.
Percentages must be reviewed quarterly by the executive in charge of Production Control jointly with Workshop Accounts.
Unduly large over/under-recovery requires rate revision; year-end under/over charges should be below 5% and cleared to final heads before financial-year close. (paras 621-622)
5. Costing Methods and Techniques - Correct Classification
6. Process Costing System
Process Costing is prescribed for wheel manufacture, Foundry Accounts and similar activities. Costs are collected by process/stage, and the output of one process may become the input of the next. The Code requires direct material, direct labour and appropriate overheads to be booked to the relevant work order/process. (paras 206-207 and 603)
6.1 Main features
Suitable where production is continuous or units are homogeneous and pass through successive processes.
Material, labour and overhead are collected process-wise for the accounting period.
Normal loss, scrap and process outturn must be accounted for; foundry records support reconciliation of input, output and loss.
Average cost per good unit is generally derived after considering opening work in progress, process inputs, normal loss/scrap credit and closing work in progress, as locally applicable.
7. Job Costing System
Job Costing is followed for manufacture of spare parts required during POH. Expenditure is collected element-wise under a specific work order; on completion of the ordered quantity, Final Completion Advice is issued, a cost sheet is generated and the unit manufacture rate is determined. (paras 604-605)
7.1 Features
Each manufactured item/job is linked to a work order.
Allowed time is set for each process.
Standard raw-material quantity and specification are prescribed.
All cost elements are charged to the work order.
Unit cost = Total cost of completed work order / Accepted quantity completed.
Actual labour/material cost is compared with the standard for variance and efficiency review.
7.2 Standard Costing within Job Costing
Standard Costing is a control technique, not a substitute for the work-order system. Predetermined standards for material quantity/rate and labour time/rate are compared with actual cost. Variances point to excess consumption, price change, lower productivity, rework, scrap or booking errors.
8. Batch Costing System
Production Units adopt Batch Costing for rolling-stock production. Each batch is assigned a work order; labour, material and overhead are collected batch-wise. On completion, total batch cost is divided by the accepted quantity to arrive at unit cost. (paras 208-219)
8.1 Important features
One work order number for each batch.
Production work orders collect the cost of jobs; non-production work orders collect indirect expenditure/overheads.
Labour includes direct wages and actual incentive bonus booked work-order/batch-order-wise.
Material issues and returns are work-order-wise; component costs flow into assemblies and final rolling stock.
Final component/batch rates update priced records and support valuation/transfer of outturn.
Cost statements reconcile labour, material, overhead and man-hours by components/assemblies with the final product.
9. Revised Costing System (RCS) for POH
RCS determines rolling-stock-wise Unit Repair Cost (URC) using actual labour and material plus labour/stores on-cost. It has been implemented for electric and diesel locomotive POH and is intended for extension to coaches and wagons after defining standards. (paras 624-628 and Annexure 6.1)
9.1 Special strengths
Material cost is based on consumption, not merely drawal.
Enables monthly unit repair cost comparison by type and unit.
Supports realistic inter-railway billing and transfer to Revenue for home-railway stock.
For standard POH comparison, Group A is the principal comparable cost; Groups B and C depend on condition/high-value replacement.
Requires identification of cost centres, must-change items, condition-based items and high-value/capital spares, plus real-time digital capture.
10. Marginal Costing and Opportunity Cost
10.1 Marginal Costing
Marginal Costing charges variable cost to units while fixed cost for the period is written off against contribution. It is relevant when surplus capacity is used for competitive external/non-railway orders. (para 623(b)-(h))
10.2 Opportunity Cost
Opportunity cost is the benefit foregone by choosing one alternative over another. The Code expresses it as OC = FO - CO, where FO is returned on the foregone option and CO is returned on the chosen option. A positive opportunity cost may support the discounted competitive option; zero/negative favours conventional pricing, subject to authority and finance concurrence.
11. Work-order System
The work order is the central cost-collection key. It should identify the activity and allocation and should show expenditure booked and outturn achieved. A good system must conform to accounts classification, be elastic enough for required analysis, and support inter-departmental adjustment and waste minimisation. (paras 613-614 and 741-742)
11.1 Controls before issue
Correct sanction, estimate, funds and accounts allocation.
Acceptance of estimated cost for Government departments where transfer adjustment applies.
Advance deposit and competent sanction for outsiders/employees where prescribed; acceptance of excess cost before delivery.
Copies supplied to Workshop Accounts for check of numbering, sanction, funds and rules.
Work Order Register records commencement, completion, description, quantity, ordering authority and head of account. (paras 749-751)
12. Workshop General Register and Cost Records
12.1 Workshop General Register (WGR) - Form M.755
WGR is the principal work-order-wise detailed compilation. Monthly labour, stores and miscellaneous charges from sub-ledgers are posted shop-wise. Totals for the month and to date are struck by cost element and direct man-hours. Credits/amount adjusted and outstanding balance are also recorded. (para 755)
12.2 Outturn Statement
Part I covers work adjusted/accepted and classified to final heads.
Part II covers work awaiting acceptance/adjustment, including manufacturing, Stores, home-line, foreign railway/outsider and grouping works.
The Part II balance must agree with the closing WMS balance and WGR outstanding balances.
12.3 Account Current and journal entries
Form M.769 shows WMS opening balance, monthly debits and credits, and closing balance. Labour is debited to WMS by credit to Labour Suspense. Credit transactions are journalised by contra debit to the respective final heads, avoiding duplication of items already included in General Books. (paras 769-771)
13. Completion, Reconciliation and Review
13.1 Completion control
Completion Advice must be issued without delay; Accounts must chase delays and irregularities. (paras 752-753)
After completion, verify all charges, account for difference in value within the same financial year where applicable, and adjust credit for released material before Completion Report. (para 781)
13.2 Monthly reconciliation
WGR outstanding balances should tally with Outturn Statement Part II. (para 772)
WMS and Labour Suspense must be reconciled with General Books through the Subsidiary Balance Register every month. (paras 775-777)
Discrepancies, particularly old items, must be investigated and adjusted promptly.
13.3 Monthly WMS review checklist
Every item is current, supported by proper work order and competent sanction.
Balance contains only labour, material and on-cost on unfinished jobs or completed jobs awaiting adjustment.
No unexplained credit items remain.
Required deposit and accepted estimate (including extra percentage charges) exist for outsider work.
No inefficient balances; on-cost/manufacture/repair over- and under-charges are regularly adjusted.
Work with no expenditure for three consecutive months is reported to the Chief Workshop Manager.
Review results are placed before the Financial Adviser and Chief Accounts Officer at least annually.
14. Managerial Use of Costing Data
Daily: attendance versus job-card hours, idle time, bay-wise stock, material shortages and time reconciliation.
Weekly: physical outturn, labour hours by rolling-stock type, target achievement, overtime and constraints.
Monthly: type-wise outturn and Unit Repair Cost compared with previous month, plus corrective suggestions.
Quarterly: joint executive/accounts review of on-cost recovery.
Budgeting: replace automatic incremental budgeting with outturn-linked estimates using type-wise costing data. (paras 630-631)
15. Worked Illustrations
Illustration 1 - Job Costing
A workshop manufactures 500 brake components. Direct material is Rs. 6,00,000; direct labour Rs. 2,00,000; incentive/overtime Rs. 20,000; Shop On-cost 60% of direct labour including incentive/overtime; General On-cost 25% on the same base.
Illustration 2 - Batch Costing
A batch of 20 coaches accumulates material Rs. 8 crore, direct labour Rs. 2 crore and overhead Rs. 1.5 crore. If all 20 are accepted, total batch cost is Rs. 11.5 crore and unit cost is Rs. 57.5 lakh. If only 19 are accepted, the treatment of rejection/abnormal loss must first be determined; merely dividing the entire cost by 19 can conceal inefficiency.
Illustration 3 - WMS Account Current
The Rs. 90 lakh balance must be supported work-order-wise by current work in progress or completed jobs awaiting adjustment and should agree with Outturn Statement Part II/WGR balances.
Illustration 4 - Marginal Costing
With surplus capacity, an additional outside order has direct material Rs. 7 lakh, incremental labour/incentive Rs. 2 lakh, direct expenses Rs. 0.5 lakh and variable overhead Rs. 0.5 lakh. Marginal cost is Rs. 10 lakh. A price above Rs. 10 lakh generates positive contribution, but acceptance still depends on authority, capacity, opportunity cost, applicable charges and finance concurrence.
16. High-Yield Distinctions
17. Examination Capsule - Paragraph Map
18. Fill in the Blanks
1. Prime Cost consists of Direct Labour and ________.
2. The basic record for drawal of stores is the ________.
3. Job Costing is primarily used for shop-manufactured ________ required during POH.
4. Each batch is assigned one ________ number.
5. WGR is maintained in Form ________.
6. Workshop Account Current is Form ________.
7. Part II of the Outturn Statement represents work awaiting ________.
8. On-cost percentages are reviewed ________.
9. Year-end under/over on-cost charges should be less than ________ percent.
10. RCS Group C contains ________ value items replaced for an individual unit.
Answers
1. Direct Material 2. Issue Note 3. spare parts 4. work order 5. M.755 6. M.769 7. acceptance/adjustment 8. quarterly 9. 5 10. high
19. Multiple-Choice Questions
1. Which is not itself a routine cost-accumulation method?
A) Job Costing B) Batch Costing C) Process Costing D) WMS Account
2. Production of rolling stock is ordinarily covered by:
A) Batch Costing B) Contract Costing C) Operating Costing D) Uniform Costing
3. Stores Overhead in a Production Unit is generally levied on:
A) Direct material B) Direct labour C) Profit D) WMS balance
4. Which form is the Workshop General Register?
A) M.755 B) M.769 C) M.775 D) M.781
5. A valid WMS closing balance should mainly represent:
A) Cash balance B) Current WIP/completed work awaiting adjustment C) Profit D) Stock suspense only
6. Under RCS, condition-based expenditure for an individual unit falls in:
A) Group A B) Group B C) Group C only D) General on-cost
7. On-cost recovery in Zonal Railway workshops is generally based on:
A) Direct labour including incentive and OT B) Closing WMS C) Scrap value D) Capital at charge
8. Work orders with no expenditure for three consecutive months are brought to the notice of:
A) CMM B) CWM C) DRM only D) CAG
9. The strongest feature of RCS material costing is use of:
A) Drawal B) Consumption C) Purchase price only D) Scrap value
10. Marginal cost includes:
A) Variable overhead B) All fixed overhead automatically C) Profit D) Sunk cost only
MCQ Answers
1-D, 2-A, 3-A, 4-A, 5-B, 6-B, 7-A, 8-B, 9-B, 10-A
20. Final Revision Points
Cost follows the work order; the work order follows the sanction and correct allocation.
WMS is debited while costs are incurred and credited when outturn is transferred/adjusted.
WGR is the detailed work-order record; Account Current is the monthly WMS summary.
WMS closing balance must reconcile with Outturn Statement Part II and subsidiary records.
Direct cost is identified; indirect cost is collected and apportioned logically.
Job Costing uses a specific work order; Batch Costing uses a batch; Process Costing uses a process/stage.
RCS separates scheduled, condition-based and high-value replacement costs.
On-cost recovery is budgeted annually, reviewed quarterly and regularised before year-end.
Current WIP is permissible; dormant, credit and inefficient balances are not.
Cost control must preserve quality and safety.
Source and Authority
Indian Railway Rolling Stock Code, 2022, Ministry of Railways (Railway Board), especially Chapter 2 (Production Unit costing), Chapter 6 (Costing in Workshops) and Chapter 7 (execution of works, WMS and related records). Paragraph references are embedded throughout these notes.
कार्यशाला लागत
स्रोत: रोलिंग स्टॉक कोड अध्याय 2, 6 और 7
अंतर्वस्तु
मुख्य अवधारणाएँ और लागत प्रवाह
डब्ल्यूएमएस: प्रकृति, डेबिट, क्रेडिट और शेष राशि
लागत तत्व और अतिरिक्त लागतें
लागत निर्धारण विधियाँ और तकनीकें
जॉब, बैच और प्रोसेस कॉस्टिंग
पीओएच के लिए संशोधित लागत प्रणाली
कार्य-आदेश प्रणाली और लेखा अभिलेख
सामंजस्य, समीक्षा और प्रबंधकीय नियंत्रण
हल किए गए उदाहरण
परीक्षा की तैयारी, रिक्त स्थान भरना और बहुविकल्पीय प्रश्न
1. मूल अवधारणाएँ और लागत प्रवाह
1.1 लागत निर्धारण का अर्थ और उद्देश्य
लागत निर्धारण व्यय को वर्गीकृत करने, रिकॉर्ड करने और उचित रूप से आवंटित करने की प्रक्रिया है ताकि किसी कार्यशाला या उत्पादन इकाई के अंतिम उत्पाद या सेवा की लागत का सटीक निर्धारण किया जा सके। यह दक्षता मापन, लागत नियंत्रण और निर्माण-या-खरीद/व्यवहार्यता निर्णयों में सहायक है। पैरा 601 एम
1.2 मूल लागत समीकरण
1.3 संपूर्ण लेखांकन प्रक्रिया
स्वीकृति/अनुमान और मांग
आठ अंकों के कार्य आदेश का मुद्दा
श्रम, सामग्री, नकदी, माल ढुलाई, अंतर-दुकान और लागत संबंधी आंकड़ों का संग्रह
श्रम/भंडार उप-खातों और कार्यशाला सामान्य रजिस्टर (डब्ल्यूजीआर) में प्रविष्टियाँ
लागत विवरणिका या इकाई मरम्मत लागत का निर्माण
समापन संबंधी सलाह और परिणाम विवरण
डब्ल्यूएमएस को क्रेडिट और संबंधित अंतिम मद/प्राप्तकर्ता को डेबिट
WMS के शेष बैलेंस का मिलान और मासिक समीक्षा
2. डब्ल्यूएमएस - कार्यशाला निर्माण सस्पेंस
2.1 प्रकृति और उद्देश्य
रोलिंग स्टॉक के उत्पादन और रखरखाव के लिए कार्यशालाओं द्वारा किए गए सभी व्यय कार्यशाला निर्माण सस्पेंस खाते के माध्यम से दर्ज किए जाते हैं। इसलिए, डब्ल्यूएमएस एक मध्यवर्ती या सस्पेंस खाता है: लागतें कार्य-वार संचित की जाती हैं और बाद में पूर्ण कार्य को उचित अंतिम मद या प्राप्तकर्ता को हस्तांतरित किए जाने पर क्रेडिट द्वारा निपटाई जाती हैं। पैरा 629 एम और पैरा 754 एम
2.2 डेबिट और क्रेडिट पक्ष
2.3 समापन शेष
डब्ल्यूएमएस का अंतिम शेष = प्रारंभिक शेष + महीने के दौरान डेबिट - महीने के दौरान क्रेडिट।
समापन शेष में अधूरे कार्यों और समायोजन/स्वीकृति की प्रतीक्षा कर रहे पूर्ण कार्यों पर किया गया व्यय शामिल है। अनुच्छेद 629 में इस बात पर जोर दिया गया है कि वित्तीय वर्ष के अंत में, आदर्श रूप से इसमें केवल आगामी महीने में पूर्ण होने वाले कार्य ही दर्शाए जाने चाहिए, जबकि पूर्ण किए गए कार्यों के लिए प्राप्त राशि का भुगतान मार्च के खातों को बंद करने से पहले ही कर लिया जाना चाहिए।
3. लागत के तत्व
3.1 अभाज्य लागत
मूल लागत में प्रत्यक्ष श्रम और प्रत्यक्ष सामग्री शामिल होती है जो अंतिम उत्पाद या सेवा के लिए आवश्यक और सीधे तौर पर आवंटित की जा सकती है। प्रत्यक्ष श्रम में प्रोत्साहन बोनस और ओवरटाइम शामिल हैं; महंगे या काफी उपयोग किए जाने वाले उपभोग्य सामग्रियों को, जहां पहचान योग्य हो, प्रत्यक्ष सामग्री के रूप में माना जाना चाहिए। पैरा 615 एम
3.2 प्रत्यक्ष श्रम
कार्य-आदेश के अनुसार जॉब कार्ड या स्क्वाड कार्ड से जानकारी प्राप्त की गई।
प्रत्यक्ष श्रम घंटों को मासिक रूप से गणना की गई औसत प्रति घंटा दर से गुणा किया जाता है, जहां उपलब्ध हो वहां उसी महीने के भुगतान डेटा का उपयोग किया जाता है।
कार्य-आदेश के अनुसार दैनिक रूप से दर्ज और बंद किए गए योगों को कम्प्यूटरीकृत किया जाना चाहिए; अनुच्छेद 616 श्रम संबंधी राइट बैक ऑर्डर की अनुमति नहीं देता है।
3.3 प्रत्यक्ष सामग्री
इश्यू नोट मूल आहरण दस्तावेज है।
स्टॉक आइटम की लागत: निकाली गई मात्रा x संबंधित मूल्य सूची संख्या के लिए बुक औसत दर।
गैर-स्टॉक सामग्री की लागत कार्यशाला खातों द्वारा दुकान/प्राप्तकर्ता के अनुसार प्रदान की जाती है और उचित आवंटन के अनुसार WGR में शामिल की जाती है।
सामान्य निकासी की अनुमति दी जा सकती है, लेकिन सही आवंटन के लिए संबंधित कार्यों में एक साथ वापसी आवश्यक है।
लागत निर्धारण के लिए, मात्र निकासी के बजाय उपभोग अधिक सटीक आधार है; पहचान योग्य उच्च-मूल्य वाली सामग्री को सीधे दर्ज किया जाता है।
4. अतिरिक्त खर्च / अतिरिक्त लागत
4.1 परिभाषा और कार्यशाला वर्गीकरण
ओवरहेड वह व्यय है जो किसी उत्पाद या सेवा को पूरा करने के लिए आवश्यक होता है, जिसे सीधे आवंटित नहीं किया जा सकता और जिसे तार्किक आधार पर विभाजित किया जाना चाहिए। क्षेत्रीय रेलवे कार्यशालाएँ ऑन-कॉस्ट को व्यापक रूप से शॉप ऑन-कॉस्ट, जनरल ऑन-कॉस्ट और एडमिनिस्ट्रेटिव/प्रोफॉर्मा ऑन-कॉस्ट में वर्गीकृत करती हैं, जबकि उत्पादन इकाइयाँ फैक्ट्री, एडमिनिस्ट्रेटिव, टाउनशिप और स्टोर्स ओवरहेड वर्गीकरण का उपयोग करती हैं। (पैरा 619-623 और 220-223 रोलिंग स्टॉक कोड)
4.2 दुकान में मिलने वाली आम लागत-आधारित वस्तुएँ
अप्रत्यक्ष दुकान कर्मचारी, दुकान क्लर्क/संदेशवाहक, कुछ प्रशिक्षु और सामान्य श्रमिक
अवकाश वेतन, निष्क्रिय समय, बीमारी/चोट/छुट्टी का वेतन और निलंबन भत्ता
दुकान को बिजली और प्रकाश व्यवस्था सीधे आवंटित की जा सकती है।
दुकान में इस्तेमाल होने वाली वस्तुएं, छोटे औजार, चिकनाई और सफाई सामग्री
दुकान के स्क्रैप क्रेडिट को किसी विशिष्ट कार्य के लिए आवंटित नहीं किया जा सकता है।
शॉप क्रेन, शंटिंग इंजन, लॉरी और ट्रैवर्सर की परिचालन लागत
4.3 विशिष्ट सामान्य लागत मदें
दुकान से संबद्ध न होने वाले कर्मचारी और उनके कर्मचारी।
माल ढुलाई, बिजली, पानी और अन्य सामान्य सेवाएं जो किसी विशेष कार्य/दुकान को आवंटित नहीं की जा सकतीं
प्रशिक्षुओं के स्कूल/छात्रावास का शुद्ध व्यय
केंद्रीय संयंत्र, पंपिंग, स्वच्छता और आंगन प्रकाश व्यवस्था पर होने वाला व्यय
सामान्य उपयोग की उपभोज्य वस्तुएं और सामान्य परिवहन उपकरण
4.4 बजट, वसूली और समीक्षा
वार्षिक ऑन-कॉस्ट बजटिंग, उत्पादकता से जुड़े बोनस और महंगाई भत्ता जैसे बकाया भुगतानों को पूरे वर्ष में सुचारू रूप से वितरित करने में मदद करती है।
वास्तविक अप्रत्यक्ष व्यय की वसूली स्थायी लागत-आधारित कार्य आदेशों के तहत की जाती है; प्रोत्साहन बोनस और ओवरटाइम सहित प्रत्यक्ष श्रम पर पूर्व निर्धारित प्रतिशत के आधार पर वसूली की जाती है।
उत्पादन नियंत्रण के प्रभारी कार्यकारी अधिकारी द्वारा कार्यशाला लेखा विभाग के साथ संयुक्त रूप से तिमाही आधार पर प्रतिशत की समीक्षा की जानी चाहिए।
अत्यधिक अधिक/कम वसूली के मामले में दर संशोधन आवश्यक है; वर्ष के अंत में लगने वाले कम/अधिक शुल्क 5% से कम होने चाहिए और वित्तीय वर्ष की समाप्ति से पहले अंतिम मदों में समायोजित कर दिए जाने चाहिए। (पैरा 621-622)
5. लागत निर्धारण विधियाँ और तकनीकें - सही वर्गीकरण
6. प्रक्रिया लागत प्रणाली
प्रक्रिया लागत निर्धारण पहिया निर्माण, फाउंड्री लेखा और इसी प्रकार की गतिविधियों के लिए निर्धारित है। लागत प्रक्रिया/चरण के अनुसार एकत्र की जाती है, और एक प्रक्रिया का आउटपुट अगली प्रक्रिया का इनपुट बन सकता है। संहिता के अनुसार प्रत्यक्ष सामग्री, प्रत्यक्ष श्रम और उपयुक्त ओवरहेड्स को संबंधित कार्य आदेश/प्रक्रिया में दर्ज किया जाना आवश्यक है। (पैरा 206-207 और 603)
6.1 मुख्य विशेषताएं
यह उन स्थानों के लिए उपयुक्त है जहां उत्पादन निरंतर होता है या इकाइयां समरूप होती हैं और क्रमिक प्रक्रियाओं से गुजरती हैं।
सामग्री, श्रम और अन्य खर्चों को लेखा अवधि के लिए प्रक्रिया-वार एकत्र किया जाता है।
सामान्य हानि, स्क्रैप और प्रक्रिया के दौरान निकले अपशिष्ट का हिसाब रखना आवश्यक है; फाउंड्री के रिकॉर्ड इनपुट, आउटपुट और हानि के मिलान में सहायक होते हैं।
आम तौर पर, प्रति वस्तु इकाई की औसत लागत, स्थानीय रूप से लागू होने वाले प्रारंभिक कार्य प्रगति, प्रक्रिया इनपुट, सामान्य हानि/स्क्रैप क्रेडिट और समापन कार्य प्रगति को ध्यान में रखते हुए निकाली जाती है।
7. जॉब कॉस्टिंग सिस्टम
कार्य संचालन प्राधिकरण (POH) के दौरान आवश्यक अतिरिक्त पुर्जों के निर्माण के लिए जॉब कॉस्टिंग पद्धति का पालन किया जाता है। व्यय को विशिष्ट कार्य आदेश के अंतर्गत घटक-वार एकत्र किया जाता है; आदेशित मात्रा के पूर्ण होने पर, अंतिम पूर्णता सूचना जारी की जाती है, लागत पत्रक तैयार किया जाता है और इकाई निर्माण दर निर्धारित की जाती है। (पैरा 604-605)
7.1 विशेषताएँ
प्रत्येक निर्मित वस्तु/कार्य एक वर्क ऑर्डर से जुड़ा होता है।
प्रत्येक प्रक्रिया के लिए निर्धारित समय सीमा तय की गई है।
कच्चे माल की मानक मात्रा और विनिर्देश निर्धारित किए गए हैं।
सभी लागत मदों को कार्य आदेश में शामिल किया जाता है।
इकाई लागत = पूर्ण किए गए कार्य आदेश की कुल लागत / स्वीकृत पूर्ण की गई मात्रा।
वास्तविक श्रम/सामग्री लागत की तुलना भिन्नता और दक्षता समीक्षा के मानक से की जाती है।
7.2 जॉब कॉस्टिंग के भीतर मानक लागत निर्धारण
मानक लागत निर्धारण एक नियंत्रण तकनीक है, न कि कार्य-आदेश प्रणाली का विकल्प। सामग्री की मात्रा/दर और श्रम समय/दर के पूर्व निर्धारित मानकों की तुलना वास्तविक लागत से की जाती है। भिन्नताएँ अतिरिक्त खपत, मूल्य परिवर्तन, कम उत्पादकता, पुनः कार्य, स्क्रैप या बुकिंग त्रुटियों को इंगित करती हैं।
8. बैच कॉस्टिंग सिस्टम
उत्पादन इकाइयाँ रोलिंग-स्टॉक उत्पादन के लिए बैच कॉस्टिंग पद्धति अपनाती हैं। प्रत्येक बैच को एक वर्क ऑर्डर दिया जाता है; श्रम, सामग्री और ओवरहेड की गणना बैच के अनुसार की जाती है। बैच पूरा होने पर, कुल बैच लागत को स्वीकृत मात्रा से विभाजित करके इकाई लागत निकाली जाती है। (पैरा 208-219)
8.1 महत्वपूर्ण विशेषताएं
प्रत्येक बैच के लिए एक वर्क ऑर्डर नंबर।
उत्पादन कार्य आदेशों में नौकरियों की लागत एकत्र की जाती है; गैर-उत्पादन कार्य आदेशों में अप्रत्यक्ष व्यय/ओवरहेड एकत्र किए जाते हैं।
श्रम में प्रत्यक्ष मजदूरी और कार्य-आदेश/बैच-आदेश के अनुसार बुक किया गया वास्तविक प्रोत्साहन बोनस शामिल है।
सामग्री की आपूर्ति और वापसी कार्य-आदेश के अनुसार होती है; घटकों की लागत असेंबली और अंतिम रोलिंग स्टॉक में शामिल होती है।
अंतिम घटक/बैच दरें मूल्य अभिलेखों को अद्यतन करती हैं और उत्पादन के मूल्यांकन/हस्तांतरण में सहायता करती हैं।
लागत विवरण में श्रम, सामग्री, ओवरहेड और मानव-घंटे को घटकों/असेंबली के अनुसार अंतिम उत्पाद के साथ मिलाया जाता है।
9. पीओएच के लिए संशोधित लागत प्रणाली (आरसीएस)
आरसीएस वास्तविक श्रम और सामग्री के साथ-साथ श्रम/सामान की लागत को ध्यान में रखते हुए रोलिंग स्टॉक के लिए यूनिट मरम्मत लागत (यूआरसी) निर्धारित करता है। इसे इलेक्ट्रिक और डीजल लोकोमोटिव पीओएच के लिए लागू किया जा चुका है और मानक निर्धारित होने के बाद इसे कोच और वैगनों तक विस्तारित करने का इरादा है। (पैरा 624-628 और अनुलग्नक 6.1)
9.1 विशेष ताकतें
सामग्री की लागत खपत पर आधारित होती है, न कि केवल निकासी पर।
यह यूनिट के प्रकार और प्रकार के आधार पर मासिक यूनिट मरम्मत लागत की तुलना करने में सक्षम बनाता है।
यह घरेलू रेलवे स्टॉक के लिए वास्तविक अंतर-रेलवे बिलिंग और राजस्व विभाग को हस्तांतरण का समर्थन करता है।
मानक पीओएच तुलना के लिए, समूह ए मुख्य तुलनीय लागत है; समूह बी और सी स्थिति/उच्च-मूल्य प्रतिस्थापन पर निर्भर करते हैं।
इसके लिए लागत केंद्रों, अनिवार्य रूप से बदले जाने वाले मदों, स्थिति-आधारित मदों और उच्च-मूल्य/पूंजीगत अतिरिक्त पुर्जों की पहचान के साथ-साथ वास्तविक समय में डिजिटल कैप्चर की आवश्यकता होती है।
10. सीमांत लागत और अवसर लागत
10.1 सीमांत लागत निर्धारण
सीमांत लागत विधि में परिवर्तनीय लागत इकाइयों पर लगाई जाती है जबकि अवधि की निश्चित लागत अंशदान के विरुद्ध अपदस्थ की जाती है। यह तब प्रासंगिक होती है जब अतिरिक्त क्षमता का उपयोग प्रतिस्पर्धी बाहरी/गैर-रेलवे ऑर्डर के लिए किया जाता है। (पैरा 623(ख)-(एच))
10.2 अवसर लागत
अवसर लागत वह लाभ है जो एक विकल्प के बजाय दूसरे को चुनने से छूट जाता है। संहिता इसे OC = FO - CO के रूप में व्यक्त करती है, जहाँ FO छोड़े गए विकल्प पर प्राप्त लाभ है और CO चुने गए विकल्प पर प्राप्त लाभ है। सकारात्मक अवसर लागत रियायती प्रतिस्पर्धी विकल्प का समर्थन कर सकती है; शून्य/नकारात्मक अवसर लागत प्राधिकरण और वित्त की सहमति के अधीन पारंपरिक मूल्य निर्धारण का पक्षधर है।
11. कार्य-आदेश प्रणाली
कार्य आदेश लागत संग्रह का मुख्य आधार है। इसमें गतिविधि और आवंटन की पहचान होनी चाहिए और इसमें दर्ज व्यय तथा प्राप्त परिणाम दर्शाए जाने चाहिए। एक अच्छी प्रणाली लेखा वर्गीकरण के अनुरूप होनी चाहिए, आवश्यक विश्लेषण के लिए पर्याप्त लचीली होनी चाहिए और अंतर-विभागीय समायोजन तथा अपव्यय को कम करने में सहायक होनी चाहिए। (पैरा 613-614 और 741-742)
11.1 जारी करने से पहले नियंत्रण
स्वीकृति, अनुमान, निधि और खातों का सही आवंटन।
सरकारी विभागों के लिए अनुमानित लागत की स्वीकृति जहां हस्तांतरण समायोजन लागू होता है।
जहां निर्धारित हो, वहां बाहरी व्यक्तियों/कर्मचारियों के लिए अग्रिम जमा और सक्षम स्वीकृति; डिलीवरी से पहले अतिरिक्त लागत की स्वीकृति।
क्रमांकन, स्वीकृति, निधि और नियमों की जाँच के लिए कार्यशाला लेखा विभाग को प्रतियां उपलब्ध कराई गईं।
कार्य आदेश रजिस्टर में प्रारंभ, समापन, विवरण, मात्रा, आदेश जारी करने वाले प्राधिकारी और खाते के शीर्ष का रिकॉर्ड दर्ज होता है। (पैरा 749-751)
12. कार्यशाला सामान्य रजिस्टर और लागत अभिलेख
12.1 कार्यशाला सामान्य रजिस्टर (डब्ल्यूजीआर) - प्रपत्र एम.755
वर्क जीआर (WGR) कार्य-आदेश-वार विस्तृत संकलन है। उप-खातों से मासिक श्रम, भंडार और विविध शुल्क दुकान-वार दर्ज किए जाते हैं। लागत तत्व और प्रत्यक्ष मानव-घंटे के आधार पर माह और आज तक के कुल योग निकाले जाते हैं। क्रेडिट/समायोजित राशि और बकाया शेष भी दर्ज किए जाते हैं। (पैरा 755)
12.2 परिणाम विवरण
भाग I में अंतिम शीर्षों के लिए समायोजित/स्वीकृत और वर्गीकृत किए गए कार्य शामिल हैं।
भाग II में स्वीकृति/समायोजन की प्रतीक्षा कर रहे कार्यों को शामिल किया गया है, जिनमें विनिर्माण, भंडार, घरेलू लाइन, विदेशी रेलवे/बाहरी और समूहीकरण कार्य शामिल हैं।
भाग II का शेष, समापन WMS शेष और WGR बकाया शेष के साथ मेल खाना चाहिए।
12.3 चालू खाते और जर्नल प्रविष्टियाँ
फॉर्म M.769 में WMS का प्रारंभिक शेष, मासिक डेबिट और क्रेडिट तथा समापन शेष दर्शाया गया है। श्रम को WMS में डेबिट करके श्रम सस्पेंस में क्रेडिट किया जाता है। क्रेडिट लेनदेन को संबंधित अंतिम शीर्षों में विपरीत डेबिट द्वारा जर्नल में दर्ज किया जाता है, जिससे सामान्य पुस्तकों में पहले से शामिल मदों की पुनरावृत्ति से बचा जा सके। (पैरा 769-771)
13. समापन, मिलान और समीक्षा
13.1 पूर्णता नियंत्रण
समापन सूचना बिना किसी देरी के जारी की जानी चाहिए; लेखा विभाग को देरी और अनियमितताओं का पता लगाना चाहिए। (पैरा 752-753)
कार्य पूर्ण होने के बाद, सभी शुल्कों का सत्यापन करें, जहां लागू हो, उसी वित्तीय वर्ष के भीतर मूल्य में अंतर का हिसाब रखें, और समापन रिपोर्ट से पहले जारी की गई सामग्री के लिए क्रेडिट समायोजित करें। (पैरा 781)
13.2 मासिक मिलान
डब्ल्यूजीआर के बकाया शेष का मिलान आउटटर्न स्टेटमेंट भाग II से होना चाहिए। (पैरा 772)
डब्ल्यूएमएस और श्रम सस्पेंस का मिलान प्रत्येक माह सहायक शेष रजिस्टर के माध्यम से सामान्य पुस्तकों से किया जाना चाहिए। (पैरा 775-777)
विसंगतियों, विशेष रूप से पुरानी वस्तुओं की, की तुरंत जांच की जानी चाहिए और उन्हें ठीक किया जाना चाहिए।
13.3 मासिक WMS समीक्षा चेकलिस्ट
प्रत्येक आइटम अद्यतन है, उचित कार्य आदेश और सक्षम स्वीकृति द्वारा समर्थित है।
शेष राशि में केवल श्रम, सामग्री और अधूरे कार्यों या समायोजन की प्रतीक्षा कर रहे पूर्ण कार्यों पर लगने वाली लागत शामिल होती है।
अब कोई भी अस्पष्ट क्रेडिट मद शेष नहीं है।
बाहरी ठेकेदारों द्वारा किए गए काम के लिए आवश्यक जमा राशि और स्वीकृत अनुमान (अतिरिक्त प्रतिशत शुल्क सहित) लागू होते हैं।
कोई अक्षम बैलेंस शीट नहीं; लागत/निर्माण/मरम्मत संबंधी अधिक और कम शुल्कों को नियमित रूप से समायोजित किया जाता है।
लगातार तीन महीनों तक बिना किसी खर्च के किए गए कार्य की रिपोर्ट मुख्य कार्यशाला प्रबंधक को दी जाती है।
समीक्षा के परिणाम कम से कम सालाना तौर पर वित्तीय सलाहकार और मुख्य लेखा अधिकारी के समक्ष रखे जाते हैं।
14. लागत संबंधी आंकड़ों का प्रबंधकीय उपयोग
दैनिक आधार पर: उपस्थिति बनाम जॉब-कार्ड घंटे, निष्क्रिय समय, प्रत्येक इकाई में स्टॉक, सामग्री की कमी और समय का मिलान।
साप्ताहिक: भौतिक उत्पादन, रोलिंग-स्टॉक प्रकार के अनुसार श्रम घंटे, लक्ष्य प्राप्ति, ओवरटाइम और बाधाएं।
मासिक: पिछले महीने की तुलना में प्रकार-वार उत्पादन और यूनिट मरम्मत लागत, साथ ही सुधारात्मक सुझाव।
त्रैमासिक: लागत वसूली की संयुक्त कार्यकारी/लेखा समीक्षा।
बजट निर्धारण: स्वचालित वृद्धिशील बजट को प्रकार-वार लागत डेटा का उपयोग करके परिणाम-आधारित अनुमानों से प्रतिस्थापित करें। (पैरा 630-631)
15. तैयार किए गए चित्र
उदाहरण 1 - कार्य लागत निर्धारण
एक कार्यशाला 500 ब्रेक पुर्जे बनाती है। प्रत्यक्ष सामग्री की लागत 6,00,000 रुपये है; प्रत्यक्ष श्रम की लागत 2,00,000 रुपये है; प्रोत्साहन/ओवरटाइम की लागत 20,000 रुपये है; कार्यशाला की लागत प्रोत्साहन/ओवरटाइम सहित प्रत्यक्ष श्रम का 60% है; सामान्य लागत इसी आधार पर 25% है।
उदाहरण 2 - बैच कॉस्टिंग
20 कोचों के एक बैच में सामग्री की लागत 8 करोड़ रुपये, प्रत्यक्ष श्रम की लागत 2 करोड़ रुपये और अन्य खर्चों की लागत 1.5 करोड़ रुपये है। यदि सभी 20 कोच स्वीकार कर लिए जाते हैं, तो बैच की कुल लागत 11.5 करोड़ रुपये और प्रति यूनिट लागत 57.5 लाख रुपये होगी। यदि केवल 19 कोच स्वीकार किए जाते हैं, तो अस्वीकृति/असामान्य हानि के निपटान का निर्धारण पहले करना होगा; केवल पूरी लागत को 19 से विभाजित करने से अक्षमता छिप सकती है।
चित्र 3 - डब्ल्यूएमएस खाता वर्तमान स्थिति
90 लाख रुपये की शेष राशि को कार्य-आदेश के अनुसार वर्तमान में प्रगति पर चल रहे कार्यों या समायोजन की प्रतीक्षा कर रहे पूर्ण कार्यों द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए और यह आउटपुट स्टेटमेंट भाग II/डब्ल्यूजीआर शेष राशि से मेल खाना चाहिए।
दृष्टांत 4 - सीमांत लागत निर्धारण
अतिरिक्त क्षमता के साथ, एक अतिरिक्त बाहरी ऑर्डर में प्रत्यक्ष सामग्री 7 लाख रुपये, श्रम/प्रोत्साहन में वृद्धि 2 लाख रुपये, प्रत्यक्ष व्यय 0.5 लाख रुपये और परिवर्तनीय ओवरहेड 0.5 लाख रुपये है। सीमांत लागत 10 लाख रुपये है। 10 लाख रुपये से अधिक की कीमत सकारात्मक योगदान उत्पन्न करती है, लेकिन स्वीकृति अभी भी अधिकार, क्षमता, अवसर लागत, लागू शुल्क और वित्त संबंधी सहमति पर निर्भर करती है।
16. उच्च उपज भेद
17. परीक्षा कैप्सूल - पैराग्राफ मैप
18. रिक्त स्थान भरें
1. प्राइम कॉस्ट में प्रत्यक्ष श्रम और ________ शामिल होते हैं।
2. भंडार की निकासी का मूल अभिलेख ________ है।
3. जॉब कॉस्टिंग का उपयोग मुख्य रूप से दुकान में निर्मित ________ के लिए किया जाता है जो पी.ओ.एच. के दौरान आवश्यक होता है।
4. प्रत्येक बैच को एक ________ संख्या आवंटित की जाती है।
5. WGR को फॉर्म ________ में रखा जाता है।
6. कार्यशाला खाता चालू प्रपत्र ________ है।
7. आउटपुट स्टेटमेंट का भाग II ________ की प्रतीक्षा में किए जाने वाले कार्य को दर्शाता है।
8. लागत प्रतिशत की समीक्षा ________ की जाती है।
9. वर्ष के अंत में लागत से कम/अधिक शुल्क ________ प्रतिशत से कम होना चाहिए।
10. आरसीएस समूह सी में एक व्यक्तिगत इकाई के लिए प्रतिस्थापित की गई ________ मूल्य की वस्तुएं शामिल हैं।
जवाब
1. प्रत्यक्ष सामग्री 2. जारी करने का नोट 3. अतिरिक्त पुर्जे 4. कार्य आदेश 5. एम.755 6. एम.769 7. स्वीकृति/समायोजन 8. त्रैमासिक 9. 5 10. उच्च
19. बहुविकल्पीय प्रश्न
1. इनमें से कौन सी विधि स्वयं एक नियमित लागत संचय विधि नहीं है?
ए) जॉब कॉस्टिंग बी) बैच कॉस्टिंग सी) प्रोसेस कॉस्टिंग डी) डब्ल्यूएमएस अकाउंट
2. रोलिंग स्टॉक का उत्पादन सामान्यतः निम्न के अंतर्गत आता है:
ए) बैच कॉस्टिंग बी) कॉन्ट्रैक्ट कॉस्टिंग सी) ऑपरेटिंग कॉस्टिंग डी) यूनिफॉर्म कॉस्टिंग
3. उत्पादन इकाई में भंडार संबंधी अतिरिक्त कर सामान्यतः निम्नलिखित पर लगाया जाता है:
ए) प्रत्यक्ष सामग्री बी) प्रत्यक्ष श्रम सी) लाभ डी) डब्ल्यूएमएस शेष
4. कार्यशाला सामान्य रजिस्टर किस प्रारूप में आता है?
ए) एम.755 बी) एम.769 सी) एम.775 डी) एम.781
5. एक वैध WMS क्लोजिंग बैलेंस मुख्य रूप से निम्नलिखित को दर्शाना चाहिए:
ए) नकद शेष बी) वर्तमान कार्य प्रगति पर/समायोजन की प्रतीक्षा में पूर्ण कार्य सी) लाभ डी) केवल स्टॉक सस्पेंस
6. आरसीएस के अंतर्गत, किसी व्यक्तिगत इकाई के लिए शर्त-आधारित व्यय निम्न श्रेणियों में आता है:
ए) समूह ए बी) समूह बी सी) केवल समूह सी डी) सामान्य लागत
7. क्षेत्रीय रेलवे कार्यशालाओं में लागत वसूली सामान्यतः निम्नलिखित पर आधारित होती है:
ए) प्रोत्साहन और ओवरटाइम सहित प्रत्यक्ष श्रम बी) समापन कार्य प्रबंधन रिपोर्ट सी) स्क्रैप मूल्य डी) प्रभारित पूंजी
8. लगातार तीन महीनों तक बिना किसी व्यय के कार्य आदेशों की सूचना निम्नलिखित को दी जाती है:
ए) सीएमएम बी) सीडब्ल्यूएम सी) केवल डीआरएम डी) सीएजी
9. आरसीएस सामग्री लागत निर्धारण की सबसे मजबूत विशेषता इसका उपयोग है:
ए) आहरण बी) उपभोग सी) केवल क्रय मूल्य डी) स्क्रैप मूल्य
10. सीमांत लागत में शामिल हैं:
ए) परिवर्तनीय ओवरहेड बी) सभी निश्चित ओवरहेड स्वतः सी) लाभ डी) केवल डूबी हुई लागत
बहुविकल्पीय प्रश्न उत्तर
1-डी, 2-ए, 3-ए, 4-ए, 5-बी, 6-बी, 7-ए, 8-बी, 9-बी, 10-ए
20. अंतिम पुनरीक्षण बिंदु
लागत कार्य आदेश के अनुसार निर्धारित होती है; कार्य आदेश स्वीकृति और सही आवंटन के अनुसार निर्धारित होता है।
लागत लगने पर WMS को डेबिट किया जाता है और आउटपुट ट्रांसफर/एडजस्ट होने पर क्रेडिट किया जाता है।
WGR विस्तृत वर्क-ऑर्डर रिकॉर्ड है; अकाउंट करंट मासिक WMS सारांश है।
डब्ल्यूएमएस का क्लोजिंग बैलेंस आउटटर्न स्टेटमेंट पार्ट II और सहायक अभिलेखों से मेल खाना चाहिए।
प्रत्यक्ष लागत की पहचान की जाती है; अप्रत्यक्ष लागत एकत्र की जाती है और तार्किक रूप से विभाजित की जाती है।
जॉब कॉस्टिंग में एक विशिष्ट वर्क ऑर्डर का उपयोग किया जाता है; बैच कॉस्टिंग में एक बैच का उपयोग किया जाता है; प्रोसेस कॉस्टिंग में एक प्रक्रिया/चरण का उपयोग किया जाता है।
आरसीएस निर्धारित, स्थिति-आधारित और उच्च-मूल्य प्रतिस्थापन लागतों को अलग करता है।
लागत वसूली के लिए वार्षिक बजट बनाया जाता है, त्रैमासिक रूप से समीक्षा की जाती है और वर्ष के अंत से पहले इसे नियमित किया जाता है।
वर्तमान में निर्माणाधीन परियोजनाएं (WIP) स्वीकार्य हैं; निष्क्रिय, क्रेडिट और अकुशल शेष राशि स्वीकार्य नहीं हैं।
लागत नियंत्रण से गुणवत्ता और सुरक्षा का संरक्षण होना चाहिए।
स्रोत और प्राधिकार
भारतीय रेलवे रोलिंग स्टॉक कोड, 2022, रेल मंत्रालय (रेलवे बोर्ड), विशेष रूप से अध्याय 2 (उत्पादन इकाई लागत निर्धारण), अध्याय 6 (कार्यशालाओं में लागत निर्धारण) और अध्याय 7 (कार्यों का निष्पादन, डब्ल्यूएमएस और संबंधित अभिलेख)। इन नोट्स में पैराग्राफ संदर्भ शामिल किए गए हैं।
