Stores Suspense Accounts
भंडार उचंत खाते
Indian Railways is a large transport organisation. It is required to procure or manufacture and stock various items needed for the regular maintenance and upkeep of its services. The stores procured are capital-intensive and are stocked in depots located at different places across the Railways.
Materials received at depots are initially held in stock and subsequently issued to the consuming departments. Therefore, their cost cannot be charged immediately to the final heads of account. Hence, Stores Suspense Accounts are maintained to record such transactions temporarily and monitor their eventual clearance.
The various Suspense Accounts maintained in Stores are as follows:
1. Stores-in-Stock Account
This Suspense Account is maintained depot-wise. It accounts for materials received, inspected and taken into account in the depot.
On receipt and accountal of materials, a Receipt Note is prepared. It forms the basis for debiting this account.
Accounting entry:
Stores-in-Stock A/c Dr
To Purchase Suspense A/c Cr
When materials are issued by the depot to a consuming department, an Issue Note is prepared and the Stores-in-Stock Account is credited.
Accounting entry:
Revenue Demand/Work Concerned Dr
To Stores-in-Stock A/c Cr
2. Purchase Suspense Account
When materials are supplied to a depot, the supplier receives a copy of the Receipt Note, which is essential for claiming payment.
While the depot accounts for the materials, payment is made by the Accounts Office. Therefore, transactions in which materials have been received but payment is yet to be made are routed through the Purchase Suspense Account.
When the Accounts copy of the Receipt Note is received in the Purchase Section, the Purchase Suspense Account is credited. When the supplier’s bill is received, passed and paid, this account is debited.
Accounting entry at the time of payment:
Purchase Suspense A/c Dr
To Cheques and Bills A/c Cr
The above entry represents payment made after receipt of materials. However, in certain cases, advance payment may be made to suppliers. In such cases, the Purchase Suspense Account is first debited, with a corresponding credit to the Cheques and Bills Account.
On receipt and accountal of the materials, the Receipt Note forms the basis for crediting Purchase Suspense against the debit already raised for the advance payment.
Normally, a healthy balance in the Purchase Suspense Account is a credit balance. However, a debit balance may arise when payment has been made to the supplier, but the materials have not yet been received and accounted for by the depot.
3. Stores-in-Transit Account
Stores are normally stocked in depots for issues to consuming departments. However, stores may sometimes be transferred from one depot to another, either within the same Zonal Railway or between different Zonal Railways.
For example, if ABC Depot transfers materials to PQR Depot, the transaction is recorded as follows:
Stores-in-Stock A/c – PQR Depot Dr
To Stores-in-Stock A/c – ABC Depot Cr
Sometimes, the receiving depot may receive the relevant vouchers, but the actual materials may not have reached the depot due to delay in transit. In such cases, the receiving depot, namely PQR Depot, operates a temporary Suspense Account called the Stores-in-Transit Account.
Accounting entry:
Stores-in-Transit A/c – PQR Depot Dr
To Stores-in-Stock A/c – PQR Depot (–) Dr
On actual receipt of the materials by the depot, the Stores-in-Transit Account is reversed as follows:
Stores-in-Stock A/c – PQR Depot Dr
To Stores-in-Transit A/c – PQR Depot Cr
4. Stock Adjustment Account
This Suspense Account is operated to record differences arising from the following:
1. Variations in stock noticed during:
- Periodical Accounts Stock Verification.
- Departmental Stock Verification.
2. Variations in the price of stock due to:
- Changes in the prices of products purchased from the market.
- Changes in the prices of products manufactured in workshops.
3. Difference between:
- The book value of scrap and the actual value realised from its sale.
4. Miscellaneous items:
- Differences arising from loss, theft, obsolescence, etc.
- Other miscellaneous differences.
- Loss arising from the classification of new materials as second-hand materials.
- Rounding-off differences.
- Value brought into the books through Depot Stock Sheets pending receipt of vouchers.
Accounting entries: ( in case of shortage or debit item)
Stock Adjustment A/c Dr
To Stores-in-Stock A/c Cr
Clearance
Respective Final Head A/c or RIB A/c Dr
To Stock Adjustment A/c Cr
(RIB - Remittance Into Bank A/c is operated, if the amount is recovered from the responsible staff for shortage)
Note: In case, the surplus stock is found, the above entries are reversed.
Debits and credits to this account are posted separately and reconciled regularly to ensure that the balance under this Suspense Account is cleared every three months.
All small-value items for which retention in the Stock Adjustment Account serves no useful purpose should be cleared to the appropriate final heads of account.
Items remaining uncleared at the end of each quarter should be reported to the General Manager for orders regarding the heads of account to which they should be debited or credited. This reporting is not necessary if an advance enquiry establishes that the items are likely to be cleared within the next one or two months.
5. Miscellaneous Advances (Capital)
Some stores held in stock are not ready for direct consumption by users. They are in the form of raw materials and must be issued for fabrication before being supplied to users.
The value of such materials issued for fabrication is temporarily booked under the Suspense Head Miscellaneous Advances (Capital)—MAC.
The value of raw materials issued for fabrication is debited to MAC, with a corresponding credit to the Stores-in-Stock Account of the depot. (The best example is issued cloth for stitching of Staff Uniforms)
Miscellaneous Advances (Capital) A/c Dr Rs. 100
To Stores-in-Stock A/c Cr Rs. 100
When the fabricated materials are issued to users, the value of the finished product, including fabrication charges, is credited to MAC and Cheques & Bills A/c, with a corresponding debit to the user department.
User Department or Respective Final Head A/c Dr Rs. 120
To Miscellaneous Advances (Capital) A/c Cr Rs. 100
To Cheques & Bills A/c Cr Rs. 20
(Thus, MAC A/c is cleared and the fabrication charges i.e., Rs. 20 paid to the firm by operating Cheques & Bills Account)
6. Sales Suspense Account
The operation of the Sales Suspense Account is opposite to that of the Purchase Suspense Account. While the Purchase Suspense Account is credited with the value of materials received, the Sales Suspense Account is credited with the amount received from the sale of scrap.
When scrap is sold through auction, the Earnest Money Deposit (EMD) and Balance Sale Value (BSV) paid by the successful bidder are initially credited to the Sales Suspense Account. This is necessary because there is usually a time gap between the sale of scrap and the actual delivery of materials to the purchaser.
On receipt of the Money Cash Receipt for EMD/BSV:
Remittance into Bank A/c Dr Rs. 100
To Sales Suspense A/c Cr Rs. 100
On receipt of the Issue Note confirming delivery:
Sales Suspense A/c Dr Rs. 100
Stock Adjustment A/c DR Rs. 20
To Stores-in-Stock (Scrap) A/c Cr Rs. 120
(The book value of scrap goods is Rs. 120, hence the loss or difference Rs. 20 is debited to Stock Adjustment A/c. In case, the scrap sale value is more than the book value, the difference will be credited to the Stock Adjustment Account, instead of debited.)
The Sales Suspense Account should normally have a credit balance.
A debit balance in the Sales Suspense Account may indicate either:
- Materials were delivered without receipt of payment; or
- Materials were delivered in excess of the quantity sold through auction.
Only in the case of sales to other Railways is this account debited first. When the other Railway accepts the debit, the Sales Suspense Account is credited.
The Accounting Entries in case of Sale to Other Zonal Railways
Sales Suspense A/c Dr
To Stores in Stock A/c Cr
On acceptance by other zonal Railway
Transfer Railways A/c Dr
To Sales Suspense A/c Cr
A. Fill in the Blanks
1. Stores Suspense Accounts temporarily record the cost of materials until it is transferred to the __________ heads of account.
2. On receipt and accountal of materials in a depot, the Stores-in-Stock Account is debited and the __________ Account is credited.
3. A __________ Note forms the basis for debiting the Stores-in-Stock Account when materials are received.
4. A debit balance in the Purchase Suspense Account may indicate that payment has been made, but the materials have not yet been __________ and accounted for. ( Advance Payments)
5. When transfer vouchers are received but the corresponding materials have not reached the receiving depot, the value is temporarily booked under the __________ Account.
6. The difference between the book value of scrap and the amount actually realised from its sale is recorded in the __________ Account.
7. Items remaining uncleared in the Stock Adjustment Account at the end of each quarter should ordinarily be reported to the __________.
8. The value of raw materials issued for fabrication is temporarily debited to __________.
9. Earnest Money Deposit and Balance Sale Value received from a successful scrap bidder are initially credited to the __________ Account.
10. A debit balance in the Sales Suspense Account may indicate that materials were delivered without receiving __________.
B. Multiple-Choice Questions
1. Which document forms the basis for crediting the Stores-in-Stock Account when materials are issued to a consuming department?
A) Receipt Note
B) Issue Note
C) Inspection Note
D) Purchase Order
2. Which of the following represents the correct accounting entry when materials are received and accounted for in a depot?
A) Purchase Suspense A/c Dr — To Stores-in-Stock A/c
B) Stores-in-Stock A/c Dr — To Purchase Suspense A/c
C) Revenue Demand A/c Dr — To Purchase Suspense A/c
D) Cheques and Bills A/c Dr — To Stores-in-Stock A/c
3. What is the normally expected balance in the Purchase Suspense Account?
A) Debit balance
B) Credit balance
C) Nil balance at all times
D) Either balance without accounting significance
4. Depot A transfers materials to Depot B. Which account is credited for recording the transfer?
A) Stores-in-Stock Account of Depot B
B) Stores-in-Transit Account of Depot B
C) Stores-in-Stock Account of Depot A
D) Purchase Suspense Account
5. Which of the following is not ordinarily recorded through the Stock Adjustment Account?
A) Stock verification differences
B) Loss due to theft or obsolescence
C) Advance payment made to a supplier
D) Difference between the book value and sale value of scrap
6. When raw materials are issued from a depot for fabrication, which account is debited?
A) Stores-in-Stock Account
B) Miscellaneous Advances (Capital) Account
C) Sales Suspense Account
D) Purchase Suspense Account
7. On receipt of Earnest Money Deposit and Balance Sale Value for scrap, which of the following is the correct entry?
A) Sales Suspense A/c Dr — To Remittance into Bank A/c
B) Remittance into Bank A/c Dr — To Sales Suspense A/c
C) Stores-in-Stock A/c Dr — To Sales Suspense A/c
D) Purchase Suspense A/c Dr — To Sales Suspense A/c
8. A debit balance in the Sales Suspense Account may arise when:
A) Scrap sale proceeds are received before delivery
B) Materials are delivered without receipt of payment
C) The successful bidder deposits Earnest Money Deposit
D) Scrap is sold and delivered after full payment
9. In which case is the Sales Suspense Account debited before corresponding credits are adjusted?
A) Sale to Railway employees
B) Sale through public auction
C) Sale to other Railways
D) Sale of obsolete materials
10. Stores in Stock A/c are always having a _____________ Balance.
A) Debit
B) Credit
C) Debit or Credit
D) None of the above
Answer Key
Fill in the Blanks
1. Final
2. Purchase Suspense
3. Receipt
4. Received
5. Stores-in-Transit
6. Stock Adjustment
7. General Manager
8. Miscellaneous Advances (Capital)
9. Sales Suspense
10. Payment
MCQs
1. B) Issue Note
2. B) Stores-in-Stock A/c Dr — To Purchase Suspense A/c
3. B) Credit balance
4. C) Stores-in-Stock Account of Depot A
5. C) Advance payment made to a supplier
6. B) Miscellaneous Advances (Capital) Account
7. B) Remittance into Bank A/c Dr — To Sales Suspense A/c
8. B) Materials are delivered without receipt of payment
9. C) Sale to other Railways
10. B) Debit
स्टोर सस्पेंस खाते
भारतीय रेलवे एक विशाल परिवहन संगठन है। इसे अपनी सेवाओं के नियमित रखरखाव और देखभाल के लिए आवश्यक विभिन्न वस्तुओं की खरीद, निर्माण और भंडारण करना अनिवार्य है। खरीदी गई वस्तुएं पूंजी-प्रधान होती हैं और रेलवे के विभिन्न स्थानों पर स्थित डिपो में भंडारित की जाती हैं।
डिपो में प्राप्त सामग्री को प्रारंभ में स्टॉक में रखा जाता है और बाद में उपभोग करने वाले विभागों को जारी किया जाता है। इसलिए, उनकी लागत को खाते के अंतिम मद में तुरंत दर्ज नहीं किया जा सकता है। अतः, ऐसे लेन-देन को अस्थायी रूप से दर्ज करने और उनके अंतिम निपटान की निगरानी के लिए स्टोर सस्पेंस खाते बनाए जाते हैं।
स्टोरों में रखे जाने वाले विभिन्न सस्पेंस खाते निम्नलिखित हैं:
1. स्टॉक में मौजूद भंडार खाता
यह सस्पेंस खाता डिपो-वार रखा जाता है। इसमें डिपो में प्राप्त, निरीक्षण किए गए और खाते में लिए गए माल का हिसाब होता है।
सामग्री की प्राप्ति और लेखा-जोखा होने पर, एक रसीद नोट तैयार किया जाता है। यह इस खाते को डेबिट करने का आधार बनता है।
लेखा पृविष्टि:
स्टोर्स-इन-स्टॉक ए/सी डॉ
सस्पेंस खाता क्रेडिट खरीदने के लिए
जब डिपो द्वारा किसी उपभोक्ता विभाग को सामग्री जारी की जाती है, तो एक इश्यू नोट तैयार किया जाता है और स्टोर्स-इन-स्टॉक खाते में राशि जमा की जाती है।
लेखा पृविष्टि:
राजस्व मांग/संबंधित कार्य डॉ.
स्टोर्स-इन-स्टॉक खाते में क्रेडिट
2. सस्पेंस खाता खरीदें
जब किसी डिपो को सामग्री की आपूर्ति की जाती है, तो आपूर्तिकर्ता को रसीद नोट की एक प्रति प्राप्त होती है, जो भुगतान का दावा करने के लिए आवश्यक है।
सामग्री का हिसाब डिपो द्वारा रखा जाता है, लेकिन भुगतान लेखा कार्यालय द्वारा किया जाता है। इसलिए, जिन लेन-देन में सामग्री प्राप्त हो चुकी है लेकिन भुगतान अभी बाकी है, उन्हें क्रय निरोध खाते के माध्यम से संसाधित किया जाता है।
जब रसीद नोट की लेखा प्रति क्रय अनुभाग में प्राप्त होती है, तो क्रय निरोध खाते में राशि जमा की जाती है। आपूर्तिकर्ता का बिल प्राप्त होने, स्वीकृत होने और भुगतान होने पर, इस खाते से राशि निकाली जाती है।
भुगतान के समय लेखांकन प्रविष्टि:
खरीद सस्पेंस खाता डॉ.
चेक और बिल खाते में क्रेडिट
उपरोक्त प्रविष्टि सामग्री की प्राप्ति के बाद किए गए भुगतान को दर्शाती है। हालांकि, कुछ मामलों में आपूर्तिकर्ताओं को अग्रिम भुगतान किया जा सकता है। ऐसे मामलों में, पहले क्रय निरोध खाते को डेबिट किया जाता है, और उसके अनुरूप चेक एवं बिल खाते को क्रेडिट किया जाता है।
सामग्री की प्राप्ति और उसके लेखा-जोखा के बाद, रसीद नोट अग्रिम भुगतान के लिए पहले से ही जारी किए गए डेबिट के मुकाबले खरीद सस्पेंस को क्रेडिट करने का आधार बनता है।
सामान्यतः, क्रय निरोध खाते में स्वस्थ शेष राशि क्रेडिट होती है। हालांकि, डेबिट शेष राशि तब उत्पन्न हो सकती है जब आपूर्तिकर्ता को भुगतान कर दिया गया हो, लेकिन डिपो द्वारा सामग्री प्राप्त न की गई हो और उसका हिसाब-किताब न किया गया हो।
3. माल-परिवहन खाता
सामान्यतः उपभोग विभागों को आपूर्ति के लिए डिपो में माल का भंडार रखा जाता है। हालांकि, कभी-कभी माल को एक डिपो से दूसरे डिपो में स्थानांतरित किया जा सकता है, चाहे वह एक ही क्षेत्रीय रेलवे के भीतर हो या विभिन्न क्षेत्रीय रेलवे के बीच।
उदाहरण के लिए, यदि एबीसी डिपो पीक्यूआर डिपो को सामग्री हस्तांतरित करता है, तो लेनदेन को निम्नानुसार दर्ज किया जाता है:
स्टोर्स-इन-स्टॉक ए/सी – पीक्यूआर डिपो डॉ.
स्टॉक में मौजूद स्टोर खाते के लिए – एबीसी डिपो सीआर
कभी-कभी, प्राप्तकर्ता डिपो को संबंधित वाउचर प्राप्त हो जाते हैं, लेकिन परिवहन में देरी के कारण वास्तविक सामग्री डिपो तक नहीं पहुंच पाती है। ऐसे मामलों में, प्राप्तकर्ता डिपो, यानी पीक्यूआर डिपो, एक अस्थायी सस्पेंस खाता संचालित करता है जिसे कहा जाता है।माल-परिवहन खाता.
लेखा पृविष्टि:
माल ढुलाई खाता – पीक्यूआर डिपो ड्राइव
स्टोर्स-इन-स्टॉक खाते के लिए – पीक्यूआर डिपो (–) डॉ.
डिपो द्वारा सामग्री की वास्तविक प्राप्ति पर, पारगमन में भंडार खाते को निम्नानुसार उलट दिया जाता है:
स्टोर्स-इन-स्टॉक ए/सी – पीक्यूआर डिपो डॉ.
ट्रांज़िट में स्टोर खाते के लिए – पीक्यूआर डिपो सीआर
4. स्टॉक समायोजन खाता
यह सस्पेंस खाता निम्नलिखित कारणों से उत्पन्न होने वाले अंतरों को दर्ज करने के लिए संचालित किया जाता है:
1. स्टॉक में निम्नलिखित अवधि के दौरान देखी गई भिन्नताएं:
- आवधिक खातों का स्टॉक सत्यापन।
- विभागीय स्टॉक सत्यापन।
2. शेयरों की कीमत में उतार-चढ़ाव के कारण:
- बाजार से खरीदे गए उत्पादों की कीमतों में परिवर्तन।
- कार्यशालाओं में निर्मित उत्पादों की कीमतों में परिवर्तन।
3. इनके बीच अंतर:
- स्क्रैप का बुक वैल्यू और उसकी बिक्री से प्राप्त वास्तविक मूल्य।
4. विविध वस्तुएँ:
- हानि, चोरी, अप्रचलन आदि के कारण उत्पन्न अंतर।
- अन्य विविध अंतर।
- नई सामग्रियों को पुरानी सामग्रियों के रूप में वर्गीकृत करने से होने वाली हानि।
- अंतरों को पूर्णांक में बदलना।
- वाउचर प्राप्त होने तक डिपो स्टॉक शीट के माध्यम से खातों में दर्ज किया गया मूल्य।
लेखांकन प्रविष्टियाँ: (कमी या डेबिट मद की स्थिति में)
स्टॉक समायोजन खाता डॉ
को स्टोर्स-इन-स्टॉक ए/सी सीआर
मंजूरी
संबंधित फाइनल हेड ए/सी या आरआईबी ए/सी डॉ.
स्टॉक समायोजन खाते में क्रेडिट
(RIB - बैंक खाते में धन वापसी की प्रक्रिया तब शुरू की जाती है, जब कमी के लिए जिम्मेदार कर्मचारी से राशि वसूल की जाती है)
नोट: यदि अतिरिक्त स्टॉक पाया जाता है, तो उपरोक्त प्रविष्टियाँ उलट दी जाती हैं।
इस खाते में डेबिट और क्रेडिट अलग-अलग दर्ज किए जाते हैं और नियमित रूप से मिलान किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि इस खाते के अंतर्गत शेष राशि सही है।सस्पेंस अकाउंट हर तीन महीने में क्लियर किया जाता है।
सभी कम मूल्य वाली मदें, जिन्हें स्टॉक समायोजन खाते में रखने से कोई उपयोगी उद्देश्य पूरा नहीं होता है, उन्हें खाते के उपयुक्त अंतिम शीर्षों में स्थानांतरित कर दिया जाना चाहिए।
प्रत्येक तिमाही के अंत में बकाया मदों की जानकारी महाप्रबंधक को दी जानी चाहिए ताकि उन्हें किन खातों में डेबिट या क्रेडिट किया जाना चाहिए, इस संबंध में आदेश प्राप्त किए जा सकें। यदि अग्रिम जांच से यह पता चलता है कि मदों का निपटान अगले एक या दो महीनों में होने की संभावना है, तो यह जानकारी देना आवश्यक नहीं है।
5. विविध अग्रिम (पूंजी)
स्टॉक में रखी कुछ वस्तुएं सीधे उपयोगकर्ताओं द्वारा उपयोग के लिए तैयार नहीं होती हैं। वे कच्चे माल के रूप में होती हैं और उपयोगकर्ताओं को आपूर्ति करने से पहले उनका निर्माण कार्य पूरा किया जाना आवश्यक होता है।
निर्माण के लिए जारी की गई ऐसी सामग्रियों का मूल्य अस्थायी रूप से सस्पेंस मद के अंतर्गत दर्ज किया जाता है।विविध अग्रिम (पूंजी)—एमएसी.
निर्माण के लिए जारी किए गए कच्चे माल का मूल्य एमएसी खाते में डेबिट किया जाता है, और इसके अनुरूप डिपो के भंडार खाते में क्रेडिट किया जाता है। (इसका सबसे अच्छा उदाहरण स्टाफ यूनिफॉर्म की सिलाई के लिए जारी किया गया कपड़ा है।)
विविध अग्रिम (पूंजी) खाता डेबिट: 100 रुपये
भंडार खाते में क्रेडिट: 100 रुपये
जब निर्मित सामग्री उपयोगकर्ताओं को जारी की जाती है, तो निर्माण शुल्क सहित तैयार उत्पाद का मूल्य एमएसी और चेक एवं बिल खाते में जमा किया जाता है, और इसके अनुरूप उपयोगकर्ता विभाग के खाते से राशि डेबिट की जाती है।
उपयोगकर्ता विभाग या संबंधित अंतिम शीर्ष खाता डेबिट: 120 रुपये
विविध अग्रिम (पूंजी) खाते में क्रेडिट रु. 100
चेक एवं बिल खाते में क्रेडिट: 20 रुपये
(इस प्रकार, एमएसी खाता क्लियर हो गया और चेक एवं बिल खाते के माध्यम से फर्म को निर्माण शुल्क यानी 20 रुपये का भुगतान कर दिया गया।)
6. बिक्री सस्पेंस खाता
बिक्री सस्पेंस खाते का संचालन खरीद सस्पेंस खाते के संचालन के विपरीत होता है। खरीद सस्पेंस खाते में प्राप्त सामग्री का मूल्य जमा किया जाता है, जबकि बिक्री सस्पेंस खाते में स्क्रैप की बिक्री से प्राप्त राशि जमा की जाती है।
जब स्क्रैप की नीलामी की जाती है, तो सफल बोलीदाता द्वारा भुगतान की गई बयाना राशि (ईएमडी) और शेष बिक्री मूल्य (बीएसवी) को प्रारंभ में बिक्री सस्पेंस खाते में जमा किया जाता है। यह आवश्यक है क्योंकि स्क्रैप की बिक्री और क्रेता को सामग्री की वास्तविक डिलीवरी के बीच आमतौर पर कुछ समय का अंतराल होता है।
ईएमडी/बीएसवी के लिए नकद रसीद प्राप्त होने पर:
बैंक खाते में जमा राशि डेबिट: 100 रुपये
बिक्री सस्पेंस खाते में क्रेडिट: 100 रुपये
डिलीवरी की पुष्टि करने वाला इश्यू नोट प्राप्त होने पर:
बिक्री सस्पेंस खाता डेबिट: 100 रुपये
स्टॉक समायोजन खाता डेबिट 20 रुपये
भंडार में मौजूद (स्क्रैप) खाते में क्रेडिट 120 रुपये
(स्क्रैप माल का बही मूल्य 120 रुपये है, इसलिए हानि या अंतर 20 रुपये स्टॉक समायोजन खाते में डेबिट किया जाता है। यदि स्क्रैप का विक्रय मूल्य बही मूल्य से अधिक है, तो अंतर डेबिट करने के बजाय स्टॉक समायोजन खाते में क्रेडिट किया जाएगा।)
बिक्री सस्पेंस खाते में सामान्यतः क्रेडिट बैलेंस होना चाहिए।
बिक्री सस्पेंस खाते में डेबिट बैलेंस निम्न में से किसी एक को इंगित कर सकता है:
- भुगतान प्राप्त हुए बिना ही सामग्री वितरित कर दी गई; या
- नीलामी के माध्यम से बेची गई मात्रा से अधिक सामग्री की आपूर्ति की गई।
अन्य रेलवे को की गई बिक्री के मामले में ही इस खाते को पहले डेबिट किया जाता है। जब दूसरा रेलवे डेबिट स्वीकार कर लेता है, तो बिक्री सस्पेंस खाते को क्रेडिट किया जाता है।
अन्य क्षेत्रीय रेलवे को बिक्री के मामले में लेखांकन प्रविष्टियाँ
बिक्री सस्पेंस खाता डॉ.
स्टॉक में मौजूद स्टोरों के लिए खाता क्रेडिट
अन्य क्षेत्रीय रेलवे द्वारा स्वीकृति मिलने पर
ट्रांसफर रेलवे ए/सी डीआर
बिक्री सस्पेंस खाते में क्रेडिट
रिक्त स्थान भरें और बहुविकल्पीय प्रश्न
ए. रिक्त स्थान भरें
1. भंडार सस्पेंस खाते अस्थायी रूप से सामग्रियों की लागत को तब तक दर्ज करते हैं जब तक कि इसे __________ खाता शीर्षों में स्थानांतरित नहीं कर दिया जाता है।
2. डिपो में सामग्री की प्राप्ति और लेखांकन पर, भंडार खाते को डेबिट किया जाता है और __________ खाते को क्रेडिट किया जाता है।
3. सामग्री प्राप्त होने पर भंडार खाते से राशि निकालने का आधार __________ नोट होता है।
4. क्रय निरोध खाते में डेबिट शेष यह संकेत दे सकता है कि भुगतान कर दिया गया है, लेकिन सामग्री अभी तक __________ नहीं की गई है और उसका लेखा-जोखा नहीं किया गया है। (अग्रिम भुगतान)
5. जब ट्रांसफर वाउचर प्राप्त हो जाते हैं लेकिन संबंधित सामग्री प्राप्तकर्ता डिपो तक नहीं पहुंचती है, तो मूल्य को अस्थायी रूप से __________ खाते के तहत बुक किया जाता है।
6. स्क्रैप के बही मूल्य और उसकी बिक्री से वास्तव में प्राप्त राशि के बीच का अंतर __________ खाते में दर्ज किया जाता है।
7. प्रत्येक तिमाही के अंत में स्टॉक समायोजन खाते में बकाया मदों की जानकारी सामान्यतः __________ को दी जानी चाहिए।
8. निर्माण के लिए जारी किए गए कच्चे माल का मूल्य अस्थायी रूप से __________ को डेबिट किया जाता है।
9. सफल स्क्रैप बोलीदाता से प्राप्त बयाना राशि जमा और शेष बिक्री मूल्य प्रारंभ में __________ खाते में जमा किया जाता है।
10. बिक्री सस्पेंस खाते में डेबिट शेष यह संकेत दे सकता है कि सामग्री __________ प्राप्त किए बिना वितरित की गई थी।
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बी. बहुविकल्पीय प्रश्न
1. जब किसी उपभोक्ता विभाग को सामग्री जारी की जाती है, तो भंडार खाते में जमा करने का आधार कौन सा दस्तावेज़ बनता है?
ए) रसीद नोट
बी) मुद्दा नोट
सी) निरीक्षण नोट
डी) क्रय आदेश
2. निम्नलिखित में से कौन सा डिपो में सामग्री प्राप्त होने और उसका लेखा-जोखा किए जाने पर सही लेखांकन प्रविष्टि को दर्शाता है?
ए) सस्पेंड खाता खरीद डेबिट - स्टॉक में मौजूद स्टोर खाते को
बी) भंडार खाते से भुगतान - सस्पेंस खाते की खरीद के लिए
सी) राजस्व मांग खाता डेबिट - सस्पेंस खरीद खाते में
डी) चेक और बिल खाता डेबिट - स्टॉक में मौजूद स्टोर खाता क्रेडिट
3. क्रय निरोध खाते में सामान्यतः अपेक्षित शेष राशि क्या होती है?
ए) डेबिट बैलेंस
बी) क्रेडिट बैलेंस
C) हर समय शून्य शेष
डी) लेखांकन महत्व के बिना संतुलन बनाए रखें
4. डिपो A, डिपो B को सामग्री हस्तांतरित करता है। इस हस्तांतरण को दर्ज करने के लिए किस खाते में क्रेडिट किया जाएगा?
ए) डिपो बी का भंडार खाता
बी) डिपो बी का माल-परिवहन खाता
सी) डिपो ए का भंडार खाता
डी) क्रय निलंबित खाता
5. निम्नलिखित में से किसे सामान्यतः स्टॉक समायोजन खाते के माध्यम से दर्ज नहीं किया जाता है?
ए) स्टॉक सत्यापन में अंतर
बी) चोरी या अप्रचलन के कारण हानि
सी) आपूर्तिकर्ता को किया गया अग्रिम भुगतान
डी) स्क्रैप के बही मूल्य और विक्रय मूल्य के बीच का अंतर
6. जब किसी डिपो से निर्माण के लिए कच्चा माल जारी किया जाता है, तो किस खाते को डेबिट किया जाता है?
ए) स्टॉक में मौजूद वस्तुओं का खाता
ख) विविध अग्रिम (पूंजी) खाता
सी) बिक्री सस्पेंस खाता
डी) क्रय निलंबित खाता
7स्क्रैप के लिए बयाना राशि जमा और शेष विक्रय मूल्य प्राप्त होने पर, निम्नलिखित में से कौन सी प्रविष्टि सही है?
ए) बिक्री सस्पेंस खाता डेबिट — बैंक खाते में प्रेषण
बी) बैंक खाते में जमा राशि डेबिट - बिक्री सस्पेंस खाते में
सी) भंडार खाते से — बिक्री लंबित खाते में जमा
डी) खरीद सस्पेंस खाता डेबिट - बिक्री सस्पेंस खाता डेबिट
8बिक्री सस्पेंस खाते में डेबिट बैलेंस तब उत्पन्न हो सकता है जब:
ए) स्क्रैप की बिक्री से प्राप्त राशि डिलीवरी से पहले ही प्राप्त हो जाती है
बी) भुगतान प्राप्त हुए बिना सामग्री वितरित की जाती है
C) सफल बोलीदाता बयाना राशि जमा करता है
D) पूर्ण भुगतान प्राप्त होने के बाद स्क्रैप बेचा और वितरित किया जाता है।
9किस स्थिति में संबंधित क्रेडिट को समायोजित करने से पहले बिक्री सस्पेंस खाते को डेबिट किया जाता है?
ए) रेलवे कर्मचारियों को बिक्री
बी) सार्वजनिक नीलामी के माध्यम से बिक्री
सी) अन्य रेलवे को बिक्री
डी) अप्रचलित सामग्रियों की बिक्री
10. स्टॉक खाते में स्टोर का शेष हमेशा _____________ होता है।
ए) डेबिट
बी) क्रेडिट
सी) डेबिट या क्रेडिट
डी) उपरोक्त में से कोई नहीं
जवाब कुंजी
रिक्त स्थान भरें
1. अंतिम
2. सस्पेंस खरीदें
3. रसीद
4. प्राप्त हुआ
5. पारगमन में भंडार
6. स्टॉक समायोजन
7. महाप्रबंधक
8. विविध अग्रिम (पूंजी)
9. बिक्री सस्पेंस
10. भुगतान
एमसीक्यू
1. बी) मुद्दा नोट
2. बी) भंडार में मौजूद माल खाता डेबिट - सस्पेंस खाते की खरीद के लिए
3. ख) क्रेडिट शेष
4. सी) डिपो ए का भंडार खाता
5. सी) आपूर्तिकर्ता को किया गया अग्रिम भुगतान
6. ख) विविध अग्रिम (पूंजी) खाता
7ख) बैंक खाते में जमा राशि डेबिट - बिक्री सस्पेंस खाते में
8ख) भुगतान प्राप्त हुए बिना सामग्री वितरित की जाती है
9सी) अन्य रेलवे को बिक्री
10. बी) डेबिट
