Stores Suspense Accounts
भंडार उचंत खाते
Indian Railways is a large transport organisation. It is required to procure or manufacture and stock various items needed for the regular maintenance and upkeep of its services. The stores procured are capital-intensive and are stocked in depots located at different places across the Railways.
Materials received at depots are initially held in stock and subsequently issued to the consuming departments. Therefore, their cost cannot be charged immediately to the final heads of account. Hence, Stores Suspense Accounts are maintained to record such transactions temporarily and monitor their eventual clearance.
The various Suspense Accounts maintained in Stores are as follows:
1. Stores-in-Stock Account
This Suspense Account is maintained depot-wise. It accounts for materials received, inspected and taken into account in the depot.
On receipt and accountal of materials, a Receipt Note is prepared. It forms the basis for debiting this account.
Accounting entry:
Stores-in-Stock A/c Dr
To Purchase Suspense A/c Cr
When materials are issued by the depot to a consuming department, an Issue Note is prepared and the Stores-in-Stock Account is credited.
Accounting entry:
Revenue Demand/Work Concerned Dr
To Stores-in-Stock A/c Cr
2. Purchase Suspense Account
When materials are supplied to a depot, the supplier receives a copy of the Receipt Note, which is essential for claiming payment.
While the depot accounts for the materials, payment is made by the Accounts Office. Therefore, transactions in which materials have been received but payment is yet to be made are routed through the Purchase Suspense Account.
When the Accounts copy of the Receipt Note is received in the Purchase Section, the Purchase Suspense Account is credited. When the supplier’s bill is received, passed and paid, this account is debited.
Accounting entry at the time of payment:
Purchase Suspense A/c Dr
To Cheques and Bills A/c Cr
The above entry represents payment made after receipt of materials. However, in certain cases, advance payment may be made to suppliers. In such cases, the Purchase Suspense Account is first debited, with a corresponding credit to the Cheques and Bills Account.
On receipt and accountal of the materials, the Receipt Note forms the basis for crediting Purchase Suspense against the debit already raised for the advance payment.
Normally, a healthy balance in the Purchase Suspense Account is a credit balance. However, a debit balance may arise when payment has been made to the supplier, but the materials have not yet been received and accounted for by the depot.
3. Stores-in-Transit Account
Stores are normally stocked in depots for issue to consuming departments. However, stores may sometimes be transferred from one depot to another, either within the same Zonal Railway or between different Zonal Railways.
For example, if ABC Depot transfers materials to PQR Depot, the transaction is recorded as follows:
Stores-in-Stock A/c – PQR Depot Dr
To Stores-in-Stock A/c – ABC Depot Cr
Sometimes, the receiving depot may receive the relevant vouchers, but the actual materials may not have reached the depot due to delay in transit. In such cases, the receiving depot, namely PQR Depot, operates a temporary Suspense Account called the Stores-in-Transit Account.
Accounting entry:
Stores-in-Transit A/c – PQR Depot Dr
To Stores-in-Stock A/c – PQR Depot (–) Dr
On actual receipt of the materials by the depot, the Stores-in-Transit Account is reversed as follows:
Stores-in-Stock A/c – PQR Depot Dr
To Stores-in-Transit A/c – PQR Depot Cr
4. Stock Adjustment Account
This Suspense Account is operated to record differences arising from the following:
1. Variations in stock noticed during:
Periodical Accounts Stock Verification.
Departmental Stock Verification.
2. Variations in the price of stock due to:
Changes in the prices of products purchased from the market.
Changes in the prices of products manufactured in workshops.
3. Difference between:
The book value of scrap and the actual value realised from its sale.
4. Miscellaneous items:
Differences arising from loss, theft, obsolescence, etc.
Other miscellaneous differences.
Loss arising from the classification of new materials as second-hand materials.
Rounding-off differences.
Value brought into the books through Depot Stock Sheets pending receipt of vouchers.
Debits and credits to this account are posted separately and reconciled regularly to ensure that the balance under this Suspense Account is cleared every six months.
All small-value items for which retention in the Stock Adjustment Account serves no useful purpose should be cleared to the appropriate final heads of account.
Items remaining uncleared at the end of each quarter should be reported to the General Manager for orders regarding the heads of account to which they should be debited or credited. This reporting is not necessary if an advance enquiry establishes that the items are likely to be cleared within the next one or two months.
5. Miscellaneous Advances (Capital)
Some stores held in stock are not ready for direct consumption by users. They are in the form of raw materials and must be issued for fabrication before being supplied to users.
The value of such materials issued for fabrication is temporarily booked under the Suspense Head Miscellaneous Advances (Capital)—MAC.
The value of raw materials issued for fabrication is debited to MAC, with a corresponding credit to the Stores-in-Stock Account of the depot.
Miscellaneous Advances (Capital) A/c Dr
To Stores-in-Stock A/c Cr
When the fabricated materials are issued to users, the value of the finished product, including fabrication charges, is credited to MAC, with a corresponding debit to the user department.
User Department A/c Dr
To Miscellaneous Advances (Capital) A/c Cr
As the credit to MAC includes fabrication charges and is therefore higher than the original debit, the difference is cleared through payment of the fabrication charges.
6. Sales Suspense Account
The operation of the Sales Suspense Account is opposite to that of the Purchase Suspense Account. While the Purchase Suspense Account is credited with the value of materials received, the Sales Suspense Account is credited with the amount received from the sale of scrap.
When scrap is sold through auction, the Earnest Money Deposit (EMD) and Balance Sale Value (BSV) paid by the successful bidder are initially credited to the Sales Suspense Account. This is necessary because there is usually a time gap between the sale of scrap and the actual delivery of materials to the purchaser.
On receipt of the Money Cash Receipt for EMD/BSV:
Remittance into Bank A/c Dr
To Sales Suspense A/c Cr
On receipt of the Issue Note confirming delivery:
Sales Suspense A/c Dr
To Stores-in-Stock (Scrap) A/c Cr
The Sales Suspense Account should normally have a credit balance.
A debit balance in the Sales Suspense Account may indicate either:
Materials were delivered without receipt of payment; or
Materials were delivered in excess of the quantity sold through auction.
Only in the case of sales to other Railways is this account debited first. When the other Railway accepts the debit, the Sales Suspense Account is credited.
भंडार उचंत खाते
भारतीय रेल एक विशाल परिवहन संगठन है। अपनी विभिन्न सेवाओं के नियमित रखरखाव के लिए इसे अनेक वस्तुओं की खरीद अथवा निर्माण करके उनका भंडारण करना पड़ता है। खरीदी गई भंडार सामग्री में बड़ी मात्रा में पूंजी लगी होती है और इसे रेलवे के विभिन्न स्थानों पर स्थित डिपो में रखा जाता है।
डिपो में प्राप्त सामग्री को पहले स्टॉक में रखा जाता है और बाद में उपभोक्ता विभागों को जारी किया जाता है। इसलिए इसकी लागत को तत्काल अंतिम लेखा शीर्षों में प्रभारित नहीं किया जा सकता। अतः ऐसे लेन-देन को अस्थायी रूप से दर्ज करने तथा उनके समायोजन की निगरानी करने के लिए भंडार उचंत खाते बनाए जाते हैं।
भंडार विभाग में निम्नलिखित उचंत खाते रखे जाते हैं:
1. स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता
यह उचंत खाता प्रत्येक डिपो के लिए अलग-अलग रखा जाता है। इसमें डिपो द्वारा प्राप्त, निरीक्षित और लेखाबद्ध की गई सामग्री का हिसाब रखा जाता है।
सामग्री की प्राप्ति और लेखांकन के समय एक प्राप्ति नोट तैयार किया जाता है। इसी के आधार पर इस खाते को डेबिट किया जाता है।
लेखा प्रविष्टि:
स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता डेबिट
प्रति खरीद उचंत खाता क्रेडिट
जब डिपो द्वारा सामग्री उपभोक्ता विभाग को जारी की जाती है, तब एक निर्गम नोट तैयार किया जाता है और स्टोर्स-इन-स्टॉक खाते को क्रेडिट किया जाता है।
लेखा प्रविष्टि:
संबंधित राजस्व मांग/कार्य डेबिट
प्रति स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता क्रेडिट
2. खरीद उचंत खाता
जब आपूर्तिकर्ता द्वारा डिपो को सामग्री की आपूर्ति की जाती है, तो उसे प्राप्ति नोट की एक प्रति दी जाती है। भुगतान का दावा प्रस्तुत करने के लिए यह प्रति आवश्यक होती है।
डिपो सामग्री का लेखांकन करता है, जबकि उसका भुगतान लेखा कार्यालय द्वारा किया जाता है। इसलिए जिन मामलों में सामग्री प्राप्त हो चुकी है, लेकिन भुगतान अभी किया जाना बाकी है, उन्हें खरीद उचंत खाते के माध्यम से दर्ज किया जाता है।
जब प्राप्ति नोट की लेखा प्रति खरीद अनुभाग में प्राप्त होती है, तब खरीद उचंत खाते को क्रेडिट किया जाता है। जब आपूर्तिकर्ता का बिल प्राप्त होकर पारित और भुगतान किया जाता है, तब इस खाते को डेबिट किया जाता है।
भुगतान के समय लेखा प्रविष्टि:
खरीद उचंत खाता डेबिट
प्रति चेक एवं बिल खाता क्रेडिट
उपरोक्त प्रविष्टि सामग्री प्राप्त होने के बाद किए गए भुगतान को दर्शाती है। हालांकि, कुछ मामलों में आपूर्तिकर्ताओं को अग्रिम भुगतान किया जाता है। ऐसी स्थिति में पहले खरीद उचंत खाते को डेबिट किया जाता है और चेक एवं बिल खाते को क्रेडिट किया जाता है।
सामग्री की प्राप्ति और लेखांकन के बाद प्राप्ति नोट के आधार पर अग्रिम भुगतान के लिए पहले किए गए डेबिट के विरुद्ध खरीद उचंत खाते को क्रेडिट किया जाता है।
सामान्यतः खरीद उचंत खाते में क्रेडिट शेष होना स्वस्थ स्थिति मानी जाती है। हालांकि, यदि आपूर्तिकर्ता को भुगतान कर दिया गया हो, लेकिन सामग्री अभी तक डिपो में प्राप्त और लेखाबद्ध न हुई हो, तो इस खाते में डेबिट शेष हो सकता है।
3. मार्गस्थ भंडार खाता
सामान्यतः सामग्री को डिपो में रखा जाता है और वहां से उपभोक्ता विभागों को जारी किया जाता है। कभी-कभी सामग्री को एक डिपो से दूसरे डिपो में स्थानांतरित किया जाता है। यह स्थानांतरण एक ही क्षेत्रीय रेलवे के भीतर अथवा विभिन्न क्षेत्रीय रेलों के बीच हो सकता है।
उदाहरण के लिए, यदि ABC डिपो द्वारा PQR डिपो को सामग्री स्थानांतरित की जाती है, तो प्रविष्टि निम्न प्रकार होगी:
स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता—PQR डिपो डेबिट
प्रति स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता—ABC डिपो क्रेडिट
कभी-कभी प्राप्तकर्ता डिपो को संबंधित वाउचर प्राप्त हो जाते हैं, लेकिन पारगमन में विलंब के कारण वास्तविक सामग्री डिपो तक नहीं पहुंचती। ऐसी स्थिति में प्राप्तकर्ता डिपो, अर्थात् PQR डिपो, मार्गस्थ भंडार खाता नामक एक अस्थायी उचंत खाता संचालित करता है।
लेखा प्रविष्टि:
मार्गस्थ भंडार खाता—PQR डिपो डेबिट
प्रति स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता—PQR डिपो (–) डेबिट
डिपो में सामग्री की वास्तविक प्राप्ति होने पर मार्गस्थ भंडार खाते की प्रविष्टि निम्न प्रकार उलट दी जाती है:
स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता—PQR डिपो डेबिट
प्रति मार्गस्थ भंडार खाता—PQR डिपो क्रेडिट
4. स्टॉक समायोजन खाता
यह उचंत खाता निम्नलिखित कारणों से उत्पन्न अंतरों को दर्ज करने के लिए संचालित किया जाता है:
1. स्टॉक में पाए गए अंतर:
आवधिक लेखा स्टॉक सत्यापन के दौरान।
विभागीय स्टॉक सत्यापन के दौरान।
2. स्टॉक की कीमत में परिवर्तन:
बाजार से खरीदे गए उत्पादों की कीमत में परिवर्तन।
कारखानों में निर्मित उत्पादों की कीमत में परिवर्तन।
3. निम्नलिखित के बीच अंतर:
स्क्रैप के पुस्तकीय मूल्य और उसकी बिक्री से वास्तव में प्राप्त मूल्य के बीच अंतर।
4. विविध मदें:
हानि, चोरी, अप्रचलन आदि के कारण उत्पन्न अंतर।
अन्य विविध अंतर।
नई सामग्री को सेकंड-हैंड सामग्री के रूप में वर्गीकृत करने से हुई हानि।
पूर्णांकन संबंधी अंतर।
वाउचर प्राप्त होने तक डिपो स्टॉक शीट के माध्यम से लेखा पुस्तकों में लाई गई राशि।
इस खाते के डेबिट और क्रेडिट अलग-अलग दर्ज किए जाते हैं तथा नियमित रूप से उनका मिलान किया जाता है, ताकि इस उचंत खाते का शेष प्रत्येक छह महीने में समायोजित किया जा सके।
कम मूल्य वाली ऐसी सभी मदें, जिन्हें स्टॉक समायोजन खाते में बनाए रखने से कोई उपयोगी उद्देश्य पूरा नहीं होता, उपयुक्त अंतिम लेखा शीर्षों में समायोजित कर दी जानी चाहिए।
प्रत्येक तिमाही के अंत में असमायोजित रहने वाली मदों की सूचना महाप्रबंधक को दी जानी चाहिए, ताकि यह आदेश प्राप्त किया जा सके कि उन्हें किन लेखा शीर्षों में डेबिट अथवा क्रेडिट किया जाए। यदि अग्रिम जांच से यह स्थापित हो जाए कि संबंधित मदों का अगले एक या दो महीनों में समायोजन होने की संभावना है, तो ऐसी सूचना देना आवश्यक नहीं है।
5. विविध अग्रिम (पूंजी)
स्टॉक में रखी गई कुछ सामग्री उपभोक्ताओं द्वारा सीधे उपयोग के लिए तैयार नहीं होती। वह कच्चे माल के रूप में होती है और उपयोगकर्ताओं को जारी करने से पहले उसे निर्माण अथवा फैब्रिकेशन के लिए भेजना आवश्यक होता है।
फैब्रिकेशन के लिए जारी की गई ऐसी सामग्री का मूल्य अस्थायी रूप से विविध अग्रिम (पूंजी)—MAC उचंत शीर्ष के अंतर्गत दर्ज किया जाता है।
फैब्रिकेशन के लिए जारी कच्चे माल के मूल्य को MAC में डेबिट किया जाता है और डिपो के स्टोर्स-इन-स्टॉक खाते को क्रेडिट किया जाता है।
विविध अग्रिम (पूंजी) खाता डेबिट
प्रति स्टोर्स-इन-स्टॉक खाता क्रेडिट
जब फैब्रिकेट की गई सामग्री उपभोक्ताओं को जारी की जाती है, तब तैयार उत्पाद के मूल्य को, जिसमें फैब्रिकेशन प्रभार भी शामिल होते हैं, MAC में क्रेडिट किया जाता है तथा उपयोगकर्ता विभाग को डेबिट किया जाता है।
उपयोगकर्ता विभाग खाता डेबिट
प्रति विविध अग्रिम (पूंजी) खाता क्रेडिट
चूंकि MAC में किया गया क्रेडिट फैब्रिकेशन प्रभारों सहित होता है, इसलिए यह मूल डेबिट से अधिक होता है। इस अंतर को फैब्रिकेशन प्रभारों के भुगतान के माध्यम से समायोजित किया जाता है।
6. बिक्री उचंत खाता
बिक्री उचंत खाते का संचालन खरीद उचंत खाते के विपरीत होता है। खरीद उचंत खाते को प्राप्त सामग्री के मूल्य से क्रेडिट किया जाता है, जबकि बिक्री उचंत खाते को स्क्रैप की बिक्री से प्राप्त राशि से क्रेडिट किया जाता है।
जब स्क्रैप की नीलामी की जाती है, तब सफल बोलीदाता द्वारा जमा की गई बयाना राशि—Earnest Money Deposit (EMD)—और शेष बिक्री मूल्य—Balance Sale Value (BSV)—को प्रारंभ में बिक्री उचंत खाते में क्रेडिट किया जाता है। ऐसा इसलिए किया जाता है क्योंकि स्क्रैप की बिक्री और खरीदार को सामग्री की वास्तविक सुपुर्दगी के बीच समय का अंतर होता है।
EMD/BSV के लिए मनी कैश रसीद प्राप्त होने पर:
बैंक में प्रेषण खाता डेबिट
प्रति बिक्री उचंत खाता क्रेडिट
सामग्री की सुपुर्दगी की पुष्टि करने वाला निर्गम नोट प्राप्त होने पर:
बिक्री उचंत खाता डेबिट
प्रति स्टोर्स-इन-स्टॉक (स्क्रैप) खाता क्रेडिट
सामान्यतः बिक्री उचंत खाते में क्रेडिट शेष होना चाहिए।
बिक्री उचंत खाते में डेबिट शेष निम्नलिखित स्थितियों को दर्शा सकता है:
भुगतान प्राप्त किए बिना सामग्री की सुपुर्दगी कर दी गई हो; अथवा
नीलामी में बेची गई मात्रा से अधिक सामग्री की सुपुर्दगी कर दी गई हो।
केवल अन्य रेलों को की गई बिक्री के मामले में इस खाते को पहले डेबिट किया जाता है। जब संबंधित रेलवे उस डेबिट को स्वीकार कर लेती है, तब बिक्री उचंत खाते को क्रेडिट किया जाता है।
