Standards / canons of financial propriety
Para No. 116 of Financial Code
Rule No. 21 of GFR ( General Financial Rules) of Dept. of Expenditure, Ministry of Finance, Govt. of India.
All sanctioning authorities must pay due regard these rules/principles while exercising their financial powers. There is a misnomer, that these are the norms to be followed by financial authorities (Finance officers). But it is not correct. All Executives/Officers as sanctioning authorities are conscious of these standards.
Every Officer should also enforce financial order and strict economy at every step and see that all relevant financial rules and regulations are observed, by his own office and by subordinate disbursing officers.
KEYWORD – P - V A - C A
1. The expenditure should not prima facie be more than the occasion demands.
Prima facie means "at first sight" or "on the face of it." An expenditure should be so reasonable that it does not appear excessive even before any detailed examination.
Meaning: The amount spent must be reasonable, necessary, and proportionate to the purpose. Excessive expenditure that appears unjustifiable at first sight should be avoided.
Example:
If a proposal is made to purchase a single office chair for ₹10 lakh, it is prima facie excessive. Even without conducting a detailed inquiry, it is obvious that such expenditure is disproportionate to the requirement and violates the canon of financial propriety.
2. That every Government servant should exercise' the same vigilance in respect of expenditure incurred from public moneys as a person of ordinary prudence would exercise in respect of the expenditure of his own money.
Meaning: Public money should be spent with the same degree of care, economy, and responsibility as one would exercise while spending personal money. Negligence or extravagance is not permissible.
Example: Before purchasing a computer using Government funds, the officer should compare prices, verify the actual requirement, assess quality, and ensure value for money—just as a prudent person would do before purchasing a computer with personal savings.
3. No authority should exercise its powers of sanctioning expenditure to pass an order which will be directly or indirectly to its own advantage.
Meaning: A sanctioning authority must remain impartial and free from conflict of interest. No expenditure should be sanctioned if it results, or appears likely to result, in any personal gain—directly or indirectly—to the sanctioning authority or its associates.
No authority should sanction expenditure if the decision would result in any direct or indirect personal benefit to itself or to persons connected with it.
Example: An officer should not approve the purchase of goods by prescribing specifications that unfairly favour a firm owned by the officer, a family member, or a close associate. Such a sanction creates a conflict of interest and violates the canon of financial propriety.
4. Public moneys should not be utilized for the benefit of a particular person or section of the community unless-
a. the amount of expenditure involved is insignificant ; or
b. a claim for the amount could be enforced in a court of law ; or
c. the expenditure is in pursuance of a recognized policy or custom.
Meaning: Public funds are intended for public purposes. They should not be used to benefit specific individuals or groups unless the expenditure falls under one of the three recognized exceptions.
Examples
(a) Amount of expenditure is insignificant
Providing a glass of drinking water or a cup of tea to a visitor attending an official meeting involves only a negligible expenditure and is permissible.
(b) Claim enforceable in a court of law
Payment of compensation awarded by a court to a contractor for breach of contract is permissible because the Government is legally bound to make the payment.
(c) Expenditure in pursuance of a recognized policy or custom
Policy → Expenditure under an approved Government scheme or programme (e.g., travel concessions, subsidies, welfare schemes).
Custom → Expenditure incurred in accordance with a long-established Government ceremonial or traditional practice, such as presenting Pattu Vastralu (silk robes) at Tirumala Balaji Temple in AP or a Chadar at Ajmer Sharif in Rajasthan
5. The amount of allowances, such as travelling allowances, granted to meet expenditure of a particular type, should be so regulated that the allowances are not on the whole sources of profit to the recipients.
Allowances should be fixed only to compensate for actual or expected expenditure incurred while performing official duties. They should not become a source of financial gain or profit to the recipient.
Example: A Railway employee on official tour receives Travelling Allowance (TA) to meet travel, lodging, and daily expenses. The allowance should be reasonable and should only reimburse these expenses. It should not be fixed at a level that enables the employee to make a profit from the tour.
Accounts / Audit officers shall also be responsible for watching that the above principles are strictly observed or not.
Key Takeaways - for MCQ
Para No. 116 of Finance Code Volume One
Rule 21 of GFR
GFR stands for General Financial Rules
GFR - issued by Dept of Expenditure, Ministry of Finance
KEYWORD – P - V A - C A ( P Stands for Prima facie, V stands for Vigilance, A stands for Advantageous C stands for Community & A stands for Allowance.
Accounts / Audit officers shall also be responsible for watching that the above principles are strictly observed or not.
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वित्तीय औचित्य के मानक/नियम
वित्तीय संहिता की धारा 116 के लिए
व्यय विभाग, वित्त मंत्रालय, भारत सरकार के जीएफआर (सामान्य वित्तीय नियम) का नियम संख्या 21।
सभी मंजूरी देने वाले अधिकारियों को अपनी वित्तीय शक्तियों का प्रयोग करते समय इन नियमों/सिद्धांतों का उचित ध्यान रखना चाहिए। यह एक गलत धारणा है कि ये वित्तीय अधिकारियों (वित्त अधिकारियों) द्वारा पालन किए जाने वाले मानदंड हैं। लेकिन यह सही नहीं है। मंजूरी देने वाले अधिकारियों के रूप में सभी कार्यपालिका/अधिकारी इन मानकों से अवगत हैं।
प्रत्येक अधिकारी को हर कदम पर वित्तीय व्यवस्था और सख्त मितव्ययिता लागू करनी चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि उसके अपने कार्यालय और अधीनस्थ संवितरण अधिकारियों द्वारा सभी प्रासंगिक वित्तीय नियमों और विनियमों का पालन किया जाए।
मुख्य शब्द – पी - वी ए - सी ए
1. खर्च इतना नहीं होना चाहिएप्रथम दृष्टयाअवसर की अपेक्षा से कहीं अधिक बनो।
प्रथम दृष्टया मतलब "पहली नज़र में" या "ऊपर - ऊपर से।"खर्च इतना उचित होना चाहिए कि विस्तृत जांच से पहले भी वह अत्यधिक न लगे।
अर्थ:खर्च की गई राशि अवश्य होनी चाहिएउचित, आवश्यक और आनुपातिकउद्देश्य के अनुरूप। ऐसे अत्यधिक खर्च से बचना चाहिए जो पहली नजर में अनुचित प्रतीत होता हो।
उदाहरण:
यदि किसी एक ऑफिस कुर्सी को खरीदने का प्रस्ताव रखा जाता है₹10 लाख, यह है प्रथम दृष्टयायह अत्यधिक है। विस्तृत जांच किए बिना भी यह स्पष्ट है कि ऐसा व्यय आवश्यकता के अनुपात में नहीं है और वित्तीय औचित्य के सिद्धांतों का उल्लंघन करता है।
2. प्रत्येक सरकारी कर्मचारी को समान कर्तव्य का पालन करना चाहिए।सतर्कतासार्वजनिक धन से किए गए व्यय के संबंध मेंधनजिस प्रकार एक सामान्य विवेकशील व्यक्ति अपने धन के व्यय के संबंध में विवेक का प्रयोग करता है।
अर्थ:सार्वजनिक धन का उपयोग इस प्रकार किया जाना चाहिएसमान स्तर की देखभाल, मितव्ययिता और जिम्मेदारीजैसे कोई व्यक्ति निजी धन खर्च करते समय सावधानी बरतता है। लापरवाही या फिजूलखर्ची स्वीकार्य नहीं है।
उदाहरण: सरकारी निधि का उपयोग करके कंप्यूटर खरीदने से पहले, अधिकारी को कीमतों की तुलना करनी चाहिए, वास्तविक आवश्यकता को सत्यापित करना चाहिए, गुणवत्ता का आकलन करना चाहिए और पैसे के मूल्य को सुनिश्चित करना चाहिए - ठीक उसी तरह जैसे एक समझदार व्यक्ति अपनी निजी बचत से कंप्यूटर खरीदने से पहले करता है।
3. कोई भी प्राधिकरण व्यय को मंजूरी देने की अपनी शक्तियों का प्रयोग ऐसे आदेश पारित करने के लिए नहीं करेगा जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से उसके स्वयं के हित में हो।फ़ायदा.
अर्थ:एक मंजूरी देने वाला प्राधिकरण अवश्य बना रहना चाहिएनिष्पक्ष और हितों के टकराव से मुक्तकिसी भी व्यय को तब तक स्वीकृत नहीं किया जाना चाहिए जब तक कि उससे स्वीकृत करने वाले प्राधिकरण या उसके सहयोगियों को प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से कोई व्यक्तिगत लाभ न हो, या होने की संभावना न हो।
यदि निर्णय से निम्नलिखित परिणाम होंगे तो किसी भी प्राधिकरण को व्यय को मंजूरी नहीं देनी चाहिए:कोई भी प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष व्यक्तिगत लाभस्वयं को या इससे जुड़े व्यक्तियों को।
उदाहरण: किसी अधिकारी को ऐसी शर्तें निर्धारित करके माल की खरीद को मंजूरी नहीं देनी चाहिए जो अधिकारी, उसके परिवार के सदस्य या किसी करीबी सहयोगी के स्वामित्व वाली फर्म को अनुचित रूप से लाभ पहुंचाती हों। ऐसा करने से अनुचित लाभ होता है।एक ऐसी स्थिति जिसमें सरकारी अधिकारी का निर्णय उसकी व्यक्तिगत रूचि से प्रभावित होऔर यह वित्तीय औचित्य के सिद्धांतों का उल्लंघन करता है।
4. सार्वजनिक धन का उपयोग किसी विशेष व्यक्ति या वर्ग के लाभ के लिए नहीं किया जाना चाहिए।समुदाय जब तक-
ए. इसमें शामिल व्यय की राशि नगण्य है; या
ख. उस राशि के लिए दावा कानून की अदालत में लागू किया जा सकता है; या
ग. व्यय किसी मान्यता प्राप्त नीति या प्रथा के अनुसरण में किया जाता है।
अर्थ:सार्वजनिक निधियों का उद्देश्य हैसार्वजनिक प्रयोजनइनका उपयोग विशिष्ट व्यक्तियों या समूहों को लाभ पहुंचाने के लिए नहीं किया जाना चाहिए, जब तक कि व्यय तीन मान्यता प्राप्त अपवादों में से किसी एक के अंतर्गत न आता हो।
उदाहरण
(क) व्यय की राशि नगण्य है
प्रदान करनाएक गिलास पीने का पानी या एक कप चायकिसी आधिकारिक बैठक में भाग लेने वाले आगंतुक के लिए यह खर्च नगण्य होता है और इसकी अनुमति है।
(ख) न्यायालय में लागू करने योग्य दावा
इसका भुगतान अदालत द्वारा दिया गया मुआवजाकिसी ठेकेदार को अनुबंध के उल्लंघन के लिए भुगतान करना अनुमेय है क्योंकि सरकार कानूनी रूप से भुगतान करने के लिए बाध्य है।
(ग) किसी मान्यता प्राप्त नीति या प्रथा के अनुसरण में किया गया व्यय
नीति → सरकार द्वारा अनुमोदित योजना या कार्यक्रम के अंतर्गत किया गया व्यय (उदाहरण के लिए, यात्रा रियायतें, सब्सिडी, कल्याणकारी योजनाएं)।
प्रथा → सरकार द्वारा लंबे समय से चली आ रही किसी औपचारिक या पारंपरिक प्रथा के अनुसार किया गया व्यय, जैसे आंध्र प्रदेश के तिरुमाला बालाजी मंदिर में पट्टू वस्त्रालु (रेशमी वस्त्र) भेंट करना या राजस्थान के अजमेर शरीफ में चादर भेंट करना।
5. की राशि भत्तायात्रा भत्ते जैसी चीजें, जो किसी विशेष प्रकार के व्यय को पूरा करने के लिए दी जाती हैं, उन्हें इस प्रकार विनियमित किया जाना चाहिए कि ये भत्ते कुल मिलाकर प्राप्तकर्ताओं के लिए लाभ का स्रोत न हों।
भत्ते केवल तभी निर्धारित किए जाने चाहिए जबवास्तविक या अपेक्षित व्यय की भरपाई करनाआधिकारिक कर्तव्यों के निर्वहन के दौरान हुए नुकसान। उन्हेंवित्तीय लाभ या मुनाफे का स्रोत न बनेंप्राप्तकर्ता को।
उदाहरण: आधिकारिक दौरे पर गए एक रेलवे कर्मचारी कोयात्रा भत्ता (टीए)यात्रा, आवास और दैनिक खर्चों को पूरा करने के लिए भत्ता उचित होना चाहिए और केवल इन्हीं खर्चों की भरपाई के लिए दिया जाना चाहिए। यह भत्ता इतना अधिक नहीं होना चाहिए कि कर्मचारी को यात्रा से लाभ कमाने की अनुमति मिल सके।
लेखा/लेखा अधिकारी यह सुनिश्चित करने के लिए भी जिम्मेदार होंगे कि उपरोक्त सिद्धांतों का कड़ाई से पालन किया जा रहा है या नहीं।
बहुविकल्पीय प्रश्न के लिए मुख्य बिंदु
वित्त संहिता खंड एक का अनुच्छेद 116
जीएफआर का नियम 21
जीएफआर का मतलब जनरल फाइनेंशियल रूल्स है।
जीएफआर - व्यय विभाग, वित्त मंत्रालय द्वारा जारी किया गया
मुख्य शब्द – पी - वी ए - सी ए (P का अर्थ है प्रथम दृष्टया, V का अर्थ है सतर्कता, A का अर्थ है लाभप्रद, C का अर्थ है समुदाय और A का अर्थ है भत्ता।)
लेखा/लेखा अधिकारी यह सुनिश्चित करने के लिए भी जिम्मेदार होंगे कि उपरोक्त सिद्धांतों का कड़ाई से पालन किया जा रहा है या नहीं।
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