Railway Accounts Department Examinations

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Wednesday, October 1, 2025

SVC - Statutory Variation Clause - Stores - IRS Conditions of Contract Revised 2025

 


Source: Statutory Variation Clause (SVC) - Clause 18 (C) of IRS Conditions of Contract - Revised 2025 


 Click for IRS Conditions of Contract



1. Meaning


SVC protects both purchaser (e.g., Railways/Govt.) and contractor (supplier) from financial impact of statutory changes in GST or other taxes after tender submission.


If GST or duty rates change after tender date, the adjustment is made, subject to strict conditions.


2. GST 2.0 Context


Old slabs like 12% and 28% have been removed.


New structure under GST 2.0:


0% (essentials)


3% (precious metals)


5% (merit/essential goods)


18% (standard rate for most items)


40% (luxury/sin goods like tobacco, aerated drinks)


SVC now applies with respect to these revised slabs.

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3. Key Rules (Simplified)


1. Effective date matters: Only GST changes after tender submission count.


2. Correct HSN code required: If contractor quotes wrong HSN or slab, no benefit under SVC.


3. Proof mandatory: Government notification of change must be produced.


4. Exclusion: Change in GST/customs duty on raw materials/components not covered. Only final contracted item covered.


5. Purchaser not liable for contractor’s errors in classification.

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4. Practical Examples (with GST 2.0 Rates)


Example 1 – Merit to Standard Slab (5% → 18%)


Contractor quotes item under 5% slab at tender time.


Govt. later moves the item to 18% standard rate.


Purchaser must pay extra 13% GST under SVC (with proper proof).


Example 2 – Standard to No Change (18% → remains 18%)


Contractor quotes an item under 18% slab.


Even after reforms, the item continues at 18%.


No SVC claim arises.


Example 3 – Sin Goods Revision (28% → 40%)


Before GST 2.0, aerated drink was at 28% slab.


After reforms, it shifted to 40% slab.


Contractor can claim additional 12% under SVC (if correctly quoted originally).


Example 4 – Wrong Classification Denies Claim


Contractor wrongly quotes machinery at 5% instead of 18%.


Later GST rate increases. Contractor cannot claim, as misquotation removes SVC benefit.


5. Importance in Government/Railway Contracts


Ensures fairness when tax law changes mid-contract.


Prevents misuse by contractors (wrong HSN).


Keeps purchaser liable only for legitimate statutory changes.

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In summary:

Under GST 2.0, SVC will cover rate shifts between 5%, 18%, and 40% slabs (plus 0%/3% niches) for final contracted goods, but not raw materials or wrong classifications.

---


–End–




1. अर्थ


विशेष कर (SVC) क्रेता (जैसे, रेलवे/सरकार) और ठेकेदार (आपूर्तिकर्ता) दोनों को निविदा जमा करने के बाद GST या अन्य करों में होने वाले वैधानिक परिवर्तनों के वित्तीय प्रभाव से बचाता है।


यदि निविदा तिथि के बाद GST या शुल्क दरों में परिवर्तन होता है, तो सख्त शर्तों के अधीन समायोजन किया जाता है।


2. GST 2.0 संदर्भ


12% और 28% जैसे पुराने स्लैब हटा दिए गए हैं।


GST 2.0 के अंतर्गत नई संरचना:


0% (आवश्यक वस्तुएँ)


3% (कीमती धातुएँ)


5% (योग्यता/आवश्यक वस्तुएँ)


18% (अधिकांश वस्तुओं के लिए मानक दर)


40% (तंबाकू, वातित पेय जैसे विलासिता/अशुद्ध वस्तुएँ)


विशेष कर (SVC) अब इन संशोधित स्लैबों के संबंध में लागू होता है।


3. मुख्य नियम (सरलीकृत)


1. प्रभावी तिथि मायने रखती है: केवल निविदा जमा करने के बाद GST में हुए परिवर्तन ही मान्य होंगे।


2. सही HSN कोड आवश्यक: यदि ठेकेदार गलत HSN या स्लैब उद्धृत करता है, तो SVC के अंतर्गत कोई लाभ नहीं होगा।


3. प्रमाण अनिवार्य: परिवर्तन की सरकारी अधिसूचना प्रस्तुत करनी होगी।


4. बहिष्करण: कच्चे माल/घटकों पर GST/सीमा शुल्क में परिवर्तन शामिल नहीं है। केवल अंतिम अनुबंधित वस्तु ही शामिल है।


5. वर्गीकरण में ठेकेदार की त्रुटियों के लिए क्रेता उत्तरदायी नहीं है।


4. व्यावहारिक उदाहरण (GST 2.0 दरों के साथ)


उदाहरण 1 - मानक स्लैब में योग्यता (5% → 18%)


ठेकेदार निविदा के समय 5% स्लैब के अंतर्गत वस्तु उद्धृत करता है।


बाद में सरकार उस वस्तु को 18% मानक दर पर ले जाती है।


क्रेता को SVC के अंतर्गत अतिरिक्त 13% GST का भुगतान करना होगा (उचित प्रमाण के साथ)।


उदाहरण 2 - मानक से कोई परिवर्तन नहीं (18% → 18% रहता है)


ठेकेदार 18% स्लैब के अंतर्गत एक वस्तु उद्धृत करता है।


सुधारों के बाद भी, यह वस्तु 18% पर ही बनी हुई है।


कोई SVC दावा नहीं बनता।


उदाहरण 3 - पाप वस्तुओं में संशोधन (28% → 40%)


GST 2.0 से पहले, वातित पेय 28% स्लैब में था।


सुधारों के बाद, यह 40% स्लैब में स्थानांतरित हो गया।


ठेकेदार SVC के तहत अतिरिक्त 12% का दावा कर सकता है (यदि मूल रूप से सही उद्धृत किया गया हो)।


उदाहरण 4 - गलत वर्गीकरण के कारण दावा अस्वीकार


ठेकेदार ने मशीनरी पर 18% के बजाय 5% का गलत उद्धरण दिया।


बाद में GST दर बढ़ जाती है। ठेकेदार दावा नहीं कर सकता, क्योंकि गलत उद्धरण SVC लाभ को समाप्त कर देता है।


5. सरकारी/रेलवे अनुबंधों में महत्व


कर कानून में अनुबंध के बीच में बदलाव होने पर निष्पक्षता सुनिश्चित करता है।


ठेकेदारों द्वारा दुरुपयोग (गलत HSN) को रोकता है।


खरीदार को केवल वैध वैधानिक परिवर्तनों के लिए उत्तरदायी रखता है।


✅ संक्षेप में:

जीएसटी 2.0 के अंतर्गत, एसवीसी अंतिम अनुबंधित वस्तुओं के लिए 5%, 18% और 40% स्लैब (प्लस 0%/3% आला) के बीच दर परिवर्तन को कवर करेगा, लेकिन कच्चे माल या गलत वर्गीकरण को नहीं।


-समाप्त-


Saturday, August 2, 2025

Receipt Note Vs Receipt Order

 


Difference between a Receipt Note and a Receipt Order

(Material Management)


  • A Receipt Note is a document prepared by the Receipt Ward upon receiving goods. It records the details of the items received and is then forwarded to the relevant Ward, which updates its records and assigns a Receipt Order (RO) number.  


  • The Receipt Order serves as the official authorization for payment in manual transactions. Once the Receipt Order number is issued, it is communicated to the supplier through the IREPS (Indian Railways Electronic Procurement System). After receiving this confirmation, the supplier is eligible to submit their bills for payment.


In summary:


  • The Receipt Note documents the actual receipt of goods and initiates the process. It is generated by Receipt Ward.


  • The Receipt Order is the formal approval that enables payment, and its details are shared with the supplier to facilitate billing. It is generated by the relevant Ward (which is stocking the item)



%%%%


Sunday, December 29, 2024

Stores Budget - Derived one स्टोर बजट - व्युत्पन्न

 

Stores Budget - Derived one

  • Derive means obtain something from

  • The term "Derived Budget" underscores the fact that this is not created in isolation but is a synthesis of the projected demands of multiple stakeholders within the railway system.

  • In Indian Railways, the Stores Budget is often referred to as a "Derived Budget" because it is formulated based on the projected requirements and consumption patterns of various departments and projects. 

  • Unlike other budgets that may be prepared independently, the Stores Budget is inherently dependent on the anticipated needs of different operational and maintenance activities across the railway network. 

MCQ on Derived Budget in CBT

Stores budget is a 'derived' budget because ________________  (AFA LDCE 2023 & AFA 70% 2023) 


  1. Stores department does not have its own budget

  2. Stores department budgets for all other departments

  3. All revenue and workshop stock items requirements are compiled in Stores budget 

  4. All of the above 


D. All of the above is the correct answer. 





स्टोर बजट - व्युत्पन्न

व्युत्पन्न का अर्थ है किसी चीज़ से प्राप्त करना

"व्युत्पन्न बजट" शब्द इस तथ्य को रेखांकित करता है कि इसे अलग से नहीं बनाया जाता है, बल्कि यह रेलवे प्रणाली के भीतर कई हितधारकों की अनुमानित मांगों का संश्लेषण है।

भारतीय रेलवे में, स्टोर बजट को अक्सर "व्युत्पन्न बजट" के रूप में संदर्भित किया जाता है क्योंकि इसे विभिन्न विभागों और परियोजनाओं की अनुमानित आवश्यकताओं और खपत पैटर्न के आधार पर तैयार किया जाता है।

अन्य बजटों के विपरीत जिन्हें स्वतंत्र रूप से तैयार किया जा सकता है, स्टोर बजट स्वाभाविक रूप से रेलवे नेटवर्क में विभिन्न परिचालन और रखरखाव गतिविधियों की प्रत्याशित आवश्यकताओं पर निर्भर करता है।


CBT में व्युत्पन्न बजट पर MCQ


स्टोर बजट एक 'व्युत्पन्न' बजट है क्योंकि ________________ (AFA LDCE 2023 और AFA 70% 2023)


स्टोर विभाग का अपना बजट नहीं होता है

अन्य सभी विभागों के लिए स्टोर विभाग बजट

सभी राजस्व और कार्यशाला स्टॉक आइटम आवश्यकताओं को स्टोर बजट में संकलित किया जाता है

उपर्युक्त सभी


D. उपरोक्त सभी सही उत्तर है।


Thursday, December 5, 2024

EMD & SD in Stores - Differences between

                                        


                                    
  Differences between EMD & SD in Stores 

EMD 

Earnest Money Deposit

SD

Security Deposit

Calculated on 

Tender Value

Contract value 

Rounded off to nearest higher

Rs. 10

Rs. 10

Up to Rs. 25 Lakhs

Nil

Nil

 

Rs. 25 Lakhs to Rs. 50 Crore

2%

5%

Maximum is Rs.20 Lakhs

Maximum is Rs. 50 Lahs

Above Rs. 50 Crore

Fixed Rs. 50 Lakhs

Fixed Rs. 1 Crore

(Global Tenders - No ceiling)

Valid for 

Final bid validity period plus 45 days 

Date of completion of all contractual obligations plus 60 days

If not submitted

Offers shall be summarily rejected

The EMD shall be forfeited and case be dealt with as that of withdrawal of offer by the Tenderer as per extant instructions

EMD 

Earnest Money Deposit

SD

Security Deposit

Forfeit 

If withdraws the Offer within validity  or 

If not submit the balance SD within 21 days in case of awarding the Stores contract

In case of failure by the Supplier to meet deliveries for any lot, Railway may cancel the Contract for default part by forfeiting SD commensurate to that lot

Exempted cases

1.Up to Rs. 25 Lakhs 

2. Govt Depts

3. Other Railways

4. Indian Ordnance factories

5. Railway PSUs

6. MSEs

1.Up to Rs. 25 Lakhs 

2. Govt Depts

3. Other Railways

4. Indian Ordnance factories

5. Railway PSUs

Exempted for Single Tender / PAC items

Hqrs: 

1. Personal Approval of TAA, not below the level of PCMM.

2. Finance concurrence not required

3. Decided on case to case basis 

4. Suitably incorporated in the Tender conditions

Field Units: 

1. Personal approval of TAA, but not below the SAG level 

2. Finance concurrence is required

3. Decided on case to case basis

4. Suitably incorporated in the Tender conditions

Hqrs: 

1. Personal Approval of TAA, not below the level of PCMM.

2. Finance concurrence not required

3. Decided on case to case basis 

4. Suitably incorporated in the Tender conditions

Field Units: 

1. Personal approval of TAA, but not below the SAG level 

2. Finance concurrence is required

3. Decided on case to case basis

4. Suitably incorporated in the Tender conditions

Debarment - exemption in case of False declaration 

6 Months

6 Months



Note: 

  1. In exceptional cases, Railways reserves the right to increase the upper ceiling of Security Deposit, up to 10% of the contract value.
  2. SD clause is applicable - Risk purchase clause shall not be applicable 
  3. SD clause is not applicable - Risk purchase clause shall be applicable 

 

LD – Liquidated damages for delayed supply

 

  • 0.5 % of the price of stores per week or part of the week of delay

 

  • Upper limit – 10% of the value of contract (irrespective of delays)

 

end