Utilisation of Station Receipts for Departmental Expenditure
IRCM Volume II Paragraph 2425
Rule Position
• Normal rule: Entire station collection - cash, cheques, etc. - to be remitted to the Cash Office.
• Exception: Withdrawal from station earnings only for the 38 authorised items.
• Conditions: Competent authority + proper voucher/pay order/cheque/requisition + correct accountal.
• Responsibility: Irregular withdrawal may result in personal responsibility and disciplinary action.
Authorised Withdrawals Items 1 to 38
1. Cheque of Financial Adviser and Chief Accounts Officer/authorised officer in favour of Chief Cashier.
2. Payment of Wages Act cases where Accounts pre-check/payment is not possible in time.
3. Wages unpaid by Pay Clerks within 10 days after the wage period.
4. Handling charges where Station Master is the goods-handling contractor.
5. Pay orders for loss/damage compensation claims - up to Rs.10,000 per case in the manual.
6. Refund of fares/freight against competent-authority documents.
7. Refund of wagon-registration fees.
8. Departmental expenditure due to floods, accidents, earthquakes, etc.
9. Transshipment handling charges due to accidents, hot axles, etc.
10. Surveyor fee for damaged consignments - up to Rs.250 per case in the manual.
11. Decretal/settlement amount to avoid court execution or release legal attachment.
12. Refund of deposit taken for value of perishable consignments - see Para 961.
13. Refund of Rs.5 deposit to licensed porters, as stated in the manual.
14. Cost of obtaining court decree/judgment for urgent appeal - with Head of Department orders.
15. Transport of sick/wounded persons to hospital where ambulance is unavailable.
16. Emergency casual labour when handling contractor fails; subsequent Head of Department approval.
17. Special-catering expenses when imprest is exhausted - emergency and officer’s authority.
18. Cash payment to staff under the compensation provisions referred to in the manual.
19. Refund on unused/partly used tickets, including difference due to AC failure.
20. Salary of Travelling Inspectors of Station Accounts against cheques.
21. Earnest-money refund to unsuccessful bidders in specified unclaimed/lost-property auctions.
22. Ex-gratia payment to persons involved in train accidents.
23. Emergency travelling-allowance advance, e.g. court attendance at short notice.
24. Refund of locker-hiring security deposits.
25. Reward for assistance in unauthorised chain-pulling cases.
26. Refund of Quick Transit Service charges.
27. Railway Minister’s Welfare and Relief Fund grants through station-encashable pay orders.
28. Commission to halt agents.
29. Departmental catering - purchase of perishables.
30. Pay orders of railway cooperative credit societies/banks against fortnightly deposits.
31. Commission to vendors/bearers engaged on commission basis.
32. Spot daily allowance to public witnesses in vigilance departmental enquiries.
33. Coolie hire for delivery of public telegrams, where indicated.
34. Immediate relief to family of a non-gazetted employee dying in service.
35. Advance to running staff marooned by breach of communications.
36. Sanctioned Provident Fund payment/advance for funeral expenses at a roadside station.
37. Shrouds for railway-accident victims - up to Rs.10 per case in the manual; prescribed voucher.
38. Vehicle-hiring conveyance charges for depositing Government cash in banks.
Important Notes
• Voluntary resignation/own-request departure - wages through normal pay sheets, not station earnings.
• Travelling allowance is not part of wages; normal procedure applies unless Item 23 specifically covers the emergency.
• Item 16 emergency casual labour - subsequent approval of Head of Department required.
• Old monetary limits in the manual - verify latest specific sanction/delegation before payment.
Emergency and Accident Withdrawal Procedure
1 Withdrawal Nominated supervisory official only; written requisition.
2 Requisition Amount, purpose, expenditure head, Accounting Authority and Controlling Officer.
3 Copies Triplicate: record copy; Station Master copy; Divisional Finance Manager copy.
4 Countersignature Divisional Officer of the department - personal countersignature.
5 Proof Paid vouchers + payee acquittance + revenue stamp, wherever due.
6 Time limit Documents to Accounts within 15 days of withdrawal.
7 Returns Monthly return by executives; divisional compilation by Commercial Department.
Accounting and Audit Controls
• Purpose must exactly match an authorised item.
• Station cash record and remittance account - distinct entry.
• Correct accounting head and Accounting Authority.
• Station Master acknowledgement + payee acquittance.
• Complete audit trail: authority, requisition, voucher and supporting proof.
• No splitting of payments or vague emergency description.
LDCE Quick Revision
General rule Remit entire station collection.
Permitted cases 38 items only.
Item 8 Flood/accident/earthquake departmental expenditure.
Item 19 Ticket refund, including difference due to AC failure.
Item 22 Train-accident ex-gratia.
Item 38 Vehicle hire for bank deposit of Government cash.
Emergency papers Triplicate requisition + personal countersignature.
Submission Paid vouchers to Accounts within 15 days.
Important Sources
• Indian Railways Commercial Manual, Volume II - Paragraph 2425.
• Railway Board Commercial Circular No. 46 of 2015 dated 20 August 2015.
• Joint Commercial and Accounts Procedural Order No. 1 of 1990 - emergency withdrawal procedure.
विभागीय व्यय के लिए स्टेशन की प्राप्तियों का उपयोग
आईआरसीएम खंड II अनुच्छेद 2425
नियम स्थिति
• सामान्य नियम: स्टेशन से प्राप्त संपूर्ण राशि - नकद, चेक आदि - कैश ऑफिस में जमा करनी होगी।
• अपवाद: स्टेशन की आय से केवल 38 अधिकृत वस्तुओं के लिए ही निकासी की जा सकती है।
• शर्तें: सक्षम प्राधिकारी + उचित वाउचर/भुगतान आदेश/चेक/मांग पत्र + सही लेखा संबंधी जानकारी।
• जिम्मेदारी: अनियमित निकासी के परिणामस्वरूप व्यक्तिगत जिम्मेदारी और अनुशासनात्मक कार्रवाई हो सकती है।
अधिकृत निकासी मद 1 से 38
1. वित्तीय सलाहकार और मुख्य लेखा अधिकारी/अधिकृत अधिकारी द्वारा मुख्य कैशियर के पक्ष में जारी किया गया चेक।
2. वेतन भुगतान अधिनियम के तहत ऐसे मामले जहां खातों की पूर्व-जांच/भुगतान समय पर संभव नहीं है।
3. वेतन अवधि समाप्त होने के 10 दिनों के भीतर वेतन क्लर्कों द्वारा भुगतान न किया गया वेतन।
4. माल ढुलाई शुल्क उस स्थिति में लागू होगा जब स्टेशन मास्टर माल ढुलाई ठेकेदार हो।
5. नियमावली में हानि/क्षतिपूर्ति दावों के लिए भुगतान आदेश दिए गए हैं - प्रति मामले 10,000 रुपये तक।
6. सक्षम प्राधिकारी द्वारा जारी दस्तावेजों के आधार पर किराए/माल भाड़े की वापसी।
7. वैगन पंजीकरण शुल्क की वापसी।
8. बाढ़, दुर्घटनाओं, भूकंप आदि के कारण विभागीय व्यय।
9. दुर्घटनाओं, गर्म एक्सल आदि के कारण होने वाले माल ढुलाई शुल्क।
10. क्षतिग्रस्त माल की जांच के लिए सर्वेक्षक शुल्क - नियमावली में प्रति मामले 250 रुपये तक निर्धारित है।
11। अदालती कार्रवाई से बचने या कानूनी कुर्की को हटाने के लिए डिक्री/समझौते की राशि।
12. नाशवान माल की खेप के मूल्य के लिए ली गई जमा राशि की वापसी - पैरा 961 देखें।
13. नियमावली में बताए अनुसार, लाइसेंस प्राप्त पोर्टरों को 5 रुपये की जमा राशि वापस कर दी जाएगी।
14. विभागाध्यक्ष के आदेशों के साथ तत्काल अपील के लिए न्यायालय का निर्णय/फैसला प्राप्त करने की लागत।
15. यदि एम्बुलेंस उपलब्ध न हो तो बीमार/घायल व्यक्तियों को अस्पताल ले जाना।
16. ठेकेदार से संपर्क करने में विफलता होने पर आपातकालीन अस्थायी श्रम; विभाग प्रमुख की बाद में स्वीकृति।
17. अग्रिम राशि समाप्त हो जाने पर विशेष खानपान संबंधी व्यय - आपातकालीन स्थिति और अधिकारी का अधिकार।
18. नियमावली में उल्लिखित क्षतिपूर्ति प्रावधानों के तहत कर्मचारियों को नकद भुगतान।
19. एसी की खराबी के कारण हुए अंतर सहित, अप्रयुक्त/आंशिक रूप से उपयोग किए गए टिकटों पर रिफंड।
20. स्टेशन लेखा विभाग के यात्रा निरीक्षकों का वेतन चेक के माध्यम से।
21. निर्दिष्ट लावारिस/खोई हुई संपत्ति की नीलामी में असफल बोलीदाताओं को बयाना राशि की वापसी।
22. ट्रेन दुर्घटनाओं में शामिल व्यक्तियों को अनुग्रह राशि का भुगतान।
23. आपातकालीन यात्रा भत्ता अग्रिम, उदाहरण के लिए, कम समय के नोटिस पर अदालत में पेश होना।
24. लॉकर किराए पर लेने के लिए जमा की गई सुरक्षा राशि की वापसी।
25. अनधिकृत चेन-पुलिंग मामलों में सहायता करने पर इनाम दिया जाएगा।
26. क्विक ट्रांजिट सर्विस शुल्क की वापसी।
27. रेल मंत्री कल्याण एवं राहत कोष के तहत स्टेशनों पर भुनाए जा सकने वाले वेतन आदेशों के माध्यम से अनुदान प्रदान किया जाता है।
28. एजेंटों को रोकने के लिए आयोग।
29. विभागीय खानपान - नाशवान वस्तुओं की खरीद।
30. रेलवे सहकारी ऋण समितियों/बैंकों के पाक्षिक जमा के बदले भुगतान आदेश।
31. कमीशन के आधार पर नियुक्त विक्रेताओं/धारकों को कमीशन।
32. सतर्कता विभाग की जांच में सार्वजनिक गवाहों को मौके पर दैनिक भत्ता।
33. जहां आवश्यक हो, सार्वजनिक टेलीग्राम पहुंचाने के लिए कुली किराए पर लिए जाएंगे।
34. सेवा के दौरान निधन हो जाने वाले गैर-राजपत्रित कर्मचारी के परिवार को तत्काल राहत प्रदान करना।
35. संचार व्यवस्था में सेंध लगने के कारण फंसे हुए कर्मचारियों को कार्य संचालन के लिए आगे भेजा जाए।
36. सड़क किनारे स्थित स्टेशन पर अंतिम संस्कार के खर्चों के लिए स्वीकृत भविष्य निधि भुगतान/अग्रिम भुगतान।
37. रेल दुर्घटना पीड़ितों के लिए कफ़न - नियमावली में प्रति मामले 10 रुपये तक; निर्धारित वाउचर।
38. सरकारी नकदी को बैंकों में जमा करने के लिए वाहन किराए पर लेने का परिवहन शुल्क।
महत्वपूर्ण नोट्स
• स्वैच्छिक त्यागपत्र/स्वयं की इच्छा से प्रस्थान - वेतन सामान्य वेतन पत्रक के माध्यम से दिया जाएगा, न कि स्टेशन की आय के आधार पर।
• यात्रा भत्ता वेतन का हिस्सा नहीं है; सामान्य प्रक्रिया लागू होती है जब तक कि मद 23 विशेष रूप से आपात स्थिति को कवर न करे।
• मद 16 आपातकालीन अस्थायी श्रमिक - विभाग प्रमुख की बाद में स्वीकृति आवश्यक है।
• नियमावली में दी गई पुरानी मौद्रिक सीमाएं - भुगतान करने से पहले नवीनतम विशिष्ट स्वीकृति/प्रतिनिधित्व की पुष्टि करें।
आपातकालीन और दुर्घटना निकासी प्रक्रिया
1 निकासी केवल नामित पर्यवेक्षक अधिकारी ही आवेदन कर सकते हैं; लिखित अनुरोध आवश्यक है।
2 मांग राशि, उद्देश्य, व्यय मद, लेखा प्राधिकारी और नियंत्रक अधिकारी।
3 प्रतियां तीन प्रतियां: रिकॉर्ड की प्रति; स्टेशन मास्टर की प्रति; मंडल वित्त प्रबंधक की प्रति।
4 प्रतिहस्ताक्षर विभाग के संभागीय अधिकारी - व्यक्तिगत प्रतिहस्ताक्षर।
5 सबूत भुगतान किए गए वाउचर + भुगतानकर्ता की रसीद + राजस्व डाक टिकट, जहां भी लागू हो।
6 समय सीमा निकासी के 15 दिनों के भीतर खातों में दस्तावेज जमा करें।
7 रिटर्न अधिकारियों द्वारा मासिक रिपोर्ट; वाणिज्य विभाग द्वारा संभागीय संकलन।
लेखांकन और लेखापरीक्षा नियंत्रण
• उद्देश्य किसी अधिकृत वस्तु से बिल्कुल मेल खाना चाहिए।
• स्टेशन कैश रिकॉर्ड और प्रेषण खाता - अलग-अलग प्रविष्टि।
• सही लेखा प्रमुख और लेखा प्राधिकारी।
• स्टेशन मास्टर की पावती + भुगतान प्राप्तकर्ता की स्वीकृति।
• संपूर्ण ऑडिट ट्रेल: प्राधिकरण, अनुरोध, वाउचर और सहायक प्रमाण।
• भुगतान को किस्तों में बांटने या आपातकालीन स्थिति का अस्पष्ट विवरण देने की अनुमति नहीं है।
एलडीसीई त्वरित पुनरावलोकन
सामान्य नियम स्टेशन से प्राप्त पूरी राशि जमा करें।
अनुमत मामले केवल 38 आइटम।
आइटम 8 बाढ़/दुर्घटना/भूकंप के कारण होने वाले विभागीय व्यय।
आइटम 19 एसी खराब होने के कारण हुए अंतर सहित टिकट का रिफंड।
आइटम 22 ट्रेन दुर्घटना के लिए मुआवजा।
आइटम 38 सरकारी धनराशि को बैंक में जमा करने के लिए वाहन किराए पर लेना।
आपातकालीन कागजात तीन प्रतियों में अनुरोध पत्र + व्यक्तिगत हस्ताक्षर।
जमा करना वाउचर का भुगतान 15 दिनों के भीतर खातों में कर दिया गया।
महत्वपूर्ण स्रोत
• भारतीय रेलवे वाणिज्यिक नियमावली, खंड II - अनुच्छेद 2425।
• रेलवे बोर्ड वाणिज्यिक परिपत्र संख्या 46, 2015, दिनांक 20 अगस्त 2015।
• संयुक्त वाणिज्यिक एवं लेखा प्रक्रिया आदेश संख्या 1 वर्ष 1990 - आपातकालीन निकासी प्रक्रिया।
