Proportionate Budget allotment
or
BP limits ( Budgetary Proportion limits)
Ref: Para Nos. 508 to 511 of Indian Rlys.Financial Code vol.I
Purpose:
Carrying out a meaningful comparison of the actual working expenses (for the month as well as to end of month) with the Budget Allotment.
BP limits are a tool of Control over Expenditure.
To whom, the responsibility lies:
The executives, to whom the allotment/grant has been placed. Also they are the responsible for the control of expenditure against the budget allotment.
But the Accounts officer, in his capacity as the financial adviser to the administration, to render all possible assistance to the controlling/spending authorities in exercise of Proportionate Budget allotment/fixing Budget Proportion (BP) limits.
How it done:
Distribute the sanctioned allotment for the whole year into 12 months after taking all known factors of disturbance or special features into account.
The following factors keep in mind before resort to distribution of Grant/Allotment over the full year.
(i) Throw forward from the previous year.
(ii) All expenditure whether in cash or by transfer, the liability for which already exists, but which is not likely to be distributed evenly during the year, whether because it is of a periodical nature (say PLB), or because it is contingent on the receipt of supplies, or for any other reason.
(iii) Expenditure which is practically fixed and evenly distributed throughout the year.
(iv) Other expenditure which is likely to be incurred during the year but liabilities for which have yet to be incurred.
(v) The need to keep some amount as a reserve for meeting fresh or unanticipated expenditure.
Examples:
i) Pay - Usually the allotment/grant under PU: 01 ( Pay) distributed over the 12 months almost uniformly (from July to March - a little bit more than April to June months because grant of annual increment in July month/ January). Also the No. of retirements and recruitments also bear in mind before distributing such allotment.
ii) PLB - Entire grant is distributed in September/October month ( for Dussera festival). It is better to leave some grant in the rest of months after September for arranging late payments of PLB)
iii) Contractual payments : Depend on the execution of actual works
Certain heads say Establishment expenses such as Salaries:
Past actuals as worked out for a number of years may form the basis for fixing BP limits for current year. Because such expenditure does not fluctuate from month to month.
How purpose is fulfilled:
As above, the BP limits for each month worked out for each Sub Head of Grant and the progress of expenditure under each sub-head is then watched from month to month through MFRs - Monthly Financial Reviews in order to see that the expenditure is according to the BP limits and not at a pace which is likely to lead an excess at the end of year.
&&&&
Re-appropriation / Redistribution Rules
Definition:
The transfer of funds,
Originally assigned for expenditure on a specific object
To supplement the funds sanctioned for other objects.
The new word for Reappropriation is Redistribution
In Simple:
Father gave money Rs. 1000 to his son to go to a Picnic. Bifurcation of Rs. 1000 is:
Rs. 300 for transport,
Rs. 300 for Food,
Rs. 300 for accommodation, and
Rs. 100 for miscellaneous.
However, the son is permitted to re-appropriate the amount as per his needs (within the bifurcated figures) i.e., From Food to Miscellaneous. But he can’t reappropriate beyond the permissible amount and requirements.
Object:
The whole object is to ensure that, as far as possible,
funds that are not required are withdrawn from disbursing officers as soon as it is definitely known that they are not required,
and incidentally to provide that any really unavoidable expenditure is met from such savings as far as possible.
Salient Features:
Codal Provisions: 375 F to 381 F
Important administrative tool in the hands of the executive in budget execution, without going to Parliament on trivial issues.
Prior Finance Concurrence is required.
Annexure i of Appropriation Accounts – deal with the irregular Re-appropriations
Should not be randomly / unsystematically
The administration should review the position as a whole at intervals and carry out necessary re-appropriations.
The whole object is to ensure that, as far as possible,
funds that are not required are withdrawn from disbursing officers as soon as it is definitely known that they are not required,
and incidentally to provide that any really unavoidable expenditure is met from such savings as far as possible.
Save for Budgetary review periods, re-appropriations are open throughout the year.
Sanction Order of re-appropriations should be generated from Budget VPN (Virtual Private Network) or VeRBS – VPN enabled Rail Budget System through the reappropriation Module only, so that the changed funds' position gets reflected in the system.
PAC and C&AG are critical of large-scale re-appropriations and frequent re-appropriations as they tend to undermine Parliamentary Authority over Railway finances. Hence it needs to be justified with reasons.
Funds can not be reappropriated to a work not having administrative approval and technical sanction of competent authority.
Amount reappropriated to any work shall not exceed the sanctioned cost of that work.
Re-appropriations cannot be done against the outlay and during the currency of the 'Vote on Account' allotment.
No reappropriations may be done after the issue of RE/RG. Urgent requirements, if any, may be projected at the supplementary stage in February and/or Final Estimates in March.
Any number of Re-appropriations are permitted, but no re-appropriation can be done to restore funds withdrawn during the year.
These relaxations vary from year to year and are communicated through Spending Limit orders.
When orders are issued by the Railway Board authorizing the railway administrations to incur expenditure to a certain extent over and above the allotment sanctioned for them, they should be taken as "expenditure orders" as distinct from "Budget orders".
No cognizance of these orders should be taken while sanctioning re-appropriations or in distributing the sanctioned allotment over the various sub-heads.
Zonal Railways
All proposals for Re-Appropriation of funds which are beyond the GM's Powers shall be submitted to the Railway Board sufficiently early to admit of action being taken before the close of the year.
Revenue - DRM & PHOD are competent
Works – GM only is competent.
Annexures (Total 10) to Appropriation Accounts
Unsanctioned Expenditure
Under charges detected by Audit and Railways
Remission & abandonment of claims
Expenditure on Important Open line Works & New Construction
Expenditure on Strategic Lines
Credits & Recoveries ( Estimated & Actual)
Losses & Ex gratia payments (Rs. 5 Lakhs and above)
irregular Reappropriations
Important Misclassifications & Mistakes in Accounting
Defects in Budgeting (In fact, there is no alphabet K for this annexure. )
Key Points:
Reappropriation Rules - Chapter 3 of Finance Code (Para 375 to Para 381)
Annexure i of Appropriation Accounts – deals with the irregular Re-appropriations
VPN stands for Virtual Private Network
VeRBS stands for VPN enabled Rail Budget System
Railway Board and Zonal Railways have No Powers for the following reappropriations.
Voted to Charged or Vice Versa
One Major Head to Another Major Head
Revenue to Capital or Vice Versa
One Source of Finance to Another Source of Finance
One Railway Fund to Another Railway Fund
One Civil Grant to Another Civil Grant
After 31st March
EBR (IF) Works
MCQ - Reappropriation Rules
Which one is not correct in respect of Re-appropriation Rules ?
Prior Finance Concurrence is required.
Sanction Order of re-appropriations should be generated from Budget VPN (Virtual Private Network) or VeRBS – VPN enabled Rail Budget System through reappropriation Module only,
Annexure J of Appropriation Accounts deals with the irregular Re-appropriations
Reappropriations are not allowed after 31st March.
2. VeRBS stands for ______________
VPN enabled Rail Budget System
Virtual engineering Rail Budget System
VPN enabled Rail Budget Source
Virtual engineering Rail Budget Source
3. VPN stands for ________________
Value Private Network
Virtual Program Network
Virtual Provisional Network
Virtual Private Network
4. Which Reappropriation is permitted by Railway Board
One Source of Finance to Another Source of Finance
One Sub Major Head to Another Sub Major Head under Major Head 3002
Revenue to Capital or Vice Versa
Voted to Charged or Vice Versa
5. Zonal Railways have powers to Reappropriate On portion of work constituting MM - Material Modification which are up to _________, if MM pertains to Current year
Rs. 5 Crores
Rs. 1 Crore
Rs. 2.5 Crore
None of these
Answers:
C
A
D
B {Because Major Head 3002 is part of Single Demand No.85 (for FY 2023-24). However, Zonal Railways have no power to reappropriate among SMH - Sub Major Heads }
C
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RAR – Revenue Allocation Register
Source: Chapter 3 of Accounts Code
Form No: A – 312
Maintained Separate Allocation Register for Each Sub Major Head Nos 1 to 12 (erstwhile Demands from 3 to 14) under Major Head 3002 – Indian Railways Working Expenses – Commercial Lines
Posted separately for Cash, Transfers & Stores
Form No: A -312 - Specimen
Detailed heads of Accounts………….. Allotment for the year 2020-21 – Rs. 1400 /-
For the month of Jan, 2021
Figures in Rs.
Columns need not be provided for all the PUs
Budget allotments should be entered in Red ink at the top of each Sub Major Head – for ready comparison
Reconciliation: The Total expenditure under RAR should be verified and reconciled with the General Books. A certificate to this effect should be enfaced on the RAR.
Due to computerization, entire RAR postings and Reconciliation is done on IPAS.
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MSOP - Model Schedule Of Powers -2018
MSOP was issued in October 2017. The revised MSOP issued in July 2018
What is Delegation?
● Entrusting of Authority, Power and Responsibility to another. (normally from a Boss to subordinate Manager) to carry out specific activities.
● Process of distributing the work among Members in Organization. (Similar one is Head of the Family distributing the wedding work among the family members)
● One of the core concepts of management leadership.
● Shifting power as well as responsibility to team members.
● Empowering frontline officials with adequate administrative financial powers.
What is Power?
I can do anything in the World, if I have Power & Money. Am I right ?
● MSOP is Initiative of Innovations & Transformation Cell
Transformation Cell
● · Constituted by Railway Board on 09.03.2017.
● · PED - Principal Executive Director is in charge of the Transformation Cell. Under him 8 Nodal Executive Directors work, drawn from different disciplines like Traffic, Engineering, Mechanical, Electrical, S&T, Personnel, Accounts ,etc.
● It hires young professionals — MBAs, BTechs, CAs — from the private sector to assist. ·
● It overrides all the other existing Directorates for issuing the orders/circulars duly taking the approval of CRB and other related Member.
·
● During the last two years, four directorates have been created to look into specific areas. These include ,non fare revenue, mobility, environment and heritage.
·
Achievements of Transformation Cell so far:
1. Model SOP - in the delegation of more powers to DRMs and other branch officers.
2. Uniformity of provisions in Works, Earnings & Services contracts
3. New GCC for Works
4. Re-engagement of retired staff and officers
● SOP of SCR is a template for MSOP.
President of India/Railway Board ➜ General Managers ➜ Subordinate Officers like PHODs,HODs, DRMs, Branch Officers etc
de•President of India
ndiaNegative Powers to GMs
A
● Top of all rules mentioned in Finance Code Volume I – Chapter V – Annexure II is “without the previous sanction of the higher authority (i.e., Railway Board)”
● GM’s powers available in I R Finance Code -Chapter V -Annexure II – stated in Negative sense
● Example: S.N. 10(c) - To the grant of reward in excess of Rs. 5,000 in each individual case. The interpretation is ―GM may have powers to grant or reward up to Rs. 5,000 in each individual case.
Salient features of MSOP 2018
1. 420 pages
2. Additional Delegation as per local requirements
3. More powers to DRMs and Branch Officers like Station Directors
4. If no PHOD is posted, the CHOD Coordinating HOD can exercise the powers of PHOD (HOD stands for Head of the Department)
5. AGM can exercise the powers of GM unless the transaction requires the personal sanction of GM
6. Miscellaneous matters including CTIs, IT, PR.
7. Part G of this document contains the SOP for RPF which includes the latest delegations for RPF in March 2018, over and above those existing in Part C (Miscellaneous) of this SOP.
8. Powers delegated to DRMs are generally the same for CWMs (in SAG).
9. Principal Chief Security Commissioners (PCSC) of RPF will exercise the powers available to PHODs for matters concerning them.
10. Similarly, the ADRMs (NFSAG) will exercise the same powers as ADRMs (SAG).
11. Also, the branch officers in Senior Scale (Independent Charge) will exercise the same powers as available to divisional officers in JAG/SG.
12.A branch officer is an officer in the division who directly reports to DRM and is to be treated as an independent in charge for all purposes.
13. Also, wherever CWMs are in SS/JAG/SG, the CWE or concerned SAG officer in HeadQuarter will exercise the same powers as applicable to CWMs (in SAG) for matters pertaining to workshops/depots.
14.The Station Directors and the Administrators of the Central Hospitals, both in JAG/SG, will exercise the same powers as available to Branch Officers.
15. Wherever finance concurrence is not required, it has been specifically mentioned. Wherever nothing is mentioned it should be presumed that finance concurrence is required.
Sources for MSOP:
1. Indian Railways Codes and Manuals
2. Circulars issued by various Directorates like Commercial, Transformation Cell etc 3. GM’s Negative powers as per Annexure-II to Chapter V of IR Finance Code Volume One
Parts of MSOP
Annexures
Need of MSOP
1. Setting up of a Benchmark
2. Uniformity across all Zonal Railways in the implementation of decisions (especially officers who are transferred from one Zonal to another Zonal Railway frequently)
3. Simplification of procedures/work process on IR
4. Familiarity with the orders, rules, and procedures for the Officers on transfer from one Rly to another
Procedure for issue of Correction Slips to MSOP
● Respective PHODs shall initiate the proposal for correction.
● DGM(G) - Dy.GM (General) is the nodal officer for MSOP
● Proposals received from PHODs will be examined by DGM(G) and processed for finance concurrence
● After finance concurrence, the draft correction slip is vetted
● DGM(G) will issue Correction Slip/Corrigendum with the personal approval of GM
● If it’s direct delegation, correction can also be issued without the consent of the department
● Corrections can also be issued by the Rly Bd
Key Points for MCQ
MSOP stands for Model Schedule Of Powers.
First released in October, 2017.
Latest one released in July, 2018
Initiative of Transformation Cell
PED - Principal Executive Director is incharge of Transformation Cell
First time, powers are delegated to DRMs directly & other Branch Officers like Station Directors
SOP - Schedule Of Powers of SCR (South Central Railway ) is the template for MSOP
GMs Negative Powers - Annexure II of Chapter V of Finance Code Volume I - “Without previous sanction of the higher authority i.e., Railway Board”
Approx 420 pages
Flexibility of Additional Delegation as per local requirements
If no PHOD (Principal Head Of Department) is posted, the CHOD (Coordinated Head Of Department) can exercise the powers of PHOD
AGM can exercise the powers of GM, unless the transaction requires the Personal Sanction of GM.
Miscellaneous matters (Part C) includes CTIs (Centralized Training Institutes), IT (Information Technology) & PR (Public Relations)
PCSC - Principal Chief Security Commissioner of RPF can exercise the powers of PHOD - The matters relating to his Department only.
ADRM (NFSAG) can exercise the powers of ADRM (SAG)
NFSAG stands for Non Functional Senior Administrative Grade
Branch Officers in SS (independent charge) can exercise the powers of Divisional Officers of JAG/SG .
Branch Officer is an Officer in the Division who directly reports to DRM is treated as Independent incharge for all the purposes.
Station Directors & Administrators of the Central Hospitals - both in JAG /SG - exercise the powers of Branch Officers
Wherever Finance Concurrence is not required, it has been specifically mentioned. Wherever nothing is mentioned, it should be presumed that the finance concurrence is required.
Part A - Works
Part B - Medical
Part C - Miscellaneous
Part D - Stores
Part E - Commercial
Part F - Establishment (Gaz & Non Gaz)
Part G - Security (RPF)
Annexure I - Delegation of Powers to GMs
Annexure II - Delegation of Powers to GMs & DRMs
Nodal Officer of MSOP - DGM(G) - Dy. General Manager (General)
Last, but not least, MSOP (approx 420 pages) is not meant for “BY HEART”. It is just a Reference Book of Delegation of Powers.
—--end—--
Exchequer control
Meaning : A mechanism for concurrent regularisation of cash out go by each disbursing officer against the cash content of the Budget allotment.
Object: Enables the Government to regulate the flow of Cash in terms of Ways and Means Position.
Railway's expenditure divided into two parts.
1) Cash - 70 % (approximately)
2) Adjustments - 30 % (approximately)
Identifying the funds allotted in budget between cash and adjustments is paramount for better exchequer control.
The exchequer control mechanism – covers Cash out go only.
Proportionate Budget Allotments (PBA) need to be bifurcated between cash and adjustments by identifying the funds allotted under exclusively cash PUs, while seeking monthly/quarterly exchequer.
Generally no primary unit will have both cash and adjustments.
In this way it can be ensured that the cash content of the PBA is not exceeded under any circumstances while seeking exchequer.
Exchequer control has thus the merit of providing an effective means of monitoring a substantial part of expenditure on a day to day basis.
All Accounting units will submit their cash requirements for the following month under the following segments by 15th/18th of every month to Central Books Section in PFA’s Office.
The cash requirements are under the following segments.
The requirements of all units are consolidated and total requirement for the whole Railway is forwarded to Railway Board before 20th of every Month.
Railway Board would communicate the authorization, by 1st or 2nd working day. The same is distributed and communicated to all Units(Divisions,Wkshops).
Mid Review: The current month requirements will be reviewed and if any additional allotment is required, the same will be communicated to the Board by 20th of current month along with requirements of the Next month.
Surrender: Cash allotted and likely to remain unspent by the end of the month, may be surrendered to Hqrs (by Units) by 27th to 29th which would be consolidated and allotted to any of the needy units. Else the same will be surrendered to Railway Board by last working day of each month.
NET WITHDRAWALS: Under the extant rules, all Cash receipts of Central Govt should be promptly deposited to the credit of Central Govt’s Account in RBI (CAS/Nagpur) and all payments should be made through withdrawals from RBI only. The difference between the Deposits and Withdrawals during a given period is known as “Net Withdrawals”.
Negative Net withdrawals: The Negative difference resulting from excess of withdrawals over deposits add to the deficit of the Government.
Exchequer Control – Key Points (Railway Board Letter dated 2nd November 2015)
• Exchequer Module introduced on Budget VPN for monthly cash requirement projection
• Monthly requirement to be fed in two tranches:
1st tranche → by 1st working day of month
2nd tranche → by 20th of month
• Cash authorization normally in two instalments
• Utilisation to be reported by 5th of following month
• Provision for additional requirement posting if needed
• Eliminates manual submission to Railway Board → improves efficiency
• Initial data requirement included:
Monthly-wise fund utilisation (since April)
Immediate requirement for upcoming month
• System ensures better cash management & monitoring
• Objective: Timely cash flow control + transparency + faster processing
Differences between Exchequer Control and Budgetary Control
Key Takeaways
Concurrent regularisation of Cash outgo
Part of Ways and Means
Cash – 70% and Adjustments 30% (Approx)
Covers Cash outgo only
Net withdrawals – Favourable difference between Deposits and Withdrawals
Negative Net Withdrawals – Unfavourable difference between Deposits and Withdrawals
Exchequer control – Covers Cash only
Budgetary Control – Covers Cash and Adjustments.
CHAPTER-V
Budgetary And Expenditure Control Financial/Management Reporting
1
*****
2
CHAPTER-V
Budgetary & Expenditure Control Financial/ Management Reporting
501. As stated in para 304, the Railway Budget is an important instrument of Parliamentary Financial Control, expenditure control and management tool. The financial targets as set out in Budget broadly guide the performance targets of the Railway administration. The manner in which budgetary and expenditure control is exercised is stated in the following paragraphs.
502. Gross Revenue - It is important that a continuous and concurrent watch is kept on the realisation of revenue as envisaged in the Budget. This is done through the medium of a ten-day statement of revenue on "originating" basis and monthly financial review on „apportioned‟ basis. These statements should give also the proportionate budgeted revenue on originating and apportioned basis and the actuals for and to end of the relevant period of the preceding year for comparison. The originating basis is adopted to secure prompt reporting since the Railway wise apportioned revenue for each month does not become available until a week later.
Enhancing the Gross Revenue is of utmost importance and it should be ensured that any shortfall in any segment of traffic revenue is promptly brought to the notice of concerned departments.
503. A monthly statement of „approximate' gross revenue on the basis of estimated apportionment between various Zonal Railways is also sent by the Railways to the Railway Board in the first week of the following month in Form 344-A l. This statement should be compared with the proportionate budget for and to end of the month to see the extent of variations, if any, between the budget and actuals, ascertain the causes thereof and take such step as are necessary.
504. Revenue and Capital Expenditure -As all Railways expenditure, other than that “charged” on the Consolidated Fund of India, is voted in the form of the Demands for Grants (para 305), the budgetary control is intended to ensure that expenditure is incurred for the purposes and within the limits, as voted by Parliament. The authorities responsible for the control of expenditure against each Major Head of the Grant are detailed in Annexure I to Chapter III. While it is the duty of the Railway Board, as the controlling authority in respect of the total amount of each Major Head within the Grant voted by the Parliament and Appropriation sanctioned by the President, to watch the progress of expenditure and to keep the aggregate charges within the amount of the Grant or Appropriation placed at their disposal, it is the responsibility of the individual
3
railway administration to exercise a similar control over the allotments placed at their disposal. When several officers are authorized to incur expenditure relating to a sub major head, against a lump sum allotment placed at the disposal of a single higher authority, it devolves upon this authority, to watch the progress of expenditure in all the concerned offices and to keep the aggregate charges within the allotment fixed under that sub- major head.
505. Power to incur expenditure on Railway matters have been delegated by the Ministry of Railways (Railway Board) to authorities subordinate to them (vide Annexure I (Now deleted) and Annexure-II). The exercise of authority for incurrence of expenditure carries with it also the responsibility for control of expenditure within the authorized limits. Further, these powers are subject to provisions contained in the various Codes, rules and regulations and also observance of the standards of financial propriety (Para116).
506. Revenue Expenditure -The revised and budget estimates of ordinary working expenses submitted by the General Manager to the Railway Board are based on detailed-estimates of revenue expenditure obtained by him from the various heads of departments of the railway. On receipt of the allotment from the Railway Board, these detailed estimates may require modification consistent with the allotment sanctioned by the Railway Board or as may be deemed necessary by the General Manager.
507. (Ref Para 506). Within the amounts of the allotments fixed by General Manager under paragraphs 365 and 506 for the various spending authorities in charge of divisions and departments, such authorities have full power to sanction expenditure on revenue account during the year, subject to the condition that the specific sanction of the competent authority must be obtained separately to all items of expenditure on establishment and experimental or special temporary works where under rules or orders such sanction is necessary; in a case in which the General Manager has prescribed that detailed estimates should be prepared and administrative approval and technical sanction obtained before the incurrence of expenditure, the procedure laid down by the General Manager must be followed. The sanction as prescribed should be accorded only after ascertaining the quantum of allotment. A liability register should be maintained by executive as well as accounts office for the same including, inter alia, incurred as well as accrued liabilities.
Any sanction should not be based merely on past trends. The principles of Zero Based Budgeting i.e. necessity and utility of any expenditure being sanctioned must be thoroughly applied prior to according sanction.
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507 A. (Ref Para 506). A sanction for any fresh charge shall, unless it is specifically renewed, lapse if no payment in whole or in part has been made during a period of twelve months from the date of issue of such sanction. Provided that –
i) when the period of currency of the sanction is prescribed in the departmental regulations or is specified in the sanction itself, it shall lapse on the expiry of such periods; or
ii) when there is a specific provision in a sanction that the expenditure would be met from the Budget provision of a specified financial year, it shall lapse at the close of that financial year; or
iii) in the case of purchase of stores, a sanction shall not lapse, if tenders have been accepted (in the case of local or direct purchase of stores) or the indent has been placed (in the case of Central Purchases) on the Central Purchase Organization within the period of one year of the date of issue of that sanction, even if the actual payment in whole or in part has not been made during the said period.
Notwithstanding anything contained above, a sanction in respect of an addition to a permanent establishment, made from year to year under a general scheme by a competent authority, or in respect of an allowance sanctioned for a post or for a class of Government servants, but not drawn by the officer(s) concerned, shall not lapse.
508. Proportionate Budget allotment -For the purpose of carrying out a meaningful comparison of the actual working expenses for (and to end of) the month with the budget allotment, it is necessary to distribute the sanctioned allotment for the year over the twelve months after taking all known factors of disturbance or special features into account. While the responsibility for the control of expenditure against the budget allotment devolves upon the authority at whose disposal the allotment has been placed, it is the duty of the Accounts Officer, in his capacity as the financial adviser to the Administration, to render all possible assistance to the controlling authorities in the exercise of such control. Accordingly, he/she works out, at the beginning of each financial year, in consultation with the officers responsible for the control of expenditure, the estimated progressive expenditure (Proportionate Budget Allotment – BP) under each Major Head and sub major head keeping in view the following factors:
i.Throw forward from the previous year.
ii. All expenditure whether in cash or by transfer, the liability for which already exists, but which is not likely to be distributed evenly during the year, whether
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because it is of a periodical nature, or because it is contingent on the receipt of supplies, or for any other reason.
iii. Expenditure which is practically fixed and evenly distributed throughout the year.
iv. Other expenditure which is likely to be incurred during the year but liabilities for which have yet to be incurred.
v. The need to keep some amount as a reserve for meeting fresh or unanticipated expenditure.
The BP so fixed may be fed in accounting software (IPAS) for monitoring of progress of expenditure.
509. In respect of sub-heads for which such detailed analysis is not practicable or necessary, may be ,interalia ,because the expenditure does not fluctuate from month to month, e.g. establishment charges, past actual as worked out for a number of years may form the basis for this estimate.
510. From the details thus worked out, the "Proportionate Budget Allotment- BP" for each month is worked out for each sub-major head of the Major Head, and the progress of expenditure under each sub-major head is then watched from month to month through Monthly Financial Reviews (see paras 511&513) in order to see that the expenditure is according to anticipations and not at a pace which is likely to lead to an excess at the end of the year.
511. Monthly Statement of Approximate Receipts and Expenditure - A statement of approximate receipts and expenditure under such heads as may be prescribed should be sent to the Railway Board. The merit of this statement lies in supply of information promptly to the Railway Board for the purpose of watching the expenditure against the proportionate budget allotment. The monthly statements will, on receipt from the various railways, be consolidated in the Railway Board's office in
one single statement for all the railways. A copy of the consolidated statement should also be furnished to the Ministry of Finance of the Government of India and the Accountant General, Central Revenues, in the first week of the second month following that to which it pertains.
512. Revenue Allocation Registers -As described in para 311 of Accounts Code part I, all revenue expenditure is to be recorded in Registers, which are known as Revenue Allocation Registers, by the various heads of accounts prescribed in the classification given in Appendix I (Volume II). The object of these registers is to keep the heads of divisions, and departments informed of the progress of expenditure
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against the allotments placed at their disposal by the General Manager, which should be entered in red ink in the appropriate columns provided for in these registers, so as to form a ready means of comparison and check with the outlay.
However, under computerized system, the RAR may be drawn through system and used for complying with the above objective.
513. Monthly Financial Reviews -The monthly reviews show the expenditure to the end of the previous month, against the allotment placed at the disposal of the controlling authorities under each sub-major head of the Major Head for which they are responsible. The review should be prepared in Form No.513 and submitted to the controlling authorities every month, by such date as maybe fixed in consultation with them. It may be ensured that no liability is committed to in excess of the respective allotments as derived from the Monthly Financial Review.
Form No. F. 513
514. The "Proportionate Budget Allotment" to the end of the month (column 3) is worked out by the Accounts Officer in accordance with the Instructions contained in paragraph-508 above. The figures of actual expenditure for and to end of the month (column4), and for the corresponding period of the last year (col.5) will be available from the Allocation Registers and the compiled accounts. The Accounts Officer should complete the other columns of the review provided above and submit it to the controlling authority, along with the comments of the executive officers responsible for the expenditure and with such remarks of his own as may be necessary
515. In compiling this review, the Accounts Officer should see whether
a) The non-fluctuating expenditure is in accordance with the monthly appropriation as worked out on the basis of actuals in past years, b) The periodical expenditure is in accordance with the proportion at budget allotment,
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c) The correlation assumed between receipts and expenditure, in the preparation of the budget is maintained. For the purposes of this comparison, items pertaining to the period, but remaining unadjusted for any reason, should not be lost sight of.
Care must be taken to ensure that any major deviation in anticipated expenditure, which may either result in extra spending or savings, are accounted for even in case of non-fluctuating expenditure. Savings can be affected due to cancellation of large number of trains for prolonged period, spending can increase due to implementation of Pay commission, commissioning of a new block section etc.
516. The Monthly Financial Reviews should be prepared by the Divisional/Workshop/ Construction Accounts officers concerned for each Division/Workshop/Construction Unit and the Financial Adviser and Chief Accounts Officer should arrange for the consolidation of these reviews into the Monthly Financial Review for the railway, the details of procedure and the due dates being prescribed in consultation with the railway administration.
517. Re-appropriations -No liability, for which a provision does not exist or the provision for which is inadequate in the allotment sanctioned by the General Manager, should be incurred unless the necessary funds can be obtained either by re appropriation or fresh allotment.
Such liabilities may, however, be liquidated provisionally, if otherwise in order, on the spending authority‟s undertaking to find the requisite funds. All such expenditures should, however, be held by the Account Officer under objection "for want of appropriation " or as "excess over appropriation."
518. The Accounts Officer should advise the spending authorities about re appropriations wherever needed, and how they are to be made. He should ensure that re-appropriations are carried out promptly and that whenever a saving under some head is reasonably certain, steps are taken at once to withdraw funds from the sub head, and whenever it is clear that the progress of expenditure under some head is such as to require an additional appropriation, steps are taken to arrange for it by re appropriation or otherwise.
Expenditure On Acquisition, Construction And Replacement Of Railway Assets
519. Separate allotments are placed at the disposal of railway administrations under
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each Grant for expenditure on works chargeable to Capital, Depreciation Reserve Fund, Development Fund, Railway Safety Fund, Rashtriya Rail Sanraksha Kosh and Capital Fund. These allotments are made in lump sum and their distribution over the various sub-heads and over the works for which they are intended are spelt out in the 'Works, Machinery and Rolling Stock Programmes' which are furnished to the railways along with the Budget orders sanctioning the allotments. These “Programmes” also show, in the case of work costing Rs 2.5 crore and above each, the total estimated cost of each work, and the Railway administrations are required to exercise a control over expenditure, not only against the allotment sanctioned for the year for each work, but also against its total estimated cost as shown in the 'programmes'. In regard to works costing not more than Rs.2.5 crore each, a lumpsum is allotted to each railway administration in the programmes; before any expenditure is incurred against the lump sum allotment, the estimates of such works should be sanctioned by the General Manager or any lower authority empowered by him in this behalf. Thus the control of expenditure on railway is exercised through
1) the-preparation, in advance, of estimates of the expenditure to be incurred; 2) the allotment of funds through budget Grants for the year, on the basis of these estimates; and
3) the continuous and concurrent review of the expenditure as incurred against the details of the estimates and against the sanctioned grants, so that revisions of estimates or re-appropriation of funds are arranged for at the earliest possible point of time.
The procedure to be followed in controlling expenditure against estimates is detailed in Chapter XIV and XII of the Indian Railway Code for the Engineering and Mechanical Departments, respectively.
520. Watch over Progress of Expenditure -From the moment expenditure or liability is incurred on works, a check at regular and frequent intervals should be made on its progress, both against estimates and against funds. The check should originate in the lowest executive unit,viz., a division.
521. The Works Registers (Form No. E. 1474) maintained in each division enable a running comparison to be made between
a) The expenditure incurred on each work and the detailed provision made in the estimate for the work, and
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b) the budget allotment for the work and the actual expenditure to the end of the month.
The executive officer should examine the works registers monthly or at more frequent intervals, and watch the progress of expenditure on each work, so that any tendency towards excess over sanctioned estimates may be investigated and curbed, or fresh administrative and technical sanction is obtained in time to cover the anticipated excess.
522. The Accounts Officer should also watch the progress of expenditure on works on the lines laid down in paragraphs 523 to 533 and advise the executive officers as to the need of re-appropriations, whenever such necessity arises (vide paragraph 518).
523. In watching the progress of expenditure on works, the Accounts Officer should see whether
a) the expenditure upto any date is not in excess of the estimate for the quantum of work done;
b) the anticipated credits have actually been realized;
c ) all adjustments are made in time and
d) expenditure on any new work is not met by merely postponing or retarding the progress of sanctioned work.
524. Review of Expenditure -The Accounts Officer should prepare every month two reviews, one by Sub-heads /PlanHeads of the Grant and the other by individual works, and present them to the authorities concerned by such dates as may be fixed in consultation with them.
525. The review of expenditure chargeable to Capital, Depreciation Reserve Fund and Development Fund by Sub-heads /Plan Heads of the Grant, should be prepared monthly by the Accounts Officer in Form No. F. 525.
Form No. F. 525
Review showing, Progress of Expenditure chargeable to Capital, Depreciation Reserve Fund and Development Fund to end of--------------
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Department ------------------ Office______________
(Figures in thousands of rupees)
Signature
Date.---------------------- Designation-------------------------
The quarterly reviews for period ending June, September and December may be sent to the Board as per extant guidelines.
Reasons for variations and brief remarks as to the rate of progress of expenditure to be indicated in column 12 of the Form should be meaningful and should be recorded in consultation with the spending authorities.
526. The review of expenditure by works should be prepared in Form No. F. 526
Form No. F.-526
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Signature
Date. ---------------------- Designation ------------------------
527. The above review of expenditure on individual works chargeable to Capital , Depreciation Reserve Fund, Development Fund or any other funds, information should be classified under each sub-head/Plan head of the grant,viz.-
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528. The review of the expenditure on the new lines (construction) should show the information in regard to each construction shown in the "Works, Machinery and Rolling Stock Programme" for the current year or for which, though not so shown, there is a „throwforward'.
529. In the case of works, other than track renewals and rolling stock, the review should be made in respect of
i) each individual work estimated to cost over rupees 2.5 crore and above shown in the Works, Machinery and Rolling Stock Programme for the current year, or for which though not so shown, there is a 'throwforward'.
ii) All works costing not more than rupees 2.5 crore each whether in progress or new, not as individual works but as one item for the total of such works, including the „throw forwards'. If the General Manager so directs, the review should show in detail each item of work for which an estimate has been sanctioned.
530. In regard to track renewals, the review should show each item of work for which a separate estimate has been sanctioned by the competent authority.
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531. As regards Rolling Stock, each individual item shown in the Works, Machinery and Rolling Stock Programme for the current year or which, though not so shown, there is a throwforward from the previous year, should be included in the review under the following detailed heads.-
i) Locomotives.
ii) Boilers.
iii) Carriages.
iv) Wagons.
v) Ferries.
532. With a view to complete the review, the information in regard to (a) the expenditure for the month, (b) commitments which have neither been paid for nor included in the accounts for the month and (c) the amount of probable further outlay to complete the work(columns 6 (ii), 7 and 9 of Form No. F 526) should be obtained by the Accounts Officer from the controlling authorities concerned.
533. The figures of 'actuals' required for the review will be furnished to the concerned authorities by the Accounts Officer immediately after such figures are available. The reviews should be completed by them in accordance with the instructions contained in paragraphs 525 to 531 and submitted to the Financial Adviser and Chief Accounts Officer, so as to reach him by the date stipulated by Board.
534. Control of Expenditure against the Capital Suspense Grant -The details of allotment placed at the disposal of Railway Administrations under the sub-beads/ Plan heads "Stores Suspense" and "Manufacture Suspense" under capital section are shown on the debit side of the statements of "Stores' Transactions" and "Manufacture Operations" included at the end of the "Works, Machinery and Rolling Stock Programme" furnished to the Railway with the Budget Orders. The details of anticipated credits under these suspense heads are shown on the credit side of the said statements.
535. The detailed manner, in which the control over expenditure, against the funds allotted for purchases of stores under "Stores Suspense" should be carried out, is prescribed in paragraphs 505 to 507 and 2862 of the Indian Railway Code for the Stores Department.
536. Monthly Reviews of Suspense Grant -The progress of debits against the allotments sanctioned by the Railway Board under 'Stores Suspense' and 'Manufacture
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Suspense' and the credits in respect of these suspense heads anticipated to be adjusted in the accounts should be reviewed by the Accounts Officer in the form given below.--
Form No. F. 536
Review of Expenditure under----------------------Suspense to end of June-, 2022 Department-------------- Office----------------------
537. The information in column 1 of the review should be given under all the sub and detailed heads appearing in the statements of 'Stores Transactions' and 'Manufacture Operations' referred to in paragraph 534. In column 7, the Accounts Officer should furnish the comments on the progress of actual debits as compared with the sanctioned allotment and credits as anticipated.
538. The attention of the General Manager should be drawn to the progress of debits and credits, if it shows any necessity for the curtailment of the programme of purchases. Debits and credits may be sub-divided by the more important items of stores, if the railway administration so require, in order to regulate purchases.
539. Financial Adviser and Chief Accounts Officer‟s Review of monthly Receipts and Expenditure – Financial Adviser and Chief Accounts Officer should submit summary of periodical budgetary MIS of receipts, revenue and capital expenditure to General manager to enable him to review progress as per milestones.
Exchequer Control
540. All executive officers of the Railway Administrations, who are empowered to authorize revenue/capital expenditure, must ensure that no expenditure is incurred in
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excess of the sanctioned allotments. Any such excess has to be viewed as a 'lapse' for which the officer concerned is liable to be held personally responsible.
Railway expenditure falls into two categories viz., cash and adjustments. The former covers all transactions completed through cash-payments or issue of cheques and broadly comprises disbursements to staff and outsiders as also settlement of bills/claims for supplies and services. Adjustments represent inter or intra accounting unit book keeping transactions which entail no cash outgo. Exchequer Control is a mechanism for concurrent regulation of cash outgo by each Disbursing Officer against the cash content of the budget allotment. The object of Exchequer Control is to establish a system for correct estimation of cash outgo and to monitor disbursements. It is thus an important tool of budgetary control.
It is, therefore, important that there should be a total commitment at all levels of Railway Management to the Exchequer Control procedure.
541. Importance and limitations of Exchequer Control--Para.539 requires the compilation of a 'Financial Review' wherein the revenue receipts and expenses of each Railway Administration for and up to the end of every month are compared to the proportionate sanctioned budget and variances explained. However, as the figures of actual receipts and expenses for a month are available only in the first or second week of the second following month, there is a time lag of 6 to 8 weeks between incurrence of expenditure or realization of revenue receipts and their review with the proportionate budget. The reason for the time lag is that while cash disbursements and receipts are accounted for immediately, book adjustments between one accounting unit/Railway Administration and another take a great deal more time; the books of account for a month are, therefore, kept open for a longer period to accommodate such 'book adjustments'. As 'cash' forms, most of the total expenditure of a Railway, Exchequer Control has the merit of providing an effective means of monitoring a substantial part of the expenditure on a day-to-day basis.
542. Since the budgetary allocations are sanctioned only for expenditure, Exchequer Control mechanism is necessarily limited in scope to the control of cash outgo. Railway revenue receipts are thus excluded from the purview of Exchequer Control but are subject to usual examination through the monthly financial reviews as well as the recurring scrutiny of cash remittances from stations and of Bank advices.
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543. Exchequer Control implies a self-imposed expenditure discipline by means of a system of day-to-day monitoring to ensure that the cash component of the budgetary allocations is not exceeded.
For this, the IPAS module may indicate the cash component of each month‟s revenue/capital expenditure by way of BP (Budget proportion) as also in the trends of expenditure (for and to end of a period).
544. Railway budgeting is on 'gross' basis. i. e., Parliamentary approval is obtained for gross expenditure, ignoring the credits/recoveries which are outside the scope of the Demands for Grants. The actual cash against each budget Demand is also „gross', since credits/recoveries are usually effected through 'book adjustments' or receipts of cash. Further, the sanctioned budget grants involve a certain amount of overlap, e.g. ,funds for purchase of stores are sanctioned under Capital Section of Demand, but when the purchased stores are utilized for (say) maintenance and operation, budget allocations are also provided under Revenue section. Cash outgo is, however, involved only at the first point of activity, i. e., when stores are purchased and paid for and the 'overlap' is represented in railway accounts through 'book adjustments'.
545. Implementation of Exchequer Control
Implementation of Exchequer Control involves the following steps.-
i) Correct assessment of the 'Cash' and 'adjustment' portions of the sanctioned annual budget under each segment of the Demand by each Disbursing Officer, and also the cash disbursement in respect of 'non-budget' items e. g. refund of fares and freight.
ii) As accurate an assessment as possible of the monthly requirement of cash, iii) Issue of monthly cash authorization to Disbursing Officers, and
iv) Concurrent control of cash outgo by each Disbursing Officer.
For the above, the Financial Adviser and Chief Accounts Officers, while submitting their Budget Estimates of revenue / capital expenditure and expenditure for Non-budget items to Railway Board, need to submit monthly/quarterly expenditure plan (MEP/QEP) with Cash/Adjustment bifurcation.
546. Assessment of Cash Outgo-General Guidelines
Broad guidelines for making a realistic estimate of the 'cash 'and' adjustment' portions of expenditure falling within the sanctioned budget as well as in respect of' non-budget items' are given in Annexure III. 'Adjustments' may involve transactions between two or
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more accounting units within the same Railway Administration or between one Railway Administration and another or between a railway and a non-Railway Administration. For example, as stated in para 544, issue of maintenance stores from stock will involve book adjustment by transfer from 'Stores Suspense' under Major Head 5002/5003 to the final head under sub-major heads 04-07 of Major Head 3002/3003. Likewise, in the case of contracts where one Railway Administration is nominated as the paying authority for supplies to be despatched to consignees on other railways, the disbursements by the former will involve cash outgo, but would appear as 'adjustments' in the books of the consignee Railways. The assessment of cash and adjustment portions of the expenditure must, therefore, be made very carefully by each Railway Administration strictly in accordance with the guidelines given in Annexure III. As a further check on the reasonableness of the bifurcation between cash and adjustment, comparison with the corresponding figures of the previous year (s) would also be useful.
547. Staff -The total revenue expenditure of the Railways is accounted for mainly under the heads 'Staff', 'Fuel & Stores' and 'Miscellaneous'. The commitments in respect of staff payments are easily ascertainable, and the cash outgo will represent the net amount payable to the staff, recoveries made through pay rolls/settlement bills being shown as 'adjustments' except in so far as some of them have also to be paid out in cash, e. g., Court decrees, payments to Co-operative Societies etc., (cash & adjustments taken together should add upto the gross debit to the final heads).As staff expenditure does not usually fluctuate to the extent adjustment expenditure does, the outgo on account of cash payments is capable of fairly precise estimation on the basis of the past actual and other relevant factors.
548. Fuel -As regards 'fuel' Exchequer Control is applied at the stage of 'purchases' of coal and diesel oil under 'Stores Suspense'. Under the final heads, however, the payment of tax element as well as the cost of electric current for traction purposes and handling charges will involve cash disbursements. Provision for the cash outgo in respect of 'fuel' will, therefore, be made at the point where cash payment is involved, having due regard to the performance link-up for fuel under sub major head 08.
549. Works and Stores -Works and Stores expenditure involve a substantial amount of cash outgo for payment to contractors/suppliers and departmental establishment. Likely payments to contractors/suppliers should be forecast by the departmental officers on the basis of the budget allotment, progress of works and purchase orders, and the contract terms regarding on account/ final payments.
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550. For other disbursements covering Compensation Claims, Municipal Services and Port Charges etc., quarterly/monthly estimates, should be based on the claims likely to be discharged during the period.
551. Civil Grants -Payments against Civil Grants such as 'Loans & Advances' and 'Debt/Deposit' heads mainly involve cash outgo. There is an annual budget for the Civil Grants and this should be the guiding factor so far as the cash outgo for the year is concerned. Subject to this limitation the best possible way of estimating the likely cash outgo for the year would be the past actuals subject to any specific orders of Government regarding advances etc. For short-term forecasts, the claims pending for payment during the quarter/month should be evaluated and provided for.
552. Railway Board Contracts -The effectiveness of Exchequer Control as an aid to budgetary control depends on the extent of its coverage of Railway Transactions. In this connection two important areas of control over cash disbursements in respect of contracts placed by the Railway Board are
i) Bulk Order contracts, and
ii) Contracts for purchase of free-supply items, steel, track material signalling and general electrical equipment for Open Line Railways and Electrification Projects, etc.
The principle in both the cases is the same, viz., one or more Railway Administrations is/are nominated for making payment to the suppliers, and the debits are then transferred to the Railways concerned in respect of the materials consigned to them. So far as the paying Railways are concerned, authorizations for cash disbursements will be given to them in addition to their own sanctioned budget whereas, for the consignee Railways, there will be no cash authorization, the transaction being only a 'book adjustment'.
553. In the Railway Board, the Directorates placing the orders will furnish to the Budget Branch (Exchequer Control) a statement in the following proforma. This statement should be sent at the beginning of the year, and supplemented, as necessary, during the course of the year.
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Form No.F 553
(Rs. In Lakhs)
In the case of the Railway Board Bulk Order contracts, the estimated amount of payment during the year should be reconciled with the provision in the sanctioned budget to ensure that payments made by the disbursing units are in line with the budgetary allocations.
554. Assessment of monthly cash outgo- As indicted in Para 545, the PFAs, while submitting their Budget Estimates of revenue / capital expenditure and expenditure for Non-budget items to Railway Board, need to submit Major Head-wise monthly/quarterly expenditure plan (MEP/QEP) with Cash/Adjustment bifurcation.
This statement will form the basis for the Board to issue monthly authorization of cash expenditure to each Railway Administration and by the latter to the various disbursing units within the Railway keeping in view the sanctioned budget and extant instructions of Ministry of Finance.
555. Control of cash disbursements-Spending Units like Zonal Railways/Production Units and other Units would project their cash expenditure requirement on a monthly basis by the last working day of a month for the following month under revenue heads (Staff/Pension, Other than Staff), Capital heads (GBS, Railway Funds, EBR) and Non budget items in the manner prescribed by Railway Board (Budget Directorate) from time to time. Based on the sanctioned budget, the Railway Board (Budget Directorate) would issue authorizations for such cash expenditure. The Units may seek authorisation of additional cash expenditure for a month by the 20th of the month, if any. Cash utilization should be reported to Board by the 5th of the following month in the manner prescribed by Board.
IPAS (accounting and transaction software) shall disallow any expenditure beyond the authorisation given to the spending unit. PFAs would however have the discretion to
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allow additional expenditure beyond authorisation in case of exigencies while keeping the Board informed.
556. Deleted
557. Various documents and returns prescribed have to be submitted to Railway Board as per the extant schedule issued by Board.
558. Deleted
559. Watch over Expenditure and Revenue of the last quarter of the year Special watch over the progress of expenditure and revenue receipts should be kept by the Financial Adviser and Chief Accounts Officer in the last quarter of the financial year, and the attention of the controlling authorities should be drawn to the necessity of the re-appropriations, withdrawals or additional allotments, as the case may be, and the manner in which such re-appropriations should be made. Orders of the General Manager should also be obtained as to whether savings in the current year's grant, represented by the carry-forward to the subsequent year should be permitted to be utilized for meeting any other expenditure recurring or non-recurring, during the year. If any such savings, or any other savings of a non-recurring character, are sought to be utilized by any authority to meet fresh recurring expenditure, it should be brought to the notice of the General Manager and ,in important cases, to the notice of the Member Finance, Railway Board, as well, through the proper channel.
560. Annual Review of Expenditure- The total expenditure for the year, as actually booked in the accounts of each railway, against the various Grants and Appropriations, is reviewed through the „Appropriation Accounts‟ described in Chapter IV Of this Code.
Annual Reports Of Railways
561. Object and Scope -Each Railway Administration should submit to the Railway Board an Annual Report reviewing the year's working under all departments and referring to any matters either materially affecting the results of working or of general interest. These reports are intended for the use of the Railway Board and the administration of the railway concerned.
562. Reports prepared by the Railways will consist of four parts, viz
I. Report Proper (the narrative portion).
II. Financial statements (Capital and Revenue Accounts).
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III. Analysis of Working (Statistical Statements.)
IV. Appendices (Statistical Statements.)
563. Responsibility for preparation-The administrative head of the Railway is responsible for the preparation and submission of the Report, the Accounts Officer compiling the Financial Statements and furnishing such other information and figures as may be required for the purpose of the Report.
564. Section I-Report Proper -This section which is signed by the Head of the Railway Administration should be devoted to a review of the working of the railway during the year. It should contain for instance, the reasons for variations in gross receipts and departmental expenditure (generally as compared with the previous year);
brief descriptions of exceptional events, such as damages by floods, etc., and the measures taken to cope therewith; important fluctuations in the operating results together with the contributory causes; major works undertaken or completed during the year; and steps taken to improve or add to the facilities provided for the comfort of the travelling public, particularly lower class passengers, etc.
565. Section II-Financial Statements -This comprises a set of statements of accounts of the capital and revenue transactions of the railway. These should be prepared in accordance with the instructions laid down in Chapter VII of the Indian Railway Code for the Accounts Department, Part I.
566. Section III- Analysis of Working -This section should include statistical statements dealing with the different aspects of railway working, which are chiefly used for the compilation of the statistics published in Indian Railways-Annual Statistical Statements by the Railway Board. This section should also contain detailed Statements of Rolling Stock, Statements of Revenue (Earnings and Expenditure) and of Operating Statistics.
567. Section IV-Appendices -Statements relating to number and cost of staff, accidents, etc., should be included in this section.
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ANNEXURE I
(Deleted)
As per Finance Act 2017, Railway Rates Tribunal has been merged with Railway Claims Tribunal.
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ANNEXURE-II (See Paragraph-505)
(Annexure to Board‟s letter No.2021/F(X)II/PW/3 dated 21/09/2021) POWERS OF GENERAL MANAGERS OF INDIAN RAILWAYS
In supersession of existing orders on the subject, the President is pleased to make the following rules specifying the areas in which the General Managers and DG RDSO may not sanction expenditure or deal with other matters without previous sanction of the higher authority.
The General Managers shall have powers to sanction expenditure and to delegate their powers to authorities subordinate to them alongwith powers to re-delegate further in consultation with the Principal Financial Adviser (PFA) of the Railways.
The exercise of the powers delegated shall be subject to existing Codal Provisions, Rules and Regulations as well as restrictions imposed from time to time by Railway Board on specific subjects.
CAVEATS TO DELEGATION
The previous sanction of the higher authority is necessary for all items listed below: A) Establishment Matters
I) Permanent /Temporary/Work charged posts:
1) the creation of any post.
2) revival of a sanctioned post kept in abeyance or remaining vacant for a period of more than 02 years.
3) the grant of provisional payment beyond 3 months to incumbent of any post beyond available sanction.
(MoF‟s OM No: 7(1)/E.Coord-I/2017 dated 12.04.2017 & 7(2)/E.Coord/2020 dated 04.09.2020 as revised from time to time)
II) Pay/Allowances etc:
1) grant to a Railway employee emoluments higher than that admissible under the Railway Rules or any orders of the Government of India.
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2) permitting Medical Officers to receive fees for professional attendance to patients if they hold posts in which private practice is debarred.
3) permitting a Railway employee to undertake work and/or receive fee (non recurring or recurring) from private sources exceeding Rs.5,000/- per annum in each individual case.
4) Additional Post Allowance:
permitting additional post allowance except as per Board‟s letter No: F(E) Spl./2009/FR/1/3(7th CPC) dated 05.09.2018 as revised from time to time.
III) Award/Reward/Honorarium:
1) the grant of reward in excess of Rs. 5,000/- in each individual case subject to limit of Rs 1,00,000/- group award.
(Board‟s Letter No: F(X)II-2016/PW/3/Pt3 dated 16.12.2016 as revised from time to time)
2) the grant of reward in excess of Rs. 30,000/- in each individual case to non-gaz Railway employees who have done exemplary work to avert accidents. This may be re-delegated to DRMs upto Rs.7,500/- in each case.
(Board‟s Letter No: F(X)II-2014/PW/4 dated 05.02.2015 as revised from time to time)
3) the ex-gratia payment of bonuses or rewards in excess of Rs.50,000/-per case, for inventions.GM may exercise these powers only in those cases where the employee secures the patent for such innovation and transfers the rights to Indian Railways unconditionally and such innovation is considered useful for Indian Railways.
(Board‟s Letter No: F(X)II-2016/PW/3/Pt3 dated 10.02.2017 as revised from time to time)
4) the acceptance of honorarium by a Gazetted Railway servant in excess of Rs.20,000/- per case for undertaking work as arbitrator in a dispute in which the Railway Administration is a party and in excess of Rs. 5,000/- in a year in all other types of cases, except cases of acceptance of honorarium for conducting Disciplinary Enquiries against Railway Officers arising out of Vigilance/CBI cases where the limit shall be as per the rate fixed by Board from time to time.
(Board‟s Letter No: F(X)II-2008/PW/6 dated 25/04/2013 & No.2019/Trans Cell/S&T/Suggestions from GMs dated 02.09.2019 as revised from time to time)
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5) the grant of honorarium to Non-gaz railway employee in excess of Rs.15,000/- in each individual case. Where the honorarium is recurring, the limit applies to the total amount paid in a financial year. These powers will be exercised with the concurrence of PFA.
(Board‟s Letters F(X)II/13/PW/4 dated 25.07.2013 as revised from time to time)
6) Rewards to persons other than Railway Employees:
a) the grant of rewards in excess of Rs.25,000/- in each case.
b) the grant of reward in excess of Rs.50,000/- in each case to the persons who have done exemplary work to avert accidents and saved passengers life. This may be re-delegated to DRMs upto Rs.10,000/- in each case.
(Board‟s Letter No:F(X)II-2016/PW/3 dated 14.09.2016 as revised from time to time)
IV) Other Matters:
1) the acceptance of resignation of a gazetted officer.
(DoPT‟s OM No: 28034/25/87-Estt(A) dated 11.02.1988 as revised from time to time)
2) the deputation of a Railway servant out of India.
3) the sanction of expenditure on deputation of Railway employees for training courses, seminars, symposia in recognized non-Railway Institutions in excess of Rs.1.00 crore in a year for Zonal Railways and Rs.8 lakh in a year for Production Units as detailed in Railway Board‟s Letter No: 2017/Trans/01/Policy dated 18.10.2017 and 2018/Trans./Cell/E/process reforms dated 12.12.2018 as revised from time to time.
4) the waiver of the cost (Full or partial) of training of a Railway employee who has received training at Railway‟s cost and who is required to serve the Railway for a minimum prescribed period.
5) permitting a railway servant below Junior Scale to travel by Air on duty as detailed in Board Letter No: F(E)I/2021/AL-28/47 dated 13.08.2021 as revised from time to time.
6) the construction or purchase of a building for use as residence by an Officer or to hire a building for use as residence by an Officer under conditions which fall outside the framework of the extant instructions in regard to the ceiling of rental, minimum period for the lease and other conditions.
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7) the remission of recovery of rent: beyond four months.
(The General Manager may exempt the incumbent of a post from occupying the quarter allotted to the post and/or from paying rent thereof upto a maximum period of four months in the following circumstances:
a) when an employee is temporarily transferred to a post in another station; b) when the quarter is subjected to extensive repairs, such as renewals of roofing, replacement of flooring, or such other special works necessitating the vacation of the whole quarter;
c) when an employee is required to vacate the quarter under medical advice on account of an infectious disease or an epidemic.)
8) the write-off of –
a) Advances
b) Amounts overdrawn by Officers, or otherwise due from them, which were discovered in audit within a year.
B) Works Matters
I) Expenditure on works not wholly chargeable to Ordinary Working Expenses 1) Sanction of works:
In the plan heads New Lines, Gauge Conversion, Railway Electrification works, Metropolitan Railway Projects, setting up of new Production Units, Rolling Stock or Surveys.
2) Sanction of works in other Plan heads beyond Rs.2.5 crore provided and subject to:
a) Total lumpsum provision made in the Budget for such works is not exceeded. b) Works in respect of existing Railway Schools, Hospitals, Dispensaries, Institutes, Officers Club, Rest Houses and Holiday Homes –not more than Rs.1.00 crore in each case,
c) Works under PH-30- upto Rs.1.00 crore in each case.
d) Works under Plan head Computerization:-
i. upto Rs.2.5 crore including cost of Hardware replacement for IT based network applications.
ii. Extension/Up gradation /Strengthening of LAN: upto Rs.20 lakh in each case.
e) Machinery and Plant – costing up to Rs.50 lakhs each for GM/Open Line and PUs (including CAO in independent charge). General Managers may decide to delegate these powers upto a maximum of Rs.20 lakh to CWMs/DRMs subject to annual ceiling fixed by the Railway for the Workshop/Division.
f) Out of Turn (not permitted for Computerization and M&P):
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Budgetary ceiling for other than safety related items will be Rs.25 crore (other than lumpsum) in a financial year. Safety related works should be completed within a maximum period of 08 months from the date of sanction.
g) For Customer Amneties Works: DRMs may sanction works under the plan head 5300 up to Rs.2.5 crore in each case (under Lumpsum category as well as Out of Turn).
II) Sanction of estimates:
Sanction of Estimates except in the following cases:
1) where excess over original sanctioned cost/abstract cost due to reasons other than price escalation is upto 20% of original cost. However, General Managers will have full powers to sanction excess due to price escalation.
2) Material Modification upto Rs 2.5 Cr subject to other restrictions laid down in Board‟s letter dated 25.08.2021
3) M&P estimates for increase in cost due to price escalation not more than 100% of original estimate or Rs.2 crore, whichever is less & increase due to reasons other than price escalation including material modification not more than 20% of the original estiamte or Rs. 50 lakh, whichever is less.
4) Survey Estimates: where variation is upto 20% on an original estimate sanctioned by higher authorities, General Manager can sanction survey estimates provided the surveys are included in the sanctioned budget.
5) Estimates of Lump sum works: General Managers can sanction excess over estimate upto variation prescribed in Board‟s letter dated 25.08.2021.
6) Part Estimates: costing upto 5 % of the total value of the work, as originally sanctioned in the Budget.
(Board‟s Letter No: 2021/F(X)II/PW/4 dated 25.08.2021 as revised from time to time).
III) Contracts:
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1) Incurrence of expenditure for engaging/obtaining consultancy services in excess of Rs.10 crore as detailed in Board‟s Letters No: 2021/F(X)II/PW/4 dated 10.08.2021 & 12.08.2021 as revised from time to time.
2) the grant of advances to contractors –
a) Mobilization advance in excess of 10% of the contract value. b) Advances against new machinery and plant – in excess of 10% of contract value or 75% of the purchase price of new machinery and plant brought to the site of work (whichever is less).
c) Advances for accelerating the progress of work in special circumstances in excess of 5% of contract value or Rs.1 crore (whichever is less).
(Board‟s Letters No: F(X)II-97/PW/4 dated 05.05.1998, 2007/CE-I/CT/18 Pt.2 dated 04.10.2012, 2007/CE-I/CT/18 Pt.3 dated 23.05.2012 & 2018/CE-I/CT/1 dated 22.01.2018 as revised from time to time)
C) Legal Matters
1) the reimbursement of legal expenses of a Railway servant –
a) Who institutes a suit in a Court of Law without the prior approval of the Railway Administration; or
b) If the suit emanates as a result of actions taken by the Railway servant other than the discharge of official duty.
2) the filing or defending of an appeal in the Supreme Court.
3) the engagement of a Railway Counsel on scale of fees higher than that prescribed by Ministry of Law and Justice;
4) the engagement of counsel at more than Rs.1,050/- per day in Supreme Court or in any of the High Courts or at more than Rs.750/- per day elsewhere;
5) payment of fees in excess of scales of fees fixed by the High Courts concerned.
D) Commercial Matters
1) the write-off of amounts due to the Railways, otherwise than when they are irrecoverable, in excess of Rs.2 lakh in each case other than wharfage, demurrage, storage and lost property charges which may be written off or refunded by Railway Administration without the sanction of higher authority. This shall apply only for persons other than Railway employees.
(Board‟s Letter No: F(X) II-2016/PW/3 dated 14.09.2016 as revised from time to time)
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2) the payment of claims, otherwise than as specified below or claims for compensation other than those relating to goods lost or damaged and those arising out of Railway accidents –
The powers under this item should not be re-delegated to subordinate authorities.
E)Railway Assets
1) the sale of -
a) Any portion of a Railway line.
b) Any item of authorized rolling stock.
However, the sale of following may be excluded from above delegation:-
i) Railway component can be sold for the purpose of vendor/product development at book rate/latest purchase rate whichever is higher with usual charges as permitted in Stores code.
ii) Movable asset (other than rolling stock) can be sold on book rate or reserve price whichever is higher, provided it is not to be replaced.
(Board‟s Letter No: F(X)II-2016/PW/3 dated 22.03.2017 as revised from time to time)
2) the dismantling or otherwise permanently closing to public traffic of any existing open line section.
3) the introduction of new designs for goods and coaching stock sanctioned for construction during each financial year irrespective of whether the stock is to be built to existing, sanctioned or new designs.
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4) changes, alterations or modifications in the design, layout or equipment of the existing rolling stock and marine vessels involving:-
(a) infringements of the schedule of maximum and minimum running dimensions unless previously sanctioned;
(b) decrease in the revenue earning capacities of coaching and goods vehicles and marine vessels, such as alterations in the class or seating capacity of coaching vehicles and marine vessels and a permanent decrease in the relationship between gross load and tare in the case of goods vehicles;
(c) conversion of public service vehicles into Railway service vehicles and vice versa and material modifications (such as alterations in the wheel arrangements etc. in existing Railway service vehicles.);
(d) the introduction of new facilities, fittings and equipments for the traveling public where such have not previously had the approval of the Board, e.g. cooling arrangements in carriages, electric fans in second class compartments, variations in types of lavatory and other equipments which involve matter of policy.
5) alteration in the authorized stock of all descriptions.
F) Miscellaneous Matters
1) reappropriation of funds beyond Railway Board budget directorate‟s guidelines. (Board‟s Letter No: 2011-B-174 dated 26.08.2021 as revised from time to time)
2) the purchase of a motor-car, motor-boat, truck or any other vehicle. 3) the incurrence of expenditure on each ceremonial occasion in excess of Rs.5 lakh.
The incurrence of expenditure on important functions which are attended by Minister of Railways/Minister of State for Railways: in excess of Rs.15 lakh in each case,
The expenditure on functions attended by President/Prime Minister: in excess of Rs.20 lakh in each case.
a) The powers under this item will be exercised by the General Managers subject to an annual ceiling of Rs.37.50 lakh for Production Units and Rs.75 lakh for Zonal Railways.
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b) The power under this will cover the expenditure on Railway week celebration also, the limit for which will be Rs.5 lakh for a Zonal Railway/Production Unit as a whole.
(Board‟s Letter No: F(X)II-2015/PW/7/Pt.2 dated 29.12.2017 as revised from time to time)
4) the incurrence of expenditure in excess of Rs.5 lakh per year in connection with the entertainment of distinguished visitors, i.e. distinguished official or non official personages, representatives of foreign technical associates, foreign technical experts, representatives of Trade and Industry including overseas companies.
(Board‟s Letter No:F(X)II/2016/PW/3 dated 14.09.2016 as revised from time to time)
5) the grant of fees to private persons or donations to private bodies including Institutes, Hospitals and Schools, an excess of the scales or maximum limits laid down by the Railway Board.
6) the payment of arbitration fees to Retired Railway Officers in excess of Rs.2,25,000/- per case.
(Board‟s Letter No: 2009/CE-I/CT/14/Main dated 09.04.2021 as revised from time to time)
7) the payment of contribution or subscription to a professional institution in excess of Rs.1,00,000/- per annum in each case.
8) the write off of irrecoverable losses of cash, stores, tools and plant – a) exceeding Rs.5 lakh in value when a Railway employee is in any way responsible for the loss.
b) exceeding Rs.5 crore in value when a Railway employee is not in any way responsible for the loss.
i) Every important case of loss should be brought to the notice of the Railway Board, as soon as possible, after its discovery. When the loss involved does not exceed Rs.50,000/- the case need not be reported unless it represents unusual features or reveals serious defects in procedure.
ii) Inefficient balances under Suspense Heads not exceeding Rs.1 lakh can also be written off by the General Manager.
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(Board‟s Letter No:F(X)II-2016/PW/3 dated 14.09.2016 as revised from time to time)
9) Except in accordance with the rules contained in the Indian Railway Codes or any general or special orders issued by the Railway Board –
a) the construction of an assisted siding.
b) the acquisition, lease or disposal of land.
10)the alteration of or departure from the terms of contracts with Branch or Worked Lines.
11)The supply of electricity to outsiders except under the following conditions – a) the provisions of the Electricity Act are not infringed;
b) such supply does not cause any extra outlay either immediate or contingent; c) the supply can be made without any inconvenience to the Railway and after its full needs have been met;
d) the rates charged allow for profit to Railways after taking into account all costs of production, direct and indirect and are above the rates of electricity supplied to Railway employees; and
e) the Railway should have power to discontinue the supply without notice and without compensation.
12)any alteration in the existing Cash and Pay arrangements.
13) any expenditure on an object which has not previously been recognized as a fit object for Railway expenditure. If any item is not covered anywhere, clarification from board may be sought.
*****
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ANNEXURE III
(Ref. para. 546)
Assessment Of Cash Requirement
(A) Items included in the Railway Budget
Grant No. 3 This is 'Staff Grant : and the expenditure is incurred wholly in cash less some of the Pay-roll recoveries such as credit to Provident Fund, rent and income tax, recovery of loans and advances, etc., which are effected through book adjustment. Recoveries for ultimate Payment to outside bodies such as Co- operative Societies, under small savings schemes, Postal insurance, etc., will however, involve cash outgo. Debits for 'order police' would represent adjustment expenditure.
Grant No. 4 to 9 and 12
Materials drawn from stores will be booked by adjustment whereas payments to officers, class III and IV Staff, including workshop staff, will involve cash outgo. Payments to contractors for handling collection and delivery of goods, and expenses at out agencies, or work done and for materials supplied and debited directly to the Grant, without operating upon any other Grant, will form cash expenditure. A careful assessment by each Department/Abstract should be made for estimating the 'cash' and adjustment' portion realistically. Similarly payment of compensation claims will involve cash outgo. Likewise, contribution and grants, compensation payments and other expenses will involve cash outgo. Under 'Suspense', debit to Miscellaneous Advances will mainly represent cash expenditure except for unallocated stores debits. However under 'Demands Payable', which is budgetted (within the demand) for 'net' increase or decrease, increase in credit will represent book adjustment (by contra debit to final heads), and reduction in credit will result from clearance under Demands Payable by payment. Consequently, if there is a net increase of credit under Demands Payable the budgetted expenditure under the final head should be reduced to this extent so as to exclude the element of book adjustment by operation of Demands Payable. On the other hand, a net reduction under Demands Payable should be added back to the
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final head to arrive at the total cash outgo under the latter.
Grant No. 10 Cost of coal and other fuel is adjusted from 'Stores Suspense'. When the diesel locos of one Railway are serviced in the loco shed of a contiguous railway system, the debits for fuel are adjusted on GTKM basis through inter- railway financial adjustment. Transactions directly debited under Grant No. 7 are (i) cost of electric current for traction purposes, (ii) Sales tax, excise duty and cess on coal and (iii) freight and handling charges on fuel. Out of these items (i) and and (ii) involve cash outgo and item (iii) in part cash and Part 'adjustment' item.
Grant No. 13 Contribution to Provident Fund represents purely book adjustment but gratuities and Special Contribution to Provident Fund will involve cash Payment to retiring employees. The expenditure is in respect of pension etc., payments through Civil Accounts Officers and Banks and involves book adjustment mainly, except for Death Cum Retirement Gratuity which is paid in cash by each Railway Administration.
Works
Grant No. 16
It represents cash expenditure mainly in the form of payment to work-charged staff and payments to suppliers and works contractors. Debit to Stores Suspense for 'purchases' mainly involves cash payment except where, for imported materials, debits are accepted through the CAO, London or I S M, Washington, etc. Under Manufacture Suspense, however, the debit in respect of materials is entirely by book adjustment and cash is involved only for payment to shop labour and other charges such as for electricity and water, and contract payment for works chargeable to WMS.
(B) Items, not included in the individual Railway Budget
Non-budget Items
These consist of refunds of fares, freight, wharfage and demurrage, etc., andinvolve entirely cash expenditure.
Civil grants These involve cash payments towards loans and advances to staff such as House Building Advance and Personal Computer Advance The Railways should make an assessment separately for each type of advance and furnish the details in the form of an annexure in
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Board's Bulk Order
Contracts
support of the cash requirement under this head.
Even though included in the budget of the Indian Railways as a whole, Bulk Order items are distributed to individual railways only at the Revised Estimate stage. Nevertheless, each contract for purchase of wagon or coaching vehicle stipulates the disbursing authority. Payment by the nominated railways will be outside their respective sanctioned budgets but within the overall railway budget for Bulk Order items. The paying railway should make, contract by contract, an assessment of the quarterly phasing of payment adding up to the total estimated expenditure during the year. This statement should be furnished in support of the Railway's cash requirement for payment against Bulk Order contracts.
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ANNEXURE-IV
Cash Budget For The Year
F.554
(Rupees in thousands)
Civil Grant
Note:- Cash outgo in each quarter should be phased on the basis of past trend of cash disbursement, or such other method as may suit the Organization /unit concerned. This estimate of phased cash flow should be up dated and the Boards formal authorization for cash expenditure obtained well ahead of the next quarter.
*****
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ANNEXURE V
Cash Outgo-Quarterly Variance Statement
F.- 556
Rupees in thousand
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आनुपातिक बजट आवंटन
या
बजटीय अनुपात सीमाएँ (बीपी लिमिट्स)
संदर्भ: भारतीय रेलवे वित्तीय संहिता खंड 1 के अनुच्छेद 508 से 511
उद्देश्य:
बजट आवंटन के साथ वास्तविक परिचालन व्यय (माह के दौरान और महीने के अंत तक) की सार्थक तुलना करना।
रक्तचाप की सीमाएं व्यय पर नियंत्रण का एक साधन हैं।
जिम्मेदारी किसकी है?:
जिन अधिकारियों को यह राशि आवंटित/अनुदान दिया गया है, वे ही बजट आवंटन के अनुसार व्यय के नियंत्रण के लिए भी जिम्मेदार हैं।
लेकिन लेखा अधिकारी, प्रशासन के वित्तीय सलाहकार के रूप में, आनुपातिक बजट आवंटन/बजट अनुपात (बीपी) सीमा निर्धारित करने के संबंध में नियंत्रण/खर्च करने वाले अधिकारियों को हर संभव सहायता प्रदान करेगा।
यह कैसे किया जाता है:
वर्ष भर के लिए स्वीकृत आवंटन को सभी ज्ञात व्यवधान कारकों या विशेष विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए 12 महीनों में वितरित करें।
अनुदान/आवंटन का वितरण पूरे वर्ष के दौरान करने से पहले निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखें।
(i) पिछले वर्ष से आगे फेंको।
(ii) सभी व्यय, चाहे नकद में हो या हस्तांतरण द्वारा, जिसकी देयता पहले से मौजूद है, लेकिन जिसका वर्ष के दौरान समान रूप से वितरित होने की संभावना नहीं है, चाहे वह आवधिक प्रकृति का हो (जैसे पीएलबी), या आपूर्ति की प्राप्ति पर निर्भर हो, या किसी अन्य कारण से।
(iii) वह व्यय जो व्यावहारिक रूप से निश्चित हो और पूरे वर्ष समान रूप से वितरित हो।
(iv) अन्य व्यय जो वर्ष के दौरान होने की संभावना है, लेकिन जिसके लिए देनदारियां अभी तक उत्पन्न नहीं हुई हैं।
(v) नए या अप्रत्याशित खर्चों को पूरा करने के लिए कुछ राशि आरक्षित रखने की आवश्यकता।
उदाहरण:
i) वेतन - आमतौर पर पीयू: 01 (वेतन) के अंतर्गत आवंटित/अनुदान लगभग समान रूप से 12 महीनों में वितरित किया जाता है (जुलाई से मार्च तक - अप्रैल से जून महीनों की तुलना में थोड़ा अधिक, क्योंकि वार्षिक वेतन वृद्धि जुलाई/जनवरी में दी जाती है)। साथ ही, इस प्रकार का आवंटन वितरित करने से पहले सेवानिवृत्तियों और भर्तियों की संख्या को भी ध्यान में रखा जाता है।
ii) सार्वजनिक अवकाश अनुदान (पीएलबी) - संपूर्ण अनुदान सितंबर/अक्टूबर महीने में वितरित किया जाता है (दशहरा उत्सव के लिए)। सितंबर के बाद के शेष महीनों में कुछ अनुदान बचाकर रखना बेहतर है ताकि सार्वजनिक अवकाश अनुदान के विलंबित भुगतान की व्यवस्था की जा सके।
iii) संविदात्मक भुगतान: वास्तविक कार्यों के निष्पादन पर निर्भर करते हैं
कुछ मदों में स्थापना व्यय जैसे वेतन आदि शामिल हैं:
पिछले कई वर्षों के वास्तविक आंकड़ों के आधार पर चालू वर्ष के लिए बीपी सीमा निर्धारित की जा सकती है, क्योंकि इस प्रकार का व्यय महीने दर महीने बदलता नहीं है।
उद्देश्य की पूर्ति कैसे होती है:
जैसा कि ऊपर बताया गया है, अनुदान के प्रत्येक उप-शीर्ष के लिए प्रत्येक माह की व्यय सीमा निर्धारित की जाती है और प्रत्येक उप-शीर्ष के अंतर्गत व्यय की प्रगति पर महीने दर महीने नजर रखी जाती है।एमएफआर - मासिक वित्तीय समीक्षायह सुनिश्चित करने के लिए कि व्यय रक्तचाप की सीमा के अनुसार हो और उस गति से न हो जिससे वर्ष के अंत में अधिक व्यय होने की संभावना हो।
&&&&
दोबारा-विनियोगपुनर्वितरण नियम
परिभाषा:
धन का हस्तांतरण,
मूल रूप से किसी विशिष्ट वस्तु पर व्यय के लिए आवंटित किया गया था।
अन्य उद्देश्यों के लिए स्वीकृत धनराशि के पूरक के रूप में।
पुनर्विनियोजन के लिए नया शब्द पुनर्वितरण है।
सरल शब्दों में:
पिता ने अपने बेटे को पिकनिक पर जाने के लिए 1000 रुपये दिए। 1000 रुपये का विभाजन क्या है?
परिवहन के लिए 300 रुपये।
खाने का खर्च 300 रुपये है।
आवास के लिए 300 रुपये, और
विविध मदों के लिए 100 रुपये।
हालांकि, पुत्र को अपनी आवश्यकताओं के अनुसार (विभाजित आंकड़ों के भीतर) राशि का पुन: उपयोग करने की अनुमति है, अर्थात् भोजन से लेकर विविध मदों तक। लेकिन वह अनुमत राशि और आवश्यकताओं से अधिक का पुन: उपयोग नहीं कर सकता।
वस्तु:
इसका संपूर्ण उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि जहाँ तक संभव हो,
जिन निधियों की आवश्यकता नहीं होती, उन्हें वितरण अधिकारियों से तब वापस ले लिया जाता है जब यह निश्चित रूप से ज्ञात हो जाता है कि उनकी आवश्यकता नहीं है।
और संयोगवश यह सुनिश्चित करने के लिए कि कोई भी वास्तव मेंअपरिहार्यजहां तक संभव हो, व्यय की पूर्ति ऐसी बचत से की जाती है।
प्रमुख विशेषताएं:
सोने के लिए उपयुक्त तापमान: 375°F से 381°F
कार्यपालिका के हाथों में बजट क्रियान्वयन के लिए एक महत्वपूर्ण प्रशासनिक उपकरण, जिसके माध्यम से तुच्छ मुद्दों पर संसद का सहारा लिए बिना बजट का क्रियान्वयन किया जा सकता है।
इसके लिए पूर्व वित्तीय सहमति आवश्यक है।
अनुलग्नकमैं विनियोग खातों के बारे में - इनसे निपटनामैंअनियमित पुनर्विनियोजन
यह यादृच्छिक/अव्यवस्थित रूप से नहीं होना चाहिए
प्रशासन को समय-समय पर समग्र स्थिति की समीक्षा करनी चाहिए और आवश्यक पुनर्आवंटन करना चाहिए।
इसका संपूर्ण उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि जहाँ तक संभव हो,
जिन निधियों की आवश्यकता नहीं होती, उन्हें वितरण अधिकारियों से तब वापस ले लिया जाता है जब यह निश्चित रूप से ज्ञात हो जाता है कि उनकी आवश्यकता नहीं है।
और साथ ही यह सुनिश्चित करना कि कोई भी अपरिहार्य व्यय यथासंभव बचत से ही पूरा किया जाए।.
बजट समीक्षा अवधि को छोड़कर, पुनर्आवंटन पूरे वर्ष खुला रहता है।
पुनर्विनियोजन के स्वीकृति आदेश बजट से तैयार किए जाने चाहिए।वीपीएन (वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क) या VeRBS – वीपीएन-सक्षम रेल बजट प्रणालीकेवल पुनर्विनियोजन मॉड्यूल के माध्यम से ही, ताकि परिवर्तित निधि की स्थिति सिस्टम में परिलक्षित हो सके।
पीएसी और सी एंड एजी बड़े पैमाने पर और बार-बार होने वाले पुनर्विनियोजन की आलोचना करते हैं क्योंकि इससे रेलवे वित्त पर संसदीय अधिकार कमजोर होता है। इसलिए, इसे तर्क सहित उचित ठहराया जाना आवश्यक है।
सक्षम प्राधिकारी की प्रशासनिक स्वीकृति और तकनीकी अनुमोदन के बिना किसी कार्य के लिए धनराशि का पुनर्आवंटन नहीं किया जा सकता है।
किसी भी कार्य के लिए पुनर्आवंटित राशि उस कार्य की स्वीकृत लागत से अधिक नहीं होगी।
'वोट ऑन अकाउंट' आवंटन की अवधि के दौरान और उस दौरान किए गए व्यय के विरुद्ध पुनर्विनियोजन नहीं किया जा सकता है।
आरई/आरजी जारी होने के बाद कोई पुनर्विनियोजन नहीं किया जा सकता है। यदि कोई अत्यावश्यक आवश्यकता हो, तो उसे फरवरी में पूरक चरण में और/या मार्च में अंतिम अनुमानों में प्रस्तुत किया जा सकता है।
कितनी भी बार धन का पुनर्विनियोजन किया जा सकता है, लेकिन वर्ष के दौरान निकाली गई धनराशि को बहाल करने के लिए कोई पुनर्विनियोजन नहीं किया जा सकता है।
ये छूटें हर साल बदलती रहती हैं और खर्च सीमा संबंधी आदेशों के माध्यम से सूचित की जाती हैं।
जब रेलवे बोर्ड द्वारा रेलवे प्रशासनों को किसी विशेष मद पर व्यय करने के लिए अधिकृत करने वाले आदेश जारी किए जाते हैंउनके लिए स्वीकृत आवंटन से कुछ अधिक सीमा तक।उन्हें इस प्रकार लिया जाना चाहिए "व्यय आदेशों""बजट आदेशों" से भिन्न।
पुनर्विनियोजन को मंजूरी देते समय या विभिन्न उप-शीर्षों पर स्वीकृत आवंटन का वितरण करते समय इन आदेशों का संज्ञान नहीं लिया जाना चाहिए।
क्षेत्रीय रेलवे
निधि के पुनर्आवंटन के सभी प्रस्ताव, जो महाप्रबंधक की शक्तियों से परे हैं, रेलवे बोर्ड को वर्ष के अंत से पहले कार्रवाई करने के लिए पर्याप्त समय पहले प्रस्तुत किए जाएंगे।
राजस्व - डीआरएम और पीएचओडी सक्षम हैं
कार्य – केवल महाप्रबंधक ही इसके लिए सक्षम हैं।
विनियोग खातों के अनुलग्नक (कुल 10)
अनधिकृत व्यय
ऑडिट और रेलवे द्वारा पता लगाए गए आरोपों के तहत
दावों की माफी और परित्याग
महत्वपूर्ण खुली लाइन परियोजनाओं और नए निर्माण पर व्यय
रणनीतिक मदों पर व्यय
ऋण एवं वसूली (अनुमानित एवं वास्तविक)
हानि एवं अनुग्रह भुगतान (5 लाख रुपये और उससे अधिक)
मैंअनियमित पुनर्विनियोजन
लेखांकन में महत्वपूर्ण गलत वर्गीकरण और गलतियाँ
बजट बनाने में खामियां (वास्तव में, इस परिशिष्ट के लिए अक्षर K मौजूद नहीं है।)
प्रमुख बिंदु:
पुनर्विनियोजन नियम - वित्त संहिता का अध्याय 3 (अनुच्छेद 375 से अनुच्छेद 381)
अनुलग्नकमैं विनियोग खातों से संबंधित – इसमें निम्नलिखित बातों पर चर्चा की जाती है:मैंअनियमित पुनर्विनियोजन
वीपीएनके लिए खड़ा है आभासी निजी संजाल
वीईआरबीएसके लिए खड़ा हैवीपीएन सक्षम रेल बजट प्रणाली
रेलवे बोर्ड और क्षेत्रीय रेलवे के पासकोई शक्तियां नहींनिम्नलिखित पुनर्विनियोजनों के लिए।
आरोप लगाने के लिए मतदान किया गया या इसके विपरीत
एक प्रमुख प्रमुख से दूसरे प्रमुख प्रमुख तक
राजस्व से पूंजी या इसके विपरीत
एक वित्तीय स्रोत से दूसरे वित्तीय स्रोत तक
एक रेलवे फंड से दूसरे रेलवे फंड में
एक सिविल अनुदान से दूसरे सिविल अनुदान तक
31 मार्च के बाद
ईबीआर (आईएफ) वर्क्स
बहुविकल्पीय प्रश्न - पुनर्विनियोजन नियम
कौनसा एक है सही नहींपुनर्विनियोजन नियमों के संबंध में?
इसके लिए पूर्व वित्तीय सहमति आवश्यक है।
पुनर्विनियोजन के लिए स्वीकृति आदेश जारी किया जाना चाहिए।सेबजट वीपीएन (वर्चुअल प्राइवेट नेटवर्क) या वीईआरबीएस - वीपीएन सक्षम रेल बजट प्रणाली, केवल पुनर्विनियोजन मॉड्यूल के माध्यम से।
विनियोग खातों का परिशिष्ट जे अनियमित पुनर्विनियोजनों से संबंधित है।
31 मार्च के बाद पुनर्विनियोजन की अनुमति नहीं है।
2. VeRBS का पूरा नाम ______________ है।
वीपीएन सक्षम रेल बजट प्रणाली
वर्चुअल इंजीनियरिंग रेल बजट प्रणाली
वीपीएन सक्षम रेल बजट स्रोत
वर्चुअल इंजीनियरिंग रेल बजट स्रोत
3. वीपीएन का पूरा नाम ________________ है।
मूल्य निजी नेटवर्क
वर्चुअल प्रोग्राम नेटवर्क
वर्चुअल प्रोविजनल नेटवर्क
आभासी निजी संजाल
4. रेलवे बोर्ड द्वारा कौन सा पुनर्विनियोजन अनुमत है?
एक वित्तीय स्रोत से दूसरे वित्तीय स्रोत तक
एक उप प्रमुख प्रमुख से दूसरे उप प्रमुख प्रमुख के अधीन प्रमुख प्रमुख 3002
राजस्व से पूंजी या इसके विपरीत
आरोप लगाने के लिए मतदान किया गया या इसके विपरीत
5. क्षेत्रीय रेलवे को भूमि पुनर्ग्रहण करने की शक्तियां प्राप्त हैं।एमएम (सामग्री संशोधन) के अंतर्गत आने वाले कार्य के उस भाग पर जो _________ तक है, यदि एमएम चालू वर्ष से संबंधित है।
5 करोड़ रुपये
1 करोड़ रुपये
2.5 करोड़ रुपये
इनमें से कोई नहीं
उत्तर:
सी
ए
डी
बी {क्योंकि प्रमुख मद 3002 एकल मांग संख्या 85 (वित्त वर्ष 2023-24 के लिए) का हिस्सा है। हालांकि, क्षेत्रीय रेलवे के पास एसएमएच - उप प्रमुख मदों के बीच पुनर्विनियोजन करने का कोई अधिकार नहीं है}
सी
****
आरएआर – राजस्व आवंटन रजिस्टर
स्रोत: लेखा संहिता का अध्याय 3
प्रपत्र संख्या: ए – 312
प्रमुख मद 3002 – भारतीय रेलवे परिचालन व्यय – वाणिज्यिक लाइनें के अंतर्गत प्रत्येक उप प्रमुख मद संख्या 1 से 12 (पूर्ववर्ती मांग संख्या 3 से 14) के लिए अलग-अलग आवंटन रजिस्टर बनाए रखा गया।
नकद, हस्तांतरण और भंडार के लिए अलग से पोस्ट किया गया।
प्रपत्र संख्या: ए-312 - नमूना
लेखा-शीर्षों का विस्तृत विवरण………… वर्ष 2020-21 के लिए आवंटन – 1400 रुपये/-
जनवरी 2021 महीने के लिए
आंकड़े रुपये में हैं।
सभी पीयू के लिए कॉलम प्रदान करना आवश्यक नहीं है
प्रत्येक उप-प्रमुख मद के शीर्ष पर बजट आवंटन को लाल स्याही से दर्ज किया जाना चाहिए - ताकि तुलना करना आसान हो सके।
मिलान: आरएआर के अंतर्गत कुल व्यय का सत्यापन किया जाना चाहिए और सामान्य पुस्तकों के साथ उसका मिलान किया जाना चाहिए। इस संबंध में एक प्रमाण पत्र आरएआर पर अंकित किया जाना चाहिए।
कम्प्यूटरीकरण के कारण, संपूर्ण आरएआर पोस्टिंग और मिलान आईपीएएस पर किया जाता है।
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एमएसओपी - शक्तियों की आदर्श अनुसूची -2018
एमएसओपी अक्टूबर 2017 में जारी किया गया था। संशोधित एमएसओपी जारी किया गया था।जुलाई 2018
प्रतिनिधिमंडल क्या है?
● किसी दूसरे व्यक्ति को अधिकार, शक्ति और जिम्मेदारी सौंपना (सामान्यतः बॉस से अधीनस्थ प्रबंधक को) ताकि वे विशिष्ट गतिविधियों को अंजाम दे सकें।
● संगठन में सदस्यों के बीच काम बांटने की प्रक्रिया। (इसी तरह परिवार के मुखिया द्वारा शादी के कामों को परिवार के सदस्यों में बांटना भी एक उदाहरण है।)
● प्रबंधन नेतृत्व की मूलभूत अवधारणाओं में से एक।
● टीम के सदस्यों को शक्ति और जिम्मेदारी दोनों का हस्तांतरण करना।
● अग्रिम पंक्ति के अधिकारियों को पर्याप्त प्रशासनिक और वित्तीय शक्तियां प्रदान करना।
शक्ति क्या है?
अगर मेरे पास शक्ति और धन हो तो मैं दुनिया में कुछ भी कर सकता हूँ। क्या मैं सही हूँ?
●एमएसओपी इनोवेशन एंड ट्रांसफॉर्मेशन सेल की एक पहल है।
रूपांतरण कोशिका
●रेलवे बोर्ड द्वारा 09.03.2017 को गठित।
●· पीईडी - प्रधान कार्यकारी निदेशक परिवर्तन प्रकोष्ठ के प्रभारी हैं।उसके अधीन यातायात जैसे विभिन्न क्षेत्रों से चुने गए 8 नोडल कार्यकारी निदेशक कार्य करते हैं। इंजीनियरिंग, मैकेनिकल, इलेक्ट्रिकल, विज्ञान और प्रौद्योगिकी, कार्मिक, लेखा आदि।
●यह निजी क्षेत्र से युवा पेशेवरों - एमबीए, बीटेक, सीए - को सहायता के लिए नियुक्त करता है। ·
●यह आदेश/परिपत्र जारी करने के लिए अन्य सभी मौजूदा निदेशालयों को निरस्त करता है। सीआरबी और अन्य संबंधित सदस्यों की स्वीकृति।
·
●पिछले दो वर्षों के दौरान, विशिष्ट क्षेत्रों की जांच करने के लिए चार निदेशालय बनाए गए हैं। इनमें किराया राजस्व के अलावा अन्य राजस्व, गतिशीलता, पर्यावरण और विरासत शामिल हैं।
·
ट्रांसफॉर्मेशन सेल की अब तक की उपलब्धियां:
1. मानक परिचालन प्रक्रिया (एसओपी) - डीआरएम और अन्य शाखा अधिकारियों को अधिक शक्तियां सौंपने के संबंध में।
2. कार्य, आय और सेवा अनुबंधों में प्रावधानों की एकरूपता
3. नया जीसीसीकार्यों के लिए
4. सेवानिवृत्त कर्मचारियों और अधिकारियों की पुनः नियुक्ति
●एससीआर का एसओपी एमएसओपी के लिए एक टेम्पलेट है।
भारत के राष्ट्रपति/रेलवे बोर्ड ➜ महाप्रबंधक ➜ अधीनस्थ अधिकारी जैसे पीएचओडी, एचओडी, डीआरएम, शाखा अधिकारी आदि
भारत के राष्ट्रपति
भारतजीएम को नकारात्मक शक्तियां
ए
●वित्त संहिता खंड I – अध्याय V – परिशिष्ट II में उल्लिखित सभी नियमों में सबसे महत्वपूर्ण नियम है “उच्च अधिकारी (अर्थात रेलवे बोर्ड) की पूर्व स्वीकृति के बिना”।
● भारतीय राष्ट्रीय वित्त संहिता के अध्याय V - परिशिष्ट II में उल्लिखित महाप्रबंधक की शक्तियाँ नकारात्मक अर्थ में बताई गई हैं।
● उदाहरण: क्रमांक 10(सी) - प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में 5,000 रुपये से अधिक का पुरस्कार प्रदान करने के संबंध में। व्याख्या यह है कि - प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में 5,000 रुपये तक का पुरस्कार प्रदान करने का अधिकार महाप्रबंधक के पास हो सकता है।
एमएसओपी 2018 की प्रमुख विशेषताएं
1. 420 पृष्ठ
2. स्थानीय आवश्यकताओं के अनुसार अतिरिक्त प्रतिनिधिमंडल
3. डीआरएम और स्टेशन निदेशकों जैसे शाखा अधिकारियों को अधिक शक्तियां प्रदान करना।
4. यदि कोई पीएचओडी नियुक्त नहीं किया गया है, तो सीएचओडी समन्वय विभागाध्यक्ष पीएचओडी के अधिकार का प्रयोग कर सकता है (एचओडी का अर्थ है विभागाध्यक्ष)।
5. एजीएम, जीएम की शक्तियों का प्रयोग कर सकती है, जब तक कि लेन-देन के लिए जीएम की व्यक्तिगत स्वीकृति आवश्यक न हो।
6. सीटीआई, आईटी, पीआर सहित विविध मामले।
7. इस दस्तावेज़ के भाग जी में आरपीएफ के लिए मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) शामिल है, जिसमें इस एसओपी के भाग सी (विविध) में मौजूद प्रतिनिधिमंडलों के अतिरिक्त मार्च 2018 में आरपीएफ के लिए नवीनतम प्रतिनिधिमंडल शामिल हैं।
8. डीआरएम को सौंपी गई शक्तियां आम तौर पर सीडब्ल्यूएम (एसएजी में) के लिए समान होती हैं।
9. आरपीएफ के प्रधान मुख्य सुरक्षा आयुक्त (पीसीएससी) अपने से संबंधित मामलों के लिए पीएचओडी को उपलब्ध शक्तियों का प्रयोग करेंगे।
10. इसी प्रकार, एडीआरएम (एनएफएसएजी) एडीआरएम (एसएजी) के समान शक्तियों का प्रयोग करेंगे।
11. इसके अलावा, वरिष्ठ स्केल (स्वतंत्र प्रभार) में शाखा अधिकारी वही शक्तियां प्रयोग करेंगे जो जेएजी/एसजी में संभागीय अधिकारियों को उपलब्ध हैं।
12.शाखा अधिकारी प्रभाग का वह अधिकारी होता है जो सीधे डीआरएम को रिपोर्ट करता है और सभी उद्देश्यों के लिए उसे एक स्वतंत्र प्रभारी के रूप में माना जाना चाहिए।
13. इसके अलावा, जहां कहीं भी सी.डब्ल्यू.एम. एसएस/जे.ए.जी./एस.जी. में हैं, मुख्यालय में सी.डब्ल्यू.ई. या संबंधित एस.ए.जी. अधिकारी कार्यशालाओं/डिपो से संबंधित मामलों के लिए सी.डब्ल्यू.एम. (एस.ए.जी. में) पर लागू होने वाली समान शक्तियों का प्रयोग करेंगे।
14.जेएजी/एसजी के अंतर्गत स्टेशन निदेशक और केंद्रीय अस्पतालों के प्रशासक, शाखा अधिकारियों के समान ही शक्तियों का प्रयोग करेंगे।
15.जहां वित्तीय सहमति की आवश्यकता नहीं है, वहां इसका स्पष्ट उल्लेख किया गया है। जहां इसका उल्लेख नहीं है, वहां यह मान लेना चाहिए कि वित्तीय सहमति आवश्यक है।
एमएसओपी के स्रोत:
1. भारतीय रेलवे संहिताएँ और नियमावली
2. विभिन्न निदेशालयों जैसे वाणिज्य, रूपांतरण प्रकोष्ठ आदि द्वारा जारी परिपत्र। 3. अंतर्राष्ट्रीय आयकर संहिता खंड एक के अध्याय V के परिशिष्ट-II के अनुसार महाप्रबंधक की नकारात्मक शक्तियां।
एमएसओपी के भाग
अनुबंध
एमएसओपी की आवश्यकता
1. एक बेंचमार्क स्थापित करना
2. निर्णयों के कार्यान्वयन में सभी क्षेत्रीय रेलवे में एकरूपता (विशेष रूप से उन अधिकारियों के लिए जिनका एक क्षेत्रीय रेलवे से दूसरे क्षेत्रीय रेलवे में बार-बार तबादला होता है)
3. अंतर्राष्ट्रीय संबंधों से संबंधित प्रक्रियाओं/कार्यप्रणाली का सरलीकरण।
4. एक रेलवे से दूसरे रेलवे में स्थानांतरण के संबंध में अधिकारियों के लिए आदेशों, नियमों और प्रक्रियाओं से परिचित होना।
एमएसओपी को सुधार पर्ची जारी करने की प्रक्रिया
● संबंधित पीएचओडी सुधार के लिए प्रस्ताव की शुरुआत करेंगे।
● डीजीएम (जी) - डिप्टी जीएम (जनरल) एमएसओपी के लिए नोडल अधिकारी हैं।
● पीएचडी धारकों से प्राप्त प्रस्तावों की जांच डीजीएम (जी) द्वारा की जाएगी और वित्तीय स्वीकृति के लिए उन पर कार्रवाई की जाएगी।
● वित्त संबंधी सहमति मिलने के बाद, सुधार पर्ची के मसौदे की जाँच की जाती है।
● डीजीएम (जी) जीएम की व्यक्तिगत स्वीकृति से सुधार पर्ची/शुद्धिपत्र जारी करेंगे।
● यदि यह प्रत्यक्ष प्रत्यायोजन है, तो विभाग की सहमति के बिना भी सुधार जारी किया जा सकता है।
● रेलवे बोर्ड द्वारा भी सुधार जारी किए जा सकते हैं
बहुविकल्पीय प्रश्न के मुख्य बिंदु
एमएसओपी का पूरा नाम मॉडल शेड्यूल ऑफ पावर्स है।
पहली बार अक्टूबर 2017 में रिलीज हुई।
नवीनतम संस्करण जुलाई 2018 में जारी किया गया था।
परिवर्तन प्रकोष्ठ की पहल
पीईडी - प्रधान कार्यकारी निदेशक परिवर्तन प्रकोष्ठ के प्रभारी हैं।
पहली बार, शक्तियां सीधे डीआरएम और स्टेशन निदेशकों जैसे अन्य शाखा अधिकारियों को सौंपी जाती हैं।
एसओपी - एससीआर (दक्षिण मध्य रेलवे) की शक्तियों की अनुसूची एमएसओपी के लिए टेम्पलेट है।
महाप्रबंधकों की नकारात्मक शक्तियां - वित्त संहिता खंड I के अध्याय V का परिशिष्ट II - "उच्च अधिकारी, अर्थात् रेलवे बोर्ड की पूर्व स्वीकृति के बिना"
लगभग 420 पृष्ठ
स्थानीय आवश्यकताओं के अनुसार अतिरिक्त प्रतिनिधिमंडल भेजने की सुविधा
यदि कोई प्रधान विभागाध्यक्ष (पीएचओडी) नियुक्त नहीं है, तो समन्वित विभागाध्यक्ष (सीएचओडी) पीएचओडी के अधिकार का प्रयोग कर सकता है।
एजीएम, जीएम की शक्तियों का प्रयोग कर सकता है, जब तक कि लेन-देन के लिए जीएम की व्यक्तिगत स्वीकृति की आवश्यकता न हो।
विविध मामले (भाग सी) में सीटीआई (केंद्रीकृत प्रशिक्षण संस्थान), आईटी (सूचना प्रौद्योगिकी) और जनसंपर्क (जनसंपर्क) शामिल हैं।
पीसीएससी - आरपीएफ के प्रधान मुख्य सुरक्षा आयुक्त केवल अपने विभाग से संबंधित मामलों में ही पीएचओडी की शक्तियों का प्रयोग कर सकते हैं।
ADRM (NFSAG) ADRM (SAG) की शक्तियों का प्रयोग कर सकता है।
NFSAG का मतलब नॉन फंक्शनल सीनियर एडमिनिस्ट्रेटिव ग्रेड है।
एसएस (स्वतंत्र प्रभार) में शाखा अधिकारी, जेएजी/एसजी के संभागीय अधिकारियों की शक्तियों का प्रयोग कर सकते हैं।
शाखा अधिकारी, मंडल में कार्यरत वह अधिकारी होता है जो सीधे डीआरएम को रिपोर्ट करता है और सभी प्रयोजनों के लिए उसे स्वतंत्र प्रभारी माना जाता है।
केंद्रीय अस्पतालों के स्टेशन निदेशक और प्रशासक - चाहे वे जैजॉर्जिया गार्डियन (JAG) में हों या सिंगापुर गार्डियन (SG) में - शाखा अधिकारियों के अधिकार का प्रयोग करते हैं।
जहां वित्तीय सहमति की आवश्यकता नहीं है, वहां इसका स्पष्ट उल्लेख किया गया है। जहां इसका उल्लेख नहीं है, वहां यह मान लेना चाहिए कि वित्तीय सहमति आवश्यक है।
भाग अ - कार्य
भाग बी - चिकित्सा
भाग सी - विविध
भाग डी - स्टोर
भाग ई - वाणिज्यिक
भाग F - प्रतिष्ठान (राजपत्रित और गैर-राजपत्रित)
भाग जी - सुरक्षा (आरपीएफ)
परिशिष्ट I - महाप्रबंधकों को शक्तियों का प्रत्यायोजन
परिशिष्ट II - महाप्रबंधकों और डीआरएम को शक्तियों का प्रत्यायोजन
एमएसओपी के नोडल अधिकारी - डीजीएम (जी) - उप महाप्रबंधक (सामान्य)
अंत में, लेकिन कम महत्वपूर्ण नहीं, एमएसओपी (लगभग 420 पृष्ठ) को "रटने" के लिए नहीं बनाया गया है। यह केवल शक्तियों के प्रत्यायोजन की एक संदर्भ पुस्तक है।
---अंत---
राजकोषीय नियंत्रण
अर्थ :बजट आवंटन की नकद राशि के आधार पर प्रत्येक संवितरण अधिकारी द्वारा नकद भुगतान के समवर्ती नियमितीकरण के लिए एक तंत्र।
वस्तु:इससे सरकार को नकदी के प्रवाह को तरीकों और साधनों की स्थिति के संदर्भ में विनियमित करने की सुविधा मिलती है।
रेलवे का व्यय दो भागों में विभाजित है।
1) नकद - 70% (लगभग)
2) समायोजन - 30% (लगभग)
बेहतर राजकोषीय नियंत्रण के लिए बजट में आवंटित धनराशि को नकद और समायोजन के बीच पहचानना अत्यंत महत्वपूर्ण है।
राजकोष नियंत्रण तंत्र – केवल नकद निकासी को ही कवर करता है।
मासिक/त्रैमासिक राजकोषीय राशि की मांग करते समय, आनुपातिक बजट आवंटन (पीबीए) को नकद और समायोजन के बीच विभाजित करने की आवश्यकता है, जिसके लिए केवल नकद पीयू के तहत आवंटित निधियों की पहचान करनी होगी।
सामान्यतया किसी भी प्राथमिक इकाई में नकदी और समायोजन दोनों नहीं होंगे।
इस तरह यह सुनिश्चित किया जा सकता है कि सरकारी खजाने से धन प्राप्त करते समय किसी भी परिस्थिति में पीबीए की नकद राशि सीमा से अधिक न हो।
इस प्रकार, राजकोष नियंत्रण का लाभ यह है कि यह व्यय के एक महत्वपूर्ण हिस्से की दैनिक आधार पर निगरानी करने का एक प्रभावी साधन प्रदान करता है।
सभी लेखा इकाइयां अगले महीने के लिए अपनी नकदी आवश्यकताओं को निम्नलिखित खंडों के अंतर्गत 15 तारीख तक प्रस्तुत करेंगी।वां/18वांप्रत्येक माह की कुछ तारीखें पीएफए कार्यालय के केंद्रीय पुस्तक अनुभाग में जमा करें।
निम्नलिखित खंडों के अंतर्गत नकद आवश्यकताएं हैं।
सभी इकाइयों की आवश्यकताओं को समेकित किया जाता है और संपूर्ण रेलवे की कुल आवश्यकता 20 से पहले रेलवे बोर्ड को भेज दी जाती है।वांहर महीने का।
रेलवे बोर्ड 1 तारीख तक प्राधिकरण की सूचना देगा।अनुसूचित जनजातिया 2राकार्य दिवस। इसकी सूचना सभी इकाइयों (डिवीजनों, कार्यशालाओं) को वितरित और दी जाती है।
मध्य समीक्षा:चालू माह की आवश्यकताओं की समीक्षा की जाएगी और यदि किसी अतिरिक्त आवंटन की आवश्यकता होगी, तो इसकी सूचना 20 तारीख तक बोर्ड को दे दी जाएगी।वांचालू महीने की आवश्यकताओं के साथ-साथ अगले महीने की आवश्यकताओं का भी ध्यान रखें।
समर्पण:आवंटित और महीने के अंत तक अप्रयुक्त रहने की संभावना वाली नकदी को 27 तारीख तक मुख्यालय (इकाइयों द्वारा) को वापस किया जा सकता है।वां29 तकवांजिसे समेकित करके जरूरतमंद इकाइयों में से किसी एक को आवंटित किया जाएगा। अन्यथा, इसे प्रत्येक माह के अंतिम कार्य दिवस तक रेलवे बोर्ड को वापस करना होगा।
शुद्ध निकासी:मौजूदा नियमों के तहत, केंद्र सरकार की सभी नकद प्राप्तियों को तुरंत आरबीआई (सीएएस/नागपुर) में केंद्र सरकार के खाते में जमा किया जाना चाहिए और सभी भुगतान केवल आरबीआई से निकासी के माध्यम से ही किए जाने चाहिए।किसी निश्चित अवधि के दौरान जमा और निकासी के बीच के अंतर को "शुद्ध निकासी" कहा जाता है।
नकारात्मक शुद्ध निकासीजमा की तुलना में निकासी की अधिकता के परिणामस्वरूप उत्पन्न नकारात्मक अंतर सरकार के घाटे को बढ़ाता है।
राजकोषीय नियंत्रण – मुख्य बिंदु (रेलवे बोर्ड का 2 नवंबर 2015 का पत्र)
• बजट वीपीएन पर राजकोष मॉड्यूल पेश किया गयामासिक नकदी आवश्यकता का अनुमान
• मासिक रूप से दी जाने वाली भोजन की आवश्यकतादो किश्तें:
पहली किश्त → द्वारामहीने का पहला कार्य दिवस
दूसरी किश्त → द्वारामहीने की 20 तारीख
•नकद राशि का प्राधिकरण सामान्यतः दो किस्तों में होता है।
•उपयोग की रिपोर्ट अगले महीने की 5 तारीख तक देनी होगी।
• प्रावधान करना अतिरिक्त आवश्यकता संबंधी पोस्टिंग यदि ज़रूरत हो तो
• समाप्त करता हैरेलवे बोर्ड को मैन्युअल रूप से जमा करना→ कार्यक्षमता में सुधार होता है
• प्रारंभिक डेटा आवश्यकता में निम्नलिखित शामिल थे:
अप्रैल से अब तक मासिक आधार पर निधि का उपयोग
आगामी महीने के लिए तत्काल आवश्यकता है
• सिस्टम सुनिश्चित करता हैबेहतर नकदी प्रबंधन और निगरानी
• उद्देश्य: समय पर नकदी प्रवाह नियंत्रण + पारदर्शिता + त्वरित प्रक्रिया
राजकोष नियंत्रण और बजटीय नियंत्रण के बीच अंतर
चाबी छीनना
नकद व्यय का समवर्ती नियमितीकरण
तरीकों और साधनों का भाग
नकद – 70% और समायोजन 30% (लगभग)
इसमें केवल नकद भुगतान शामिल है।
शुद्ध निकासी – जमा और निकासी के बीच अनुकूल अंतर
शुद्ध निकासी ऋणात्मक – जमा और निकासी के बीच प्रतिकूल अंतर
राजकोष नियंत्रण – केवल नकदी पर लागू होता है
बजटीय नियंत्रण – इसमें नकदी और समायोजन शामिल हैं।
अध्याय V
बजटीय एवं व्यय नियंत्रण वित्तीय/प्रबंधन रिपोर्टिंग
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अध्याय V
बजटीय एवं व्यय नियंत्रण वित्तीय/प्रबंधन रिपोर्टिंग
501अनुच्छेद 304 में उल्लिखित अनुसार, रेलवे बजट संसदीय वित्तीय नियंत्रण, व्यय नियंत्रण और प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण साधन है। बजट में निर्धारित वित्तीय लक्ष्य रेलवे प्रशासन के प्रदर्शन लक्ष्यों का व्यापक रूप से मार्गदर्शन करते हैं। बजटीय और व्यय नियंत्रण किस प्रकार किया जाता है, इसका विवरण निम्नलिखित अनुच्छेदों में दिया गया है।
502. सकल राजस्व -बजट में परिकल्पित राजस्व की प्राप्ति पर निरंतर और समवर्ती निगरानी रखना महत्वपूर्ण है। यह दस दिनों के राजस्व विवरण (प्रारंभिक आधार पर) और मासिक वित्तीय समीक्षा (आवंटित आधार पर) के माध्यम से किया जाता है। इन विवरणों में प्रारंभिक और आवंटित आधार पर आनुपातिक बजटीय राजस्व और तुलना के लिए पिछले वर्ष की संबंधित अवधि के वास्तविक आंकड़े भी शामिल होने चाहिए। प्रारंभिक आधार इसलिए अपनाया जाता है ताकि शीघ्र रिपोर्टिंग सुनिश्चित हो सके, क्योंकि प्रत्येक माह के लिए रेलवे-वार आवंटित राजस्व एक सप्ताह बाद ही उपलब्ध होता है।
सकल राजस्व में वृद्धि करना अत्यंत महत्वपूर्ण है और यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि यातायात राजस्व के किसी भी खंड में किसी भी प्रकार की कमी को संबंधित विभागों के संज्ञान में तुरंत लाया जाए।
503.विभिन्न क्षेत्रीय रेलवे के बीच अनुमानित आवंटन के आधार पर 'लगभग' सकल राजस्व का मासिक विवरण भी रेलवे द्वारा अगले महीने के पहले सप्ताह में फॉर्म 344-ए में रेलवे बोर्ड को भेजा जाता है।. इस विवरण की तुलना महीने के लिए और महीने के अंत तक के आनुपातिक बजट से की जानी चाहिए ताकि बजट और वास्तविक आंकड़ों के बीच किसी भी प्रकार के अंतर की सीमा का पता लगाया जा सके, इसके कारणों का पता लगाया जा सके और आवश्यक कदम उठाए जा सकें।
504. राजस्व और पूंजीगत व्ययभारत की संचित निधि पर लगाए गए व्यय के अतिरिक्त सभी रेलवे व्यय अनुदान मांगों (पैरा 305) के रूप में स्वीकृत किए जाते हैं, इसलिए बजटीय नियंत्रण का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि व्यय संसद द्वारा स्वीकृत उद्देश्यों और सीमाओं के भीतर ही हो। अनुदान के प्रत्येक प्रमुख मद के अंतर्गत व्यय नियंत्रण के लिए उत्तरदायी प्राधिकारियों का विवरण अध्याय III के परिशिष्ट I में दिया गया है। संसद द्वारा स्वीकृत अनुदान और राष्ट्रपति द्वारा स्वीकृत विनियोग के अंतर्गत प्रत्येक प्रमुख मद की कुल राशि के संबंध में नियंत्रण प्राधिकारी के रूप में रेलवे बोर्ड का यह कर्तव्य है कि वह व्यय की प्रगति पर नज़र रखे और कुल व्यय को उनके पास उपलब्ध अनुदान या विनियोग की राशि के भीतर रखे।
3
रेलवे प्रशासन को अपने अधिकार क्षेत्र में रखे गए आवंटनों पर इसी प्रकार का नियंत्रण रखना होगा। जब कई अधिकारियों को एक ही उच्च अधिकारी के अधिकार क्षेत्र में रखे गए एकमुश्त आवंटन के विरुद्ध किसी उप-प्रमुख मद से संबंधित व्यय करने के लिए अधिकृत किया जाता है, तो उस अधिकारी का यह दायित्व होता है कि वह सभी संबंधित कार्यालयों में व्यय की प्रगति की निगरानी करे और कुल व्यय को उस उप-प्रमुख मद के अंतर्गत निर्धारित आवंटन के भीतर रखे।
505.रेल संबंधी मामलों पर व्यय करने का अधिकार रेल मंत्रालय (रेलवे बोर्ड) द्वारा अपने अधीनस्थ अधिकारियों को प्रत्यायोजित किया गया है (अनुलग्नक-1 (अब हटा दिया गया) और अनुलग्नक-2 देखें)। व्यय करने के अधिकार का प्रयोग करने के साथ-साथ व्यय को अधिकृत सीमा के भीतर नियंत्रित करने की जिम्मेदारी भी आती है। इसके अतिरिक्त, ये अधिकार विभिन्न संहिताओं, नियमों और विनियमों में निहित प्रावधानों और वित्तीय औचित्य के मानकों के पालन के अधीन हैं (पैरा 116)।
506. राजस्व व्यय -रेलवे बोर्ड को महाप्रबंधक द्वारा प्रस्तुत सामान्य परिचालन व्यय के संशोधित और बजटीय अनुमान, रेलवे के विभिन्न विभागों के प्रमुखों से प्राप्त राजस्व व्यय के विस्तृत अनुमानों पर आधारित होते हैं। रेलवे बोर्ड से आवंटन प्राप्त होने पर, इन विस्तृत अनुमानों में रेलवे बोर्ड द्वारा स्वीकृत आवंटन के अनुरूप या महाप्रबंधक द्वारा आवश्यक समझे जाने पर संशोधन की आवश्यकता हो सकती है।
507(पैरा 506 देखें). अनुच्छेद 365 और 506 के तहत महाप्रबंधक द्वारा निर्धारित आवंटन राशि के भीतर, विभिन्न विभागों और प्रभागों के प्रभारी व्यय प्राधिकारियों को वर्ष के दौरान राजस्व खाते पर व्यय स्वीकृत करने का पूर्ण अधिकार है, बशर्ते कि नियमों या आदेशों के तहत जहां भी स्थापना और प्रायोगिक या विशेष अस्थायी कार्यों पर व्यय की मदों के लिए सक्षम प्राधिकारी की विशिष्ट स्वीकृति आवश्यक हो, वहां अलग से स्वीकृति प्राप्त करना अनिवार्य हो। यदि महाप्रबंधक ने व्यय करने से पहले विस्तृत अनुमान तैयार करने और प्रशासनिक स्वीकृति एवं तकनीकी स्वीकृति प्राप्त करने का निर्देश दिया है, तो महाप्रबंधक द्वारा निर्धारित प्रक्रिया का पालन किया जाना चाहिए। निर्धारित स्वीकृति आवंटन की मात्रा सुनिश्चित करने के बाद ही दी जानी चाहिए। कार्यपालिका और लेखा कार्यालय द्वारा इसके लिए एक देयता रजिस्टर रखा जाना चाहिए, जिसमें अन्य बातों के अलावा, व्यय की गई और उपार्जित देयताएं शामिल हों।
किसी भी मंजूरी को केवल पिछले रुझानों के आधार पर नहीं दिया जाना चाहिए। शून्य आधारित बजट के सिद्धांतों, अर्थात् स्वीकृत किए जाने वाले किसी भी व्यय की आवश्यकता और उपयोगिता का मंजूरी देने से पहले पूरी तरह से विश्लेषण किया जाना चाहिए।
4
507 ए.(पैरा 506 देखें). किसी भी नए शुल्क के लिए जारी की गई स्वीकृति, जब तक कि उसका विशेष रूप से नवीनीकरण न किया जाए, उस स्वीकृति की जारी होने की तिथि से बारह महीने की अवधि के दौरान पूर्ण या आंशिक रूप से भुगतान न किए जाने पर समाप्त हो जाएगी। बशर्ते कि –
i) जब विभागीय विनियमों में स्वीकृति की वैधता अवधि निर्धारित हो या स्वीकृति में ही निर्दिष्ट हो, तो ऐसी अवधियों की समाप्ति पर वह वैधता समाप्त हो जाएगी; या
ii) जब किसी स्वीकृति में यह विशेष प्रावधान हो कि व्यय किसी निर्दिष्ट वित्तीय वर्ष के बजट प्रावधान से पूरा किया जाएगा, तो वह स्वीकृति उस वित्तीय वर्ष की समाप्ति पर समाप्त हो जाएगी; या
iii) भंडार की खरीद के मामले में, यदि निविदाएँ स्वीकार कर ली गई हैं (स्थानीय या प्रत्यक्ष भंडार की खरीद के मामले में) या केंद्रीय खरीद संगठन पर मांग पत्र (केंद्रीय खरीद के मामले में) उस स्वीकृति की जारी होने की तिथि से एक वर्ष की अवधि के भीतर रखा गया है, तो स्वीकृति समाप्त नहीं होगी, भले ही उक्त अवधि के दौरान पूर्ण या आंशिक रूप से वास्तविक भुगतान न किया गया हो।
उपरोक्त किसी बात के होते हुए भी, किसी सक्षम प्राधिकारी द्वारा सामान्य योजना के अंतर्गत वर्ष-दर-वर्ष स्थायी प्रतिष्ठान में की गई वृद्धि के संबंध में या किसी पद या सरकारी कर्मचारियों के वर्ग के लिए स्वीकृत भत्ते के संबंध में, जो संबंधित अधिकारी(यों) द्वारा प्राप्त नहीं किया गया हो, स्वीकृत स्वीकृति समाप्त नहीं होगी।
508. आनुपातिक बजट आवंटन -महीने के दौरान (और महीने के अंत तक) वास्तविक परिचालन व्यय की बजट आवंटन से सार्थक तुलना करने के उद्देश्य से, वर्ष के लिए स्वीकृत आवंटन को बारह महीनों में वितरित करना आवश्यक है, जिसमें व्यवधान के सभी ज्ञात कारकों या विशेष विशेषताओं को ध्यान में रखा जाए। यद्यपि बजट आवंटन के विरुद्ध व्यय के नियंत्रण की जिम्मेदारी उस प्राधिकरण पर होती है जिसके अधीन आवंटन रखा गया है, फिर भी लेखा अधिकारी का यह कर्तव्य है कि वह प्रशासन के वित्तीय सलाहकार के रूप में, नियंत्रण अधिकारियों को ऐसे नियंत्रण के क्रियान्वयन में हर संभव सहायता प्रदान करे। तदनुसार, वह प्रत्येक वित्तीय वर्ष के प्रारंभ में, व्यय नियंत्रण के लिए जिम्मेदार अधिकारियों के परामर्श से, निम्नलिखित कारकों को ध्यान में रखते हुए, प्रत्येक प्रमुख मद और उप-प्रमुख मद के अंतर्गत अनुमानित प्रगतिशील व्यय (आनुपातिक बजट आवंटन - बीपी) की गणना करता है।
i. पिछले वर्ष से आगे की स्थिति पर विचार करें।
ii. नकद या हस्तांतरण द्वारा किए गए सभी व्यय, जिनकी देनदारी पहले से मौजूद है, लेकिन जिनका वर्ष के दौरान समान रूप से वितरित होने की संभावना नहीं है, चाहे
5
क्योंकि यह आवधिक प्रकृति का है, या क्योंकि यह आपूर्ति की प्राप्ति पर निर्भर है, या किसी अन्य कारण से।
iii. वह व्यय जो व्यावहारिक रूप से निश्चित हो और पूरे वर्ष समान रूप से वितरित हो।
iv. अन्य व्यय जो वर्ष के दौरान होने की संभावना है, लेकिन जिसके लिए देनदारियां अभी तक उत्पन्न नहीं हुई हैं।
v. अप्रत्याशित या नए खर्चों को पूरा करने के लिए कुछ राशि आरक्षित रखने की आवश्यकता।
इस प्रकार निर्धारित बीपी को व्यय की प्रगति की निगरानी के लिए लेखांकन सॉफ्टवेयर (आईपीएएस) में दर्ज किया जा सकता है।
509.जिन उप-शीर्षों के लिए इस प्रकार का विस्तृत विश्लेषण व्यावहारिक या आवश्यक नहीं है, उनके संबंध में, अन्य बातों के अलावा, यह हो सकता है कि व्यय में महीने दर महीने उतार-चढ़ाव नहीं होता है, उदाहरण के लिए स्थापना शुल्क, कई वर्षों के लिए गणना किए गए पिछले वास्तविक आंकड़े इस अनुमान का आधार बन सकते हैं।
510.इस प्रकार तैयार किए गए विवरणों से, मुख्य मद के प्रत्येक उप-प्रमुख मद के लिए प्रत्येक माह का "आनुपातिक बजट आवंटन- बीपी" निकाला जाता है, और फिर प्रत्येक उप-प्रमुख मद के अंतर्गत व्यय की प्रगति की निगरानी मासिक वित्तीय समीक्षाओं (पैरा 511 और 513 देखें) के माध्यम से महीने दर महीने की जाती है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि व्यय अनुमानों के अनुसार हो रहा है और उस गति से नहीं हो रहा है जिससे वर्ष के अंत में अधिशेष होने की संभावना हो।
511. अनुमानित प्राप्तियों और व्यय का मासिक विवरण -निर्धारित मदों के अंतर्गत अनुमानित प्राप्तियों और व्यय का विवरण रेलवे बोर्ड को भेजा जाना चाहिए। इस विवरण का लाभ यह है कि इससे रेलवे बोर्ड को व्यय की निगरानी के लिए बजट आवंटन के अनुपात में शीघ्र सूचना प्राप्त होती है। विभिन्न रेलवे से प्राप्त होने पर मासिक विवरणों को रेलवे बोर्ड के कार्यालय में संकलित किया जाएगा।
सभी रेलवे के लिए एक ही विवरण तैयार किया जाना चाहिए। समेकित विवरण की एक प्रति संबंधित माह के दूसरे माह के पहले सप्ताह में भारत सरकार के वित्त मंत्रालय और केंद्रीय राजस्व महालेखाकार को भी प्रस्तुत की जानी चाहिए।
512. राजस्व आवंटन रजिस्टर -लेखा संहिता भाग I के अनुच्छेद 311 में वर्णित अनुसार, सभी राजस्व व्यय को रजिस्टरों में दर्ज किया जाना है, जिन्हें राजस्व आवंटन रजिस्टर के रूप में जाना जाता है। इन रजिस्टरों में परिशिष्ट I (खंड II) में दिए गए वर्गीकरण के अनुसार विभिन्न लेखा शीर्षों के अंतर्गत व्यय दर्ज किए जाते हैं। इन रजिस्टरों का उद्देश्य विभाग और प्रभागों के प्रमुखों को व्यय की प्रगति से अवगत रखना है।
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महाप्रबंधक द्वारा उन्हें उपलब्ध कराए गए आवंटन के विरुद्ध, जिसे इन रजिस्टरों में दिए गए उपयुक्त स्तंभों में लाल स्याही से दर्ज किया जाना चाहिए, ताकि व्यय के साथ तुलना और जाँच का एक आसान साधन बन सके।
हालांकि, कम्प्यूटरीकृत प्रणाली के तहत, आरएआर को सिस्टम के माध्यम से निकाला जा सकता है और उपरोक्त उद्देश्य की पूर्ति के लिए उपयोग किया जा सकता है।
513. मासिक वित्तीय समीक्षा -मासिक समीक्षा में प्रत्येक उप-प्रमुख मद के अंतर्गत संबंधित नियंत्रण अधिकारियों को आवंटित राशि के सापेक्ष पिछले माह के अंत तक के व्यय का विवरण दिया जाता है। यह समीक्षा प्रपत्र संख्या 513 में तैयार की जानी चाहिए और प्रत्येक माह संबंधित नियंत्रण अधिकारियों को उनकी परामर्श से निर्धारित तिथि तक प्रस्तुत की जानी चाहिए। यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि मासिक वित्तीय समीक्षा से प्राप्त संबंधित आवंटन से अधिक कोई देनदारी न ली जाए।
प्रपत्र संख्या एफ. 513
514.महीने के अंत तक "आनुपातिक बजट आवंटन" (स्तंभ 3) की गणना लेखा अधिकारी द्वारा उपरोक्त अनुच्छेद 508 में दिए गए निर्देशों के अनुसार की जाती है। महीने के लिए और महीने के अंत तक के वास्तविक व्यय के आंकड़े (स्तंभ 4) और पिछले वर्ष की इसी अवधि के लिए (स्तंभ 5) आवंटन रजिस्टरों और संकलित खातों से प्राप्त किए जा सकते हैं। लेखा अधिकारी को उपरोक्त समीक्षा के अन्य स्तंभों को पूरा करना चाहिए और व्यय के लिए जिम्मेदार कार्यकारी अधिकारियों की टिप्पणियों और अपनी आवश्यक टिप्पणियों के साथ इसे नियंत्रण प्राधिकारी को प्रस्तुत करना चाहिए।
515.इस समीक्षा को तैयार करते समय, लेखा अधिकारी को यह देखना चाहिए कि क्या
क) अपरिवर्तनशील व्यय पिछले वर्षों के वास्तविक आंकड़ों के आधार पर निर्धारित मासिक विनियोजन के अनुसार है, ख) आवधिक व्यय बजट आवंटन के समय निर्धारित अनुपात के अनुसार है।
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ग) बजट तैयार करते समय प्राप्तियों और व्यय के बीच माने गए सहसंबंध को बनाए रखा जाता है। इस तुलना के प्रयोजन के लिए, अवधि से संबंधित वे मदें, जो किसी भी कारण से अपरिवर्तित रह गई हों, उन्हें नजरअंदाज नहीं किया जाना चाहिए।
अनुमानित व्यय में किसी भी बड़े विचलन (जिसके परिणामस्वरूप अतिरिक्त खर्च या बचत हो सकती है) का हिसाब रखना आवश्यक है, भले ही व्यय स्थिर हो। लंबी अवधि के लिए बड़ी संख्या में ट्रेनों के रद्द होने से बचत प्रभावित हो सकती है, वेतन आयोग लागू होने, नए ब्लॉक सेक्शन के चालू होने आदि के कारण खर्च बढ़ सकता है।
516.प्रत्येक प्रभाग/कार्यशाला/निर्माण इकाई के लिए संबंधित मंडल/कार्यशाला/निर्माण लेखा अधिकारियों द्वारा मासिक वित्तीय समीक्षा तैयार की जानी चाहिए और वित्तीय सलाहकार तथा मुख्य लेखा अधिकारी को रेलवे प्रशासन के परामर्श से इन समीक्षाओं को रेलवे की मासिक वित्तीय समीक्षा में समेकित करने की व्यवस्था करनी चाहिए, जिसमें प्रक्रिया का विवरण और नियत तिथियां निर्धारित की जानी चाहिए।
517. पुनः विनियोजन -ऐसी कोई देनदारी नहीं उठाई जानी चाहिए जिसके लिए महाप्रबंधक द्वारा स्वीकृत आवंटन में कोई प्रावधान मौजूद नहीं है या जिसके लिए प्रावधान अपर्याप्त है, जब तक कि आवश्यक धनराशि या तो पुनर्विनियोजन द्वारा या नए आवंटन द्वारा प्राप्त न हो जाए।
हालांकि, यदि स्थिति सामान्य हो तो व्यय प्राधिकरण द्वारा आवश्यक धनराशि जुटाने के वचन पर ऐसी देनदारियों का अस्थायी निपटान किया जा सकता है। हालांकि, लेखा अधिकारी को ऐसे सभी व्ययों पर "आवंटन की कमी" या "आवंटन से अधिक" होने के कारण आपत्ति जतानी चाहिए।
518.लेखा अधिकारी को व्यय प्राधिकारियों को आवश्यकतानुसार पुनर्विनियोजन के संबंध में और इसे करने के तरीके के बारे में सलाह देनी चाहिए। उन्हें यह सुनिश्चित करना चाहिए कि पुनर्विनियोजन शीघ्रता से किया जाए और जब भी किसी मद के अंतर्गत बचत की संभावना हो, तो उस उप-मद से तुरंत धनराशि निकालने के लिए कदम उठाए जाएं, और जब भी यह स्पष्ट हो कि किसी मद के अंतर्गत व्यय की प्रगति ऐसी है कि अतिरिक्त विनियोजन की आवश्यकता है, तो पुनर्विनियोजन या अन्य माध्यमों से इसकी व्यवस्था करने के लिए कदम उठाए जाएं।
रेलवे परिसंपत्तियों के अधिग्रहण, निर्माण और प्रतिस्थापन पर व्यय
519.अलग-अलग आवंटन रेलवे प्रशासनों के अधिकार क्षेत्र में रखे जाते हैं।
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प्रत्येक अनुदान पूंजी, मूल्यह्रास आरक्षित निधि, विकास निधि, रेलवे सुरक्षा निधि, राष्ट्रीय रेल संरक्षण कोष और पूंजी निधि से प्रभारित कार्यों पर व्यय के लिए आवंटित किया जाता है। ये आवंटन एकमुश्त किए जाते हैं और विभिन्न उप-शीर्षों और उन कार्यों पर इनका वितरण, जिनके लिए ये अभिप्रेत हैं, 'कार्य, मशीनरी और रोलिंग स्टॉक कार्यक्रमों' में स्पष्ट रूप से बताया गया है, जो आवंटन स्वीकृत करने वाले बजट आदेशों के साथ रेलवे को प्रस्तुत किए जाते हैं। इन "कार्यक्रमों" में, 2.5 करोड़ रुपये और उससे अधिक लागत वाले प्रत्येक कार्य के मामले में, प्रत्येक कार्य की कुल अनुमानित लागत भी दर्शाई गई है, और रेलवे प्रशासनों को न केवल प्रत्येक कार्य के लिए वर्ष के लिए स्वीकृत आवंटन के विरुद्ध, बल्कि 'कार्यक्रमों' में दर्शाई गई उसकी कुल अनुमानित लागत के विरुद्ध भी व्यय पर नियंत्रण रखना आवश्यक है। 2.5 करोड़ रुपये से अधिक लागत वाले कार्यों के संबंध में, प्रत्येक रेलवे प्रशासन को कार्यक्रमों में एकमुश्त राशि आवंटित की जाती है; एकमुश्त आवंटन के तहत कोई भी व्यय करने से पहले, ऐसे कार्यों के अनुमानों को महाप्रबंधक या उनके द्वारा इस संबंध में अधिकृत किसी भी निचले अधिकारी द्वारा स्वीकृत किया जाना चाहिए। इस प्रकार रेलवे पर होने वाले व्यय पर नियंत्रण महाप्रबंधक के माध्यम से किया जाता है।
1) व्यय की अग्रिम गणना करना; 2) इन गणनाओं के आधार पर वर्ष के लिए बजट अनुदान के माध्यम से निधियों का आवंटन करना; और
3) अनुमानों के विवरण और स्वीकृत अनुदानों के विरुद्ध किए गए व्यय की निरंतर और समवर्ती समीक्षा, ताकि अनुमानों में संशोधन या निधियों के पुनर्आवंटन की व्यवस्था यथाशीघ्र की जा सके।
अनुमानों के मुकाबले व्यय को नियंत्रित करने के लिए अपनाई जाने वाली प्रक्रिया का विस्तृत विवरण भारतीय रेलवे संहिता के अध्याय XIV और XII में क्रमशः इंजीनियरिंग और यांत्रिक विभागों के लिए दिया गया है।
520. व्यय की प्रगति पर नजर रखें -किसी भी कार्य पर व्यय या दायित्व उत्पन्न होने के क्षण से ही, अनुमानों और निधियों के आधार पर उसकी प्रगति की नियमित और बार-बार जाँच की जानी चाहिए। यह जाँच सबसे निचली कार्यकारी इकाई, अर्थात् विभाग द्वारा शुरू होनी चाहिए।
521.प्रत्येक विभाग में रखे गए कार्य रजिस्टर (प्रपत्र संख्या ई. 1474) के माध्यम से निरंतर तुलना करना संभव हो पाता है।
क) प्रत्येक कार्य पर किया गया व्यय और उस कार्य के लिए अनुमान में किया गया विस्तृत प्रावधान, और
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ख) कार्य के लिए आवंटित बजट और महीने के अंत तक का वास्तविक व्यय।
कार्यकारी अधिकारी को कार्य रजिस्टरों की मासिक या उससे अधिक अंतराल पर जांच करनी चाहिए और प्रत्येक कार्य पर व्यय की प्रगति पर नजर रखनी चाहिए, ताकि स्वीकृत अनुमानों से अधिक व्यय की किसी भी प्रवृत्ति की जांच और रोकथाम की जा सके, या अपेक्षित अतिरिक्त व्यय को कवर करने के लिए समय पर नई प्रशासनिक और तकनीकी स्वीकृति प्राप्त की जा सके।
522.लेखा अधिकारी को अनुच्छेद 523 से 533 में निर्धारित दिशा-निर्देशों के अनुसार कार्यों पर व्यय की प्रगति की निगरानी भी करनी चाहिए और जब भी ऐसी आवश्यकता उत्पन्न हो, पुनर्विनियोजन की आवश्यकता के संबंध में कार्यकारी अधिकारियों को सलाह देनी चाहिए (अनुच्छेद 518 देखें)।
523.निर्माण कार्यों पर होने वाले व्यय की प्रगति की निगरानी करते समय लेखा अधिकारी को यह देखना चाहिए कि क्या
क) किसी भी तिथि तक किया गया व्यय, किए गए कार्य की मात्रा के अनुमान से अधिक नहीं है;
ख) अपेक्षित ऋण वास्तव में प्राप्त हो चुके हैं;
ग) सभी समायोजन समय पर किए जाते हैं और
घ) किसी भी नए कार्य पर होने वाला व्यय स्वीकृत कार्य की प्रगति को स्थगित करने या धीमा करने मात्र से पूरा नहीं किया जा सकता है।
524. व्यय की समीक्षा -लेखा अधिकारी को हर महीने दो समीक्षाएँ तैयार करनी चाहिए, एक अनुदान के उप-शीर्षों/योजना शीर्षों के अनुसार और दूसरी व्यक्तिगत कार्यों के अनुसार, और उन्हें संबंधित अधिकारियों के समक्ष उनके परामर्श से निर्धारित तिथियों तक प्रस्तुत करना चाहिए।
525.अनुदान के उपशीर्षों/योजना शीर्षों के अनुसार पूंजी, मूल्यह्रास आरक्षित निधि और विकास निधि से प्रभारित व्यय की समीक्षा लेखा अधिकारी द्वारा प्रपत्र संख्या एफ. 525 में मासिक रूप से तैयार की जानी चाहिए।
प्रपत्र संख्या एफ. 525
पूंजीगत व्यय, मूल्यह्रास आरक्षित निधि और विकास निधि पर प्रभार्य व्यय की प्रगति का विवरण, दिनांक -------------- के अंत तक प्रदर्शित किया गया है।
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विभाग ------------------ कार्यालय______________
(आंकड़े हजारों रुपये में हैं)
हस्ताक्षर
दिनांक ---------------------- पदनाम-------------------------
जून, सितंबर और दिसंबर में समाप्त होने वाली अवधि के लिए त्रैमासिक समीक्षाएं मौजूदा दिशानिर्देशों के अनुसार बोर्ड को भेजी जा सकती हैं।
प्रपत्र के कॉलम 12 में दर्शाए जाने वाले व्यय की प्रगति दर के संबंध में भिन्नताओं के कारण और संक्षिप्त टिप्पणियां सार्थक होनी चाहिए और व्यय करने वाले अधिकारियों के परामर्श से दर्ज की जानी चाहिए।
526.निर्माण कार्यों के व्यय की समीक्षा प्रपत्र संख्या एफ. 526 में तैयार की जानी चाहिए।
प्रपत्र संख्या एफ.-526
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हस्ताक्षर
दिनांक ---------------------- पदनाम ------------------------
527.पूंजी, मूल्यह्रास आरक्षित निधि, विकास निधि या किसी अन्य निधि से प्रभार्य व्यक्तिगत कार्यों पर व्यय की उपरोक्त समीक्षा में दी गई जानकारी को अनुदान के प्रत्येक उप-शीर्ष/योजना शीर्ष के अंतर्गत वर्गीकृत किया जाना चाहिए, जैसे कि-
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528.नई लाइनों (निर्माण) पर किए गए व्यय की समीक्षा में चालू वर्ष के लिए "कार्य, मशीनरी और रोलिंग स्टॉक कार्यक्रम" में दर्शाए गए प्रत्येक निर्माण के संबंध में जानकारी दिखाई जानी चाहिए या जिसके लिए, हालांकि इसे दर्शाया नहीं गया है, एक "थ्रोफॉरवर्ड" है।
529.ट्रैक नवीनीकरण और रोलिंग स्टॉक के अलावा अन्य कार्यों के मामले में, समीक्षा निम्नलिखित के संबंध में की जानी चाहिए:
i) चालू वर्ष के लिए कार्य, मशीनरी और रोलिंग स्टॉक कार्यक्रम में दर्शाए गए प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य जिसकी अनुमानित लागत 2.5 करोड़ रुपये या उससे अधिक है, या जिसके लिए, हालांकि ऐसा नहीं दर्शाया गया है, एक 'थ्रोफॉरवर्ड' है।
ii) सभी कार्य जिनकी लागत 2.5 करोड़ रुपये से अधिक नहीं है, चाहे वे प्रगति पर हों या नए हों, उन्हें अलग-अलग कार्यों के रूप में नहीं बल्कि ऐसे कार्यों के कुल योग के लिए एक मद के रूप में माना जाएगा, जिसमें 'अतिरिक्त कार्य' भी शामिल हैं। यदि महाप्रबंधक निर्देश दें, तो समीक्षा में प्रत्येक कार्य मद का विस्तृत विवरण होना चाहिए जिसके लिए अनुमान स्वीकृत किया गया है।
530.ट्रैक नवीनीकरण के संबंध में, समीक्षा में कार्य की प्रत्येक मद को दर्शाया जाना चाहिए जिसके लिए सक्षम प्राधिकारी द्वारा एक अलग अनुमान स्वीकृत किया गया है।
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531.जहां तक रोलिंग स्टॉक का संबंध है, चालू वर्ष के लिए वर्क्स, मशीनरी और रोलिंग स्टॉक प्रोग्राम में दर्शाई गई प्रत्येक व्यक्तिगत वस्तु, या जो कि दर्शाई न गई हो लेकिन पिछले वर्ष से आगे बढ़ाई गई हो, उसे निम्नलिखित विस्तृत शीर्षकों के अंतर्गत समीक्षा में शामिल किया जाना चाहिए।
i) लोकोमोटिव।
ii) बॉयलर।
iii) गाड़ियाँ।
iv) वैगन।
v) नौकाएँ।
532.समीक्षा पूरी करने के उद्देश्य से, लेखा अधिकारी को संबंधित नियंत्रण अधिकारियों से (क) माह के व्यय, (ख) वे प्रतिबद्धताएं जिनका न तो भुगतान किया गया है और न ही माह के खातों में शामिल किया गया है तथा (ग) कार्य को पूरा करने के लिए संभावित अतिरिक्त व्यय की राशि (फॉर्म संख्या एफ 526 के कॉलम 6 (ii), 7 और 9) के संबंध में जानकारी प्राप्त करनी चाहिए।
533.समीक्षा के लिए आवश्यक 'वास्तविक' आंकड़े लेखा अधिकारी द्वारा उपलब्ध होते ही संबंधित अधिकारियों को प्रस्तुत किए जाएंगे। समीक्षा प्रक्रिया अनुच्छेद 525 से 531 में दिए गए निर्देशों के अनुसार पूरी की जानी चाहिए और वित्तीय सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी को बोर्ड द्वारा निर्धारित तिथि तक प्रस्तुत की जानी चाहिए।
534. पूंजीगत स्थगन अनुदान के विरुद्ध व्यय का नियंत्रण -पूंजी अनुभाग के अंतर्गत "भंडार संदंश" और "निर्माण संदंश" उप-शीर्षों के तहत रेलवे प्रशासनों को उपलब्ध कराए गए आवंटन का विवरण, बजट आदेशों के साथ रेलवे को प्रस्तुत किए गए "कार्य, मशीनरी और रोलिंग स्टॉक कार्यक्रम" के अंत में शामिल "भंडार लेनदेन" और "निर्माण संचालन" विवरणों के डेबिट पक्ष में दर्शाया जाता है। इन संदंश शीर्षों के अंतर्गत अपेक्षित क्रेडिट का विवरण उक्त विवरणों के क्रेडिट पक्ष में दर्शाया जाता है।
535.स्टोर्स सस्पेंस के तहत स्टोर की खरीद के लिए आवंटित निधि के विरुद्ध व्यय पर नियंत्रण किस प्रकार किया जाना चाहिए, इसका विस्तृत तरीका भारतीय रेलवे कोड के अनुच्छेद 505 से 507 और 2862 में स्टोर्स विभाग के लिए निर्धारित किया गया है।
536. सस्पेंस ग्रांट की मासिक समीक्षारेलवे बोर्ड द्वारा 'स्टोर्स सस्पेंस' और 'मैन्युफैक्चर' के तहत स्वीकृत आवंटनों के विरुद्ध डेबिट की प्रगति।
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लेखा अधिकारी द्वारा 'निलंबित मदों' और इन निलंबित मदों से संबंधित उन मदों की समीक्षा की जानी चाहिए जिन्हें खातों में समायोजित किया जाना अपेक्षित है।
प्रपत्र संख्या एफ. 536
व्यय की समीक्षा --------------------- जून 2022 के अंत तक स्थगितविभाग-------------- कार्यालय----------------------
537.समीक्षा के कॉलम 1 में दी गई जानकारी अनुच्छेद 534 में उल्लिखित 'स्टोर लेनदेन' और 'विनिर्माण संचालन' के विवरणों में दिखाई देने वाले सभी उप-शीर्षों और विस्तृत शीर्षों के अंतर्गत दी जानी चाहिए। कॉलम 7 में, लेखा अधिकारी को स्वीकृत आवंटन और अनुमानित क्रेडिट की तुलना में वास्तविक डेबिट की प्रगति पर टिप्पणी प्रस्तुत करनी चाहिए।
538.यदि खरीद कार्यक्रम में कटौती की आवश्यकता प्रतीत होती है, तो डेबिट और क्रेडिट की प्रगति पर महाप्रबंधक का ध्यान आकर्षित किया जाना चाहिए। खरीद को विनियमित करने के लिए, रेलवे प्रशासन की आवश्यकता के अनुसार, डेबिट और क्रेडिट को भंडार की अधिक महत्वपूर्ण वस्तुओं के आधार पर उप-विभाजित किया जा सकता है।
539.वित्तीय सलाहकार और मुख्य लेखा अधिकारी द्वारा मासिक प्राप्तियों और व्यय की समीक्षा - वित्तीय सलाहकार और मुख्य लेखा अधिकारी को प्राप्तियों, राजस्व और पूंजीगत व्यय के आवधिक बजटीय एमआईएस का सारांश महाप्रबंधक को प्रस्तुत करना चाहिए ताकि वह निर्धारित लक्ष्यों के अनुसार प्रगति की समीक्षा कर सके।
राजकोषीय नियंत्रण
540.रेल प्रशासन के सभी कार्यकारी अधिकारी, जो राजस्व/पूंजीगत व्यय को अधिकृत करने के लिए सशक्त हैं, यह सुनिश्चित करें कि कोई भी व्यय न हो
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स्वीकृत आवंटन से अधिक आवंटन को 'लापरवाही' माना जाएगा, जिसके लिए संबंधित अधिकारी व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी होगा।
रेलवे व्यय को दो श्रेणियों में बांटा जा सकता है: नकद और समायोजन। पहली श्रेणी में नकद भुगतान या चेक जारी करके किए गए सभी लेन-देन शामिल हैं, जिनमें कर्मचारियों और बाहरी व्यक्तियों को किए गए भुगतान, साथ ही आपूर्ति और सेवाओं के बिल/दावों का निपटान शामिल है। समायोजन में लेखा इकाई के भीतर या भीतर होने वाले वे सभी लेन-देन शामिल हैं जिनमें कोई नकद व्यय नहीं होता है। राजकोषीय नियंत्रण एक ऐसी व्यवस्था है जिसके द्वारा प्रत्येक संवितरण अधिकारी द्वारा बजट आवंटन की नकद राशि के आधार पर नकद व्यय का समवर्ती विनियमन किया जाता है। राजकोषीय नियंत्रण का उद्देश्य नकद व्यय का सही अनुमान लगाने और संवितरण की निगरानी के लिए एक प्रणाली स्थापित करना है। इस प्रकार, यह बजटीय नियंत्रण का एक महत्वपूर्ण साधन है।
इसलिए, यह महत्वपूर्ण है कि राजकोष नियंत्रण प्रक्रिया के प्रति रेलवे प्रबंधन के सभी स्तरों पर पूर्ण प्रतिबद्धता हो।
541.राजकोष नियंत्रण का महत्व और सीमाएँ--पैरा 539 के अनुसार एक 'वित्तीय समीक्षा' तैयार करना आवश्यक है, जिसमें प्रत्येक रेलवे प्रशासन की प्रत्येक माह के लिए और माह के अंत तक की राजस्व प्राप्तियों और व्ययों की तुलना आनुपातिक स्वीकृत बजट से की जाती है और अंतरों का स्पष्टीकरण दिया जाता है। हालांकि, किसी माह की वास्तविक प्राप्तियों और व्ययों के आंकड़े अगले माह के पहले या दूसरे सप्ताह में ही उपलब्ध होते हैं, इसलिए व्यय होने या राजस्व प्राप्तियों की प्राप्ति और आनुपातिक बजट के साथ उनकी समीक्षा के बीच 6 से 8 सप्ताह का समय अंतराल होता है। इस समय अंतराल का कारण यह है कि नकद भुगतान और प्राप्तियों का लेखा-जोखा तुरंत कर लिया जाता है, जबकि एक लेखा इकाई/रेलवे प्रशासन और दूसरे के बीच बही-खातों में समायोजन में काफी अधिक समय लगता है; इसलिए, ऐसे 'बही-खातों में समायोजन' करने के लिए एक माह के बही-खातों को अधिक समय तक खुला रखा जाता है। चूंकि रेलवे के कुल व्यय का अधिकांश भाग 'नकद' होता है, इसलिए राजकोष नियंत्रण दैनिक आधार पर व्यय के एक महत्वपूर्ण हिस्से की निगरानी करने का एक प्रभावी साधन प्रदान करता है।
542.क्योंकि बजट आवंटन केवल व्यय के लिए स्वीकृत होते हैं, इसलिए राजकोष नियंत्रण तंत्र का दायरा नकद व्यय के नियंत्रण तक ही सीमित है। रेलवे राजस्व प्राप्तियाँ राजकोष नियंत्रण के दायरे से बाहर हैं, लेकिन मासिक वित्तीय समीक्षाओं के साथ-साथ स्टेशनों से प्राप्त नकद राशियों और बैंक रसीदों की नियमित जाँच के माध्यम से इनकी नियमित रूप से जाँच की जाती है।
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543.राजकोषीय नियंत्रण का तात्पर्य दैनिक निगरानी प्रणाली के माध्यम से स्वयं द्वारा लागू किए गए व्यय अनुशासन से है, ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि बजटीय आवंटन के नकद घटक का उल्लंघन न हो।
इसके लिए, आईपीएएस मॉड्यूल प्रत्येक माह के राजस्व/पूंजीगत व्यय के नकद घटक को बीपी (बजट अनुपात) के माध्यम से और साथ ही व्यय के रुझानों (अवधि के लिए और अवधि के अंत तक) के रूप में इंगित कर सकता है।
544.रेलवे का बजट सकल आधार पर बनाया जाता है। यानी, अनुदान मांगों के दायरे से बाहर के क्रेडिट/वसूली को अनदेखा करते हुए, सकल व्यय के लिए संसदीय स्वीकृति प्राप्त की जाती है। प्रत्येक बजट मांग के लिए वास्तविक नकद राशि भी सकल होती है, क्योंकि क्रेडिट/वसूली आमतौर पर बहीखाते में समायोजन या नकद प्राप्तियों के माध्यम से की जाती है। इसके अलावा, स्वीकृत बजट अनुदानों में कुछ हद तक ओवरलैप होता है, उदाहरण के लिए, भंडार की खरीद के लिए धनराशि मांग के पूंजी अनुभाग के तहत स्वीकृत की जाती है, लेकिन जब खरीदे गए भंडार का उपयोग (मान लीजिए) रखरखाव और संचालन के लिए किया जाता है, तो राजस्व अनुभाग के तहत भी बजट आवंटन प्रदान किया जाता है। हालांकि, नकद व्यय केवल गतिविधि के पहले बिंदु पर ही होता है, यानी जब भंडार खरीदे और भुगतान किए जाते हैं, और 'ओवरलैप' को रेलवे खातों में बहीखाते में समायोजन के माध्यम से दर्शाया जाता है।
545. राजकोष नियंत्रण का कार्यान्वयन
राजकोष नियंत्रण के कार्यान्वयन में निम्नलिखित चरण शामिल हैं:
i) प्रत्येक संवितरण अधिकारी द्वारा मांग के प्रत्येक खंड के अंतर्गत स्वीकृत वार्षिक बजट के 'नकद' और 'समायोजन' भागों का सही आकलन, और साथ ही 'गैर-बजट' मदों जैसे कि किराए और माल भाड़े की वापसी के संबंध में नकद संवितरण।
ii) नकदी की मासिक आवश्यकता का यथासंभव सटीक आकलन, iii) संवितरण अधिकारियों को मासिक नकदी प्राधिकरण जारी करना, और
iv) प्रत्येक संवितरण अधिकारी द्वारा नकद भुगतान पर समवर्ती नियंत्रण।
उपरोक्त के लिए, वित्तीय सलाहकार और मुख्य लेखा अधिकारियों को रेलवे बोर्ड को राजस्व/पूंजीगत व्यय और गैर-बजटीय मदों के व्यय के अपने बजट अनुमान प्रस्तुत करते समय, नकद/समायोजन विभाजन के साथ मासिक/त्रैमासिक व्यय योजना (एमईपी/क्यूईपी) प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है।
546. नकद व्यय का आकलन - सामान्य दिशानिर्देश
स्वीकृत बजट के अंतर्गत आने वाले व्यय के 'नकद' और 'समायोजन' भागों के साथ-साथ 'गैर-बजट मदों' के संबंध में यथार्थवादी अनुमान लगाने के लिए व्यापक दिशानिर्देश परिशिष्ट III में दिए गए हैं। 'समायोजन' में दो पक्षों के बीच लेन-देन शामिल हो सकते हैं।
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एक ही रेलवे प्रशासन के भीतर या एक रेलवे प्रशासन और दूसरे रेलवे प्रशासन के बीच या एक रेलवे और गैर-रेलवे प्रशासन के बीच कई लेखा इकाइयाँ हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, जैसा कि पैरा 544 में बताया गया है, स्टॉक से रखरखाव सामग्री जारी करने में मुख्य मद 5002/5003 के अंतर्गत 'स्टोर्स सस्पेंस' से मुख्य मद 3002/3003 के उप-मुख्य मद 04-07 के अंतर्गत अंतिम मद में स्थानांतरण द्वारा बहीखाता समायोजन शामिल होगा। इसी प्रकार, उन अनुबंधों के मामले में जहां एक रेलवे प्रशासन को अन्य रेलवे पर माल प्राप्तकर्ताओं को भेजे जाने वाली आपूर्ति के लिए भुगतान प्राधिकारी के रूप में नामित किया जाता है, पूर्व द्वारा किए गए संवितरण में नकद व्यय शामिल होगा, लेकिन माल प्राप्तकर्ता रेलवे के बहीखातों में 'समायोजन' के रूप में दिखाई देगा। इसलिए, व्यय के नकद और समायोजन भागों का आकलन प्रत्येक रेलवे प्रशासन द्वारा अनुलग्नक III में दिए गए दिशानिर्देशों के अनुसार बहुत सावधानीपूर्वक किया जाना चाहिए। नकद और समायोजन के बीच विभाजन की तर्कसंगतता की आगे की जांच के लिए, पिछले वर्ष (वर्षों) के संबंधित आंकड़ों के साथ तुलना करना भी उपयोगी होगा।
547. कर्मचारी -रेलवे का कुल राजस्व व्यय मुख्य रूप से 'कर्मचारी', 'ईंधन एवं भंडार' और 'विविध' मदों के अंतर्गत दर्ज किया जाता है। कर्मचारियों के भुगतान संबंधी प्रतिबद्धताओं का आसानी से पता लगाया जा सकता है, और नकद व्यय कर्मचारियों को देय शुद्ध राशि को दर्शाता है। वेतन-भुगतान/निपटान बिलों के माध्यम से की गई वसूली को 'समायोजन' के रूप में दर्शाया जाता है, सिवाय उन मामलों के जिनमें से कुछ का भुगतान नकद में भी करना होता है, जैसे कि न्यायालय के आदेश, सहकारी समितियों को भुगतान आदि। (नकद और समायोजन को मिलाकर अंतिम मदों के कुल डेबिट के बराबर होना चाहिए)। चूंकि कर्मचारी व्यय में आमतौर पर समायोजन व्यय की तरह उतार-चढ़ाव नहीं होता है, इसलिए नकद भुगतान के कारण होने वाले व्यय का अनुमान पिछले वास्तविक आंकड़ों और अन्य प्रासंगिक कारकों के आधार पर काफी सटीक रूप से लगाया जा सकता है।
548. ईंधन -ईंधन के संबंध में, 'भंडार संधारित' के अंतर्गत कोयले और डीजल तेल की 'खरीद' के चरण में राजकोषीय नियंत्रण लागू होता है। हालांकि, अंतिम मदों के अंतर्गत, कर भुगतान के साथ-साथ कर्षण प्रयोजनों के लिए विद्युत धारा की लागत और संचालन शुल्क का भुगतान नकद में किया जाएगा। अतः, ईंधन के संबंध में नकद भुगतान के समय ही प्रावधान किया जाएगा, जिसमें उप-प्रमुख मद 08 के अंतर्गत ईंधन के प्रदर्शन संबंधी विवरण को ध्यान में रखा जाएगा।
549. कार्य एवं भंडार -निर्माण और भंडार व्यय में ठेकेदारों/आपूर्तिकर्ताओं और विभागीय प्रतिष्ठानों को भुगतान के लिए बड़ी मात्रा में नकद राशि खर्च होती है। विभागीय अधिकारियों को बजट आवंटन, कार्यों की प्रगति, खरीद आदेशों और अनुबंध में उल्लिखित/अंतिम भुगतानों से संबंधित शर्तों के आधार पर ठेकेदारों/आपूर्तिकर्ताओं को संभावित भुगतानों का पूर्वानुमान लगाना चाहिए।
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550.मुआवजा दावों, नगरपालिका सेवाओं और बंदरगाह शुल्कों आदि से संबंधित अन्य भुगतानों के लिए, त्रैमासिक/मासिक अनुमान उस अवधि के दौरान निपटाए जाने वाले संभावित दावों पर आधारित होने चाहिए।
551.सिविल अनुदान - सिविल अनुदानों के तहत किए जाने वाले भुगतान, जैसे 'ऋण एवं अग्रिम' और 'ऋण/जमा' मदों में मुख्यतः नकद व्यय शामिल होता है। सिविल अनुदानों के लिए वार्षिक बजट होता है और वर्ष के नकद व्यय के निर्धारण में यही मार्गदर्शक कारक होना चाहिए। इस सीमा के अधीन रहते हुए, वर्ष के संभावित नकद व्यय का अनुमान लगाने का सर्वोत्तम संभव तरीका पिछले वास्तविक आंकड़ों के आधार पर होगा, बशर्ते अग्रिम आदि के संबंध में सरकार के कोई विशिष्ट आदेश न हों। अल्पकालिक पूर्वानुमानों के लिए, तिमाही/माह के दौरान भुगतान के लिए लंबित दावों का मूल्यांकन और उनके लिए प्रावधान किया जाना चाहिए।
552. रेलवे बोर्ड अनुबंधबजट नियंत्रण में राजकोषीय नियंत्रण की प्रभावशीलता रेलवे लेनदेन पर इसके प्रभाव पर निर्भर करती है। इस संदर्भ में, रेलवे बोर्ड द्वारा दिए गए अनुबंधों के संबंध में नकद भुगतान पर नियंत्रण के दो महत्वपूर्ण क्षेत्र निम्नलिखित हैं:
i) थोक ऑर्डर अनुबंध, और
ii) खुली रेलवे और विद्युतीकरण परियोजनाओं आदि के लिए मुफ्त आपूर्ति वाली वस्तुओं, इस्पात, ट्रैक सामग्री, सिग्नलिंग और सामान्य विद्युत उपकरणों की खरीद के लिए अनुबंध।
दोनों ही मामलों में सिद्धांत एक ही है, अर्थात् आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने के लिए एक या एक से अधिक रेलवे प्रशासन नामित किए जाते हैं, और फिर माल के लिए संबंधित रेलवे को डेबिट हस्तांतरित कर दिए जाते हैं। भुगतान करने वाले रेलवे को उनके स्वीकृत बजट के अतिरिक्त नकद भुगतान के लिए प्राधिकरण दिए जाएंगे, जबकि माल प्राप्त करने वाले रेलवे को कोई नकद प्राधिकरण नहीं दिया जाएगा, यह लेनदेन केवल एक 'बही-आधारित समायोजन' होगा।
553.रेलवे बोर्ड में, आदेश जारी करने वाले निदेशालय बजट शाखा (राजकोष नियंत्रण) को निम्नलिखित प्रारूप में एक विवरण प्रस्तुत करेंगे। यह विवरण वर्ष के प्रारंभ में भेजा जाना चाहिए और वर्ष के दौरान आवश्यकतानुसार इसमें संशोधन किया जाना चाहिए।
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प्रपत्र संख्या F 553
(लाख रुपये में)
रेलवे बोर्ड के थोक ऑर्डर अनुबंधों के मामले में, वर्ष के दौरान भुगतान की अनुमानित राशि का मिलान स्वीकृत बजट में किए गए प्रावधान से किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि संवितरण इकाइयों द्वारा किए गए भुगतान बजटीय आवंटन के अनुरूप हों।
554. मासिक नकद व्यय का आकलनपैरा 545 में बताए अनुसार, पीएफए को रेलवे बोर्ड को राजस्व/पूंजीगत व्यय और गैर-बजटीय मदों के व्यय के अपने बजट अनुमान प्रस्तुत करते समय, नकद/समायोजन विभाजन के साथ प्रमुख मद-वार मासिक/त्रैमासिक व्यय योजना (एमईपी/क्यूईपी) प्रस्तुत करनी होगी।
यह वक्तव्य बोर्ड के लिए प्रत्येक रेलवे प्रशासन को और बाद में रेलवे के भीतर विभिन्न संवितरण इकाइयों को नकद व्यय के मासिक प्राधिकरण जारी करने का आधार बनेगा, जिसमें स्वीकृत बजट और वित्त मंत्रालय के मौजूदा निर्देशों को ध्यान में रखा जाएगा।
555. नकद भुगतानों का नियंत्रण-क्षेत्रीय रेलवे/उत्पादन इकाइयों और अन्य व्यय इकाइयों को अपने नकद व्यय की आवश्यकता का अनुमान मासिक आधार पर, महीने के अंतिम कार्य दिवस तक, राजस्व मदों (कर्मचारी/पेंशन, गैर-कर्मचारी), पूंजी मदों (जीबीएस, रेलवे निधि, ईबीआर) और गैर-बजटीय मदों के अंतर्गत, रेलवे बोर्ड (बजट निदेशालय) द्वारा समय-समय पर निर्धारित तरीके से प्रस्तुत करना होगा। स्वीकृत बजट के आधार पर, रेलवे बोर्ड (बजट निदेशालय) ऐसे नकद व्यय के लिए प्राधिकरण जारी करेगा। इकाइयाँ किसी भी अतिरिक्त नकद व्यय के लिए, यदि आवश्यक हो, तो महीने की 20 तारीख तक प्राधिकरण प्राप्त कर सकती हैं। नकद उपयोग की रिपोर्ट अगले महीने की 5 तारीख तक बोर्ड को निर्धारित तरीके से प्रस्तुत करनी होगी।
आईपीएएस (लेखांकन और लेनदेन सॉफ्टवेयर) व्यय इकाई को दी गई अनुमति से अधिक किसी भी व्यय को अस्वीकार कर देगा। हालांकि, पीएफए के पास विवेकाधिकार होगा।
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बोर्ड को सूचित करते हुए, अत्यावश्यकता की स्थिति में अधिकृत सीमा से अधिक अतिरिक्त व्यय की अनुमति दी जाए।
556.हटा दिया गया
557.रेलवे बोर्ड द्वारा जारी मौजूदा अनुसूची के अनुसार विभिन्न निर्धारित दस्तावेज और विवरण रेलवे बोर्ड को प्रस्तुत करने होंगे।
558.हटा दिया गया
559. वर्ष की अंतिम तिमाही के व्यय और राजस्व पर नज़र रखें।वित्तीय वर्ष की अंतिम तिमाही में व्यय और राजस्व प्राप्तियों की प्रगति पर वित्तीय सलाहकार और मुख्य लेखा अधिकारी द्वारा विशेष निगरानी रखी जानी चाहिए, और नियंत्रण अधिकारियों का ध्यान पुनर्विनियोजन, निकासी या अतिरिक्त आवंटन की आवश्यकता और ऐसे पुनर्विनियोजन के तरीके की ओर आकर्षित किया जाना चाहिए। महाप्रबंधक से यह भी आदेश प्राप्त किया जाना चाहिए कि क्या चालू वर्ष के अनुदान में बचत, जो अगले वर्ष के लिए आगे ले जाई गई है, को वर्ष के दौरान किसी अन्य आवर्ती या अनियमित व्यय को पूरा करने के लिए उपयोग करने की अनुमति दी जानी चाहिए। यदि किसी प्राधिकरण द्वारा ऐसी किसी बचत, या किसी अन्य अनियमित प्रकृति की बचत का उपयोग नए आवर्ती व्यय को पूरा करने के लिए किया जाता है, तो इसकी सूचना महाप्रबंधक को और महत्वपूर्ण मामलों में, रेल बोर्ड के वित्त सदस्य को भी उचित माध्यम से दी जानी चाहिए।
560. व्यय की वार्षिक समीक्षा- विभिन्न अनुदानों और विनियोजनों के विरुद्ध प्रत्येक रेलवे के खातों में वास्तव में दर्ज किए गए वर्ष के कुल व्यय की समीक्षा इस संहिता के अध्याय IV में वर्णित "विनियोजन खातों" के माध्यम से की जाती है।
रेलवे की वार्षिक रिपोर्ट
561. उद्देश्य एवं कार्यक्षेत्र -प्रत्येक रेलवे प्रशासन को रेलवे बोर्ड को एक वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करनी चाहिए जिसमें सभी विभागों के अंतर्गत वर्ष भर के कामकाज की समीक्षा की गई हो और कामकाज के परिणामों को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करने वाले या सामान्य हित के किसी भी मामले का उल्लेख किया गया हो। ये रिपोर्टें रेलवे बोर्ड और संबंधित रेलवे के प्रशासन के उपयोग के लिए हैं।
562.रेलवे द्वारा तैयार की गई रिपोर्ट में चार भाग होंगे, अर्थात्:
I. रिपोर्ट का मुख्य भाग (वर्णनात्मक भाग)।
II. वित्तीय विवरण (पूंजी और राजस्व खाते)।
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III. कार्यप्रणाली का विश्लेषण (सांख्यिकीय विवरण)
IV. परिशिष्ट (सांख्यिकीय विवरण)
563. तैयारी की जिम्मेदारी-रेलवे का प्रशासनिक प्रमुख रिपोर्ट तैयार करने और प्रस्तुत करने के लिए जिम्मेदार है, जबकि लेखा अधिकारी वित्तीय विवरण संकलित करने और रिपोर्ट के प्रयोजन के लिए आवश्यक अन्य जानकारी और आंकड़े उपलब्ध कराने के लिए जिम्मेदार है।
564. खंड I-रिपोर्ट का उचित भाग-रेलवे प्रशासन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित यह खंड वर्ष के दौरान रेलवे के कामकाज की समीक्षा के लिए समर्पित होना चाहिए। इसमें उदाहरण के लिए, सकल प्राप्तियों और विभागीय व्यय में भिन्नताओं के कारण (सामान्यतः पिछले वर्ष की तुलना में) शामिल होने चाहिए;
बाढ़ आदि से हुई क्षति जैसी असाधारण घटनाओं का संक्षिप्त विवरण और उनसे निपटने के लिए उठाए गए उपाय; परिचालन परिणामों में महत्वपूर्ण उतार-चढ़ाव और उनके कारण; वर्ष के दौरान किए गए या पूरे किए गए प्रमुख कार्य; और यात्रियों, विशेष रूप से निम्न श्रेणी के यात्रियों आदि की सुविधा के लिए प्रदान की गई सुविधाओं में सुधार या वृद्धि के लिए उठाए गए कदम।
565. खंड II-वित्तीय विवरणइसमें रेलवे के पूंजीगत और राजस्व लेनदेन के लेखा-विवरणों का एक सेट शामिल है। इन्हें लेखा विभाग के लिए भारतीय रेलवे संहिता के अध्याय VII, भाग I में दिए गए निर्देशों के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए।
566. खंड III- कार्यप्रणाली का विश्लेषणइस खंड में रेलवे संचालन के विभिन्न पहलुओं से संबंधित सांख्यिकीय विवरण शामिल होने चाहिए, जिनका उपयोग मुख्य रूप से रेलवे बोर्ड द्वारा प्रकाशित भारतीय रेलवे के वार्षिक सांख्यिकीय विवरणों में सांख्यिकी संकलन के लिए किया जाता है। इस खंड में रोलिंग स्टॉक के विस्तृत विवरण, राजस्व (आय और व्यय) के विवरण और परिचालन सांख्यिकी के विवरण भी शामिल होने चाहिए।
567. खंड IV-परिशिष्टकर्मचारियों की संख्या और लागत, दुर्घटनाओं आदि से संबंधित विवरण इस अनुभाग में शामिल किए जाने चाहिए।
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परिशिष्ट I
(हटा दिया गया)
वित्त अधिनियम 2017 के अनुसार, रेलवे दर न्यायाधिकरण का रेलवे दावा न्यायाधिकरण में विलय कर दिया गया है।
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परिशिष्ट-II (अनुच्छेद-505 देखें)
(बोर्ड के पत्र संख्या 2021/F(X)II/PW/3 दिनांक 21/09/2021 का अनुलग्नक)भारतीय रेलवे के महाप्रबंधकों की शक्तियां
इस विषय पर मौजूदा आदेशों को निरस्त करते हुए, राष्ट्रपति निम्नलिखित नियम बनाने की कृपा करते हैं, जिनमें उन क्षेत्रों को निर्दिष्ट किया गया है जिनमें महाप्रबंधक और महानिदेशक आरडीएसओ उच्च प्राधिकारी की पूर्व स्वीकृति के बिना व्यय स्वीकृत नहीं कर सकते या अन्य मामलों से निपट नहीं सकते।
महाप्रबंधकों को व्यय स्वीकृत करने और अपने अधीन अधिकारियों को अपनी शक्तियां सौंपने का अधिकार होगा, साथ ही रेलवे के प्रधान वित्तीय सलाहकार (पीएफए) के परामर्श से आगे और शक्तियां पुनः सौंपने का अधिकार भी होगा।
प्रत्यायोजित शक्तियों का प्रयोग मौजूदा संहिता प्रावधानों, नियमों और विनियमों के साथ-साथ रेलवे बोर्ड द्वारा समय-समय पर विशिष्ट विषयों पर लगाए गए प्रतिबंधों के अधीन होगा।
प्रतिनिधिमंडल के लिए सावधानियां
इसके लिए उच्च अधिकारी की पूर्व स्वीकृति आवश्यक है।नीचे सूचीबद्ध सभी मदें: ए) स्थापना संबंधी मामले
मैं) स्थायी/अस्थायी/कार्य-आवंटित पद:
1) किसी भी पद का सृजन।
2) स्वीकृत पद का पुनरुद्धार जो 2 वर्ष से अधिक समय से निलंबित या रिक्त पड़ा हो।
3) किसी पद पर आसीन व्यक्ति को स्वीकृत राशि से अधिक 3 महीने से अधिक का अनंतिम भुगतान प्रदान करना।
(वित्त मंत्रालय का कार्यालय ज्ञापन संख्या: 7(1)/ई.कोऑर्ड-I/2017 दिनांक 12.04.2017 और 7(2)/ई.कोऑर्ड/2020 दिनांक 04.09.2020, समय-समय पर संशोधित)
II)वेतन/भत्ते आदि:
1)रेलवे नियमों या भारत सरकार के किसी भी आदेश के तहत स्वीकार्य वेतन से अधिक वेतन किसी रेलवे कर्मचारी को देना।
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2)चिकित्सा अधिकारियों को उन पदों पर रहते हुए भी मरीजों की पेशेवर देखभाल के लिए शुल्क प्राप्त करने की अनुमति देना, जिन पदों पर निजी प्रैक्टिस निषिद्ध है।
3)किसी रेलवे कर्मचारी को निजी स्रोतों से प्रति वर्ष 5,000 रुपये से अधिक का कार्य करने और/या शुल्क (अनैच्छिक या आवर्ती) प्राप्त करने की अनुमति देना।
4)एअतिरिक्त डाक भत्ता:
बोर्ड के पत्र संख्या: F(E) Spl./2009/FR/1/3(7) के अनुसार अतिरिक्त पद भत्ता देने की अनुमति देनावां सीपीसी) दिनांक 05.09.2018, समय-समय पर संशोधित।
III) पुरस्कार/इनाम/मानदेय:
1) प्रत्येक व्यक्तिगत मामले में 5,000/- रुपये से अधिक का पुरस्कार प्रदान करना, समूह पुरस्कार की सीमा 1,00,000/- रुपये के अधीन।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2016/PW/3/Pt3 दिनांक 16.12.2016, समय-समय पर संशोधित)
2) दुर्घटनाओं को रोकने में अनुकरणीय कार्य करने वाले गैर-राजपत्रित रेलवे कर्मचारियों को प्रत्येक मामले में 30,000 रुपये से अधिक का पुरस्कार प्रदान करना। यह पुरस्कार प्रत्येक मामले में 7,500 रुपये तक की राशि में डीआरएम को पुनः सौंपा जा सकता है।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2014/PW/4 दिनांक 05.02.2015, समय-समय पर संशोधित)
3) आविष्कारों के लिए प्रति मामले 50,000 रुपये से अधिक के बोनस या पुरस्कार का अनुग्रह भुगतान। महाप्रबंधक इन शक्तियों का प्रयोग केवल उन्हीं मामलों में कर सकते हैं जहां कर्मचारी ऐसे नवाचार के लिए पेटेंट प्राप्त करता है और भारतीय रेलवे को बिना शर्त अधिकार हस्तांतरित करता है और ऐसा नवाचार भारतीय रेलवे के लिए उपयोगी माना जाता है।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2016/PW/3/Pt3 दिनांक 10.02.2017, समय-समय पर संशोधित)
4) किसी राजपत्रित रेल कर्मचारी द्वारा किसी विवाद में मध्यस्थ के रूप में कार्य करने के लिए प्रति मामले 20,000/- रुपये से अधिक का मानदेय स्वीकार करना, जिसमें रेल प्रशासन एक पक्ष हो, और अन्य सभी प्रकार के मामलों में एक वर्ष में 5,000/- रुपये से अधिक का मानदेय स्वीकार करना निषिद्ध है, सिवाय उन मामलों के जिनमें सतर्कता/सीबीआई मामलों से उत्पन्न रेल अधिकारियों के विरुद्ध अनुशासनात्मक जांच करने के लिए मानदेय स्वीकार किया जाता है, जहां सीमा बोर्ड द्वारा समय-समय पर निर्धारित दर के अनुसार होगी।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2008/PW/6 दिनांक 25/04/2013 और संख्या 2019/Trans Cell/S&T/Suggestions from GMs दिनांक 02.09.2019, समय-समय पर संशोधित)
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5) गैर-राजपत्रित रेल कर्मचारियों को प्रत्येक मामले में 15,000/- रुपये से अधिक का मानदेय देना। यदि मानदेय आवर्ती है, तो यह सीमा एक वित्तीय वर्ष में भुगतान की गई कुल राशि पर लागू होगी। इन शक्तियों का प्रयोग पीएफए की सहमति से किया जाएगा।
(बोर्ड के पत्र F(X)II/13/PW/4 दिनांक 25.07.2013, समय-समय पर संशोधित)
6)रेलवे कर्मचारियों के अलावा अन्य व्यक्तियों को दिए जाने वाले पुरस्कार:
क) प्रत्येक मामले में 25,000 रुपये से अधिक के पुरस्कार प्रदान करना।
ख) दुर्घटनाओं को रोकने और यात्रियों के जीवन को बचाने में अनुकरणीय कार्य करने वाले व्यक्तियों को प्रत्येक मामले में 50,000 रुपये से अधिक का पुरस्कार प्रदान करना। यह पुरस्कार प्रत्येक मामले में 10,000 रुपये तक की सीमा में दुर्घटना निवारक (डीआरएम) को पुनः सौंपा जा सकता है।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2016/PW/3 दिनांक 14.09.2016, समय-समय पर संशोधित)
IV) अन्य मामले:
1) राजपत्रित अधिकारी के त्यागपत्र की स्वीकृति।
(पृथ्वी विभाग का कार्यालय ज्ञापन संख्या: 28034/25/87-Estt(A) दिनांक 11.02.1988, समय-समय पर संशोधित)
2) भारत से बाहर रेलवे कर्मचारी की प्रतिनियुक्ति।
3) रेलवे बोर्ड के पत्र संख्या: 2017/Trans/01/Policy दिनांक 18.10.2017 और 2018/Trans./Cell/E/process reforms दिनांक 12.12.2018 में समय-समय पर संशोधित किए गए विवरण के अनुसार, मान्यता प्राप्त गैर-रेलवे संस्थानों में प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों, सेमिनारों, संगोष्ठियों के लिए रेलवे कर्मचारियों की प्रतिनियुक्ति पर व्यय की स्वीकृति, जो क्षेत्रीय रेलवे के लिए एक वर्ष में 1.00 करोड़ रुपये से अधिक और उत्पादन इकाइयों के लिए एक वर्ष में 8 लाख रुपये से अधिक हो।
4) रेलवे कर्मचारी के प्रशिक्षण की लागत (पूर्ण या आंशिक) की छूट, जिसने रेलवे के खर्च पर प्रशिक्षण प्राप्त किया है और जिसे न्यूनतम निर्धारित अवधि के लिए रेलवे में सेवा करना आवश्यक है।
5) बोर्ड के पत्र संख्या: एफ(ई)आई/2021/एएल-28/47 दिनांक 13.08.2021 में समय-समय पर संशोधित किए गए विवरण के अनुसार, जूनियर स्केल से नीचे के रेल कर्मचारी को ड्यूटी पर हवाई यात्रा करने की अनुमति देना।
6) किसी अधिकारी द्वारा निवास के रूप में उपयोग के लिए किसी भवन का निर्माण या खरीद करना या किसी अधिकारी द्वारा निवास के रूप में उपयोग के लिए किसी भवन को किराए पर लेना, ऐसी शर्तों के तहत जो किराये की अधिकतम सीमा, पट्टे की न्यूनतम अवधि और अन्य शर्तों के संबंध में मौजूदा निर्देशों के ढांचे से बाहर आती हैं।
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7)किराया वसूली की छूट:चार महीने से अधिक।
(महाप्रबंधक निम्नलिखित परिस्थितियों में किसी पद के धारक को उस पद के लिए आवंटित क्वार्टर में रहने और/या उसका किराया चुकाने से अधिकतम चार महीने की अवधि तक छूट दे सकता है:)
क) जब किसी कर्मचारी का अस्थायी रूप से किसी अन्य स्टेशन में किसी पद पर तबादला किया जाता है; ख) जब क्वार्टर में व्यापक मरम्मत कार्य किया जाता है, जैसे कि छत का नवीनीकरण, फर्श का प्रतिस्थापन, या ऐसे अन्य विशेष कार्य जिनके लिए पूरे क्वार्टर को खाली करना आवश्यक हो;
(ग) जब किसी कर्मचारी को संक्रामक रोग या महामारी के कारण चिकित्सकीय सलाह पर आवास खाली करने की आवश्यकता हो।
8) बट्टे खाते में डालना –
ए) अग्रिम
ख) अधिकारियों द्वारा अधिक निकाली गई राशि, या उनसे देय अन्य राशियाँ, जिनका पता एक वर्ष के भीतर लेखापरीक्षा में चला हो।
बी) काम मायने रखता है
मैं) ऐसे कार्यों पर किया गया व्यय जो पूरी तरह से सामान्य परिचालन व्यय के अंतर्गत नहीं आता है1) कार्यों की स्वीकृति:
योजना के शीर्षकों में नई लाइनें, गेज रूपांतरण, रेलवे विद्युतीकरण कार्य, महानगरीय रेलवे परियोजनाएं, नई उत्पादन इकाइयों की स्थापना, रोलिंग स्टॉक या सर्वेक्षण शामिल हैं।
2) अन्य योजना मदों में 2.5 करोड़ रुपये से अधिक के कार्यों की स्वीकृति निम्नलिखित शर्तों के अधीन होगी:
ए) इन कार्यों के लिए बजट में निर्धारित कुल एकमुश्त राशि का उल्लंघन नहीं किया गया है।बी) मौजूदा रेलवे स्कूलों, अस्पतालों, औषधालयों, संस्थानों, अधिकारी क्लबों, विश्राम गृहों और अवकाश गृहों से संबंधित कार्य – प्रत्येक मामले में 1.00 करोड़ रुपये से अधिक नहीं।
सी) पीएच-30 के अंतर्गत कार्य - प्रत्येक मामले में 1.00 करोड़ रुपये तक।
डी) कम्प्यूटरीकरण योजना के अंतर्गत आने वाले कार्य:-
i. आईटी आधारित नेटवर्क अनुप्रयोगों के लिए हार्डवेयर प्रतिस्थापन की लागत सहित 2.5 करोड़ रुपये तक।
ii. स्थानीय भूमि नेटवर्क का विस्तार/उन्नयन/मजबूती: प्रत्येक मामले में 20 लाख रुपये तक।
ई)मशीनरी और संयंत्र – महाप्रबंधक/ओपन लाइन और निजी इकाइयों (स्वतंत्र प्रभार वाले सीएओ सहित) के लिए प्रत्येक की लागत 50 लाख रुपये तक हो सकती है। महाप्रबंधक रेलवे द्वारा कार्यशाला/प्रभाग के लिए निर्धारित वार्षिक सीमा के अधीन, सीडब्ल्यूएम/डीआरएम को अधिकतम 20 लाख रुपये तक की इन शक्तियों को प्रत्यायोजित करने का निर्णय ले सकते हैं।
एफ) बिना बारी के (कंप्यूटरीकरण और मॉनिटरिंग एवं पोस्टिंग के लिए अनुमति नहीं है):
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सुरक्षा संबंधी मदों के अलावा अन्य मदों के लिए बजट की अधिकतम सीमा एक वित्तीय वर्ष में 25 करोड़ रुपये (एकमुश्त राशि को छोड़कर) होगी। सुरक्षा संबंधी कार्यों को स्वीकृति की तिथि से अधिकतम 8 महीनों के भीतर पूरा किया जाना चाहिए।
जी) ग्राहक माफी कार्यों के लिए: डीआरएम योजना मद 5300 के अंतर्गत प्रत्येक मामले में 2.5 करोड़ रुपये तक के कार्यों को स्वीकृत कर सकते हैं (एकमुश्त श्रेणी के साथ-साथ आउट ऑफ टर्न के तहत भी)।
II) अनुमानों की स्वीकृति:
निम्नलिखित मामलों को छोड़कर अनुमानों की स्वीकृति:
1)जहां मूल्य वृद्धि के अलावा अन्य कारणों से मूल स्वीकृत लागत/अनुमानित लागत से अधिक राशि मूल लागत के 20% तक हो सकती है। हालांकि, महाप्रबंधकों को मूल्य वृद्धि के कारण होने वाली अतिरिक्त राशि को स्वीकृत करने का पूर्ण अधिकार होगा।
2)सामग्री संशोधनबोर्ड के दिनांक 25.08.2021 के पत्र में निर्धारित अन्य प्रतिबंधों के अधीन, 2.5 करोड़ रुपये तक की राशि का उपयोग किया जा सकता है।
3)एम एंड पी अनुमानमूल्य वृद्धि के कारण लागत में वृद्धि मूल अनुमान के 100% या 2 करोड़ रुपये से अधिक नहीं होनी चाहिए, जो भी कम हो, और मूल्य वृद्धि के अलावा अन्य कारणों से होने वाली वृद्धि, जिसमें सामग्री संशोधन भी शामिल है, मूल अनुमान के 20% या 50 लाख रुपये से अधिक नहीं होनी चाहिए, जो भी कम हो।
4)सर्वेक्षण अनुमानजहां उच्च अधिकारियों द्वारा स्वीकृत मूल अनुमान में 20% तक का अंतर हो, वहां महाप्रबंधक सर्वेक्षण अनुमानों को स्वीकृत कर सकते हैं, बशर्ते सर्वेक्षण स्वीकृत बजट में शामिल हों।
5)एकमुश्त भुगतान कार्यों का अनुमान:महाप्रबंधक 25.08.2021 के बोर्ड के पत्र में निर्धारित सीमा तक अनुमान से अधिक राशि स्वीकृत कर सकते हैं।
6)भाग अनुमान: बजट में मूल रूप से स्वीकृत कार्य के कुल मूल्य के 5% तक की लागत।
(बोर्ड का पत्र संख्या: 2021/F(X)II/PW/4 दिनांक 25.08.2021, समय-समय पर संशोधित)।
III) अनुबंध:
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1) बोर्ड के पत्र संख्या: 2021/F(X)II/PW/4 दिनांक 10.08.2021 और 12.08.2021 में समय-समय पर संशोधित किए गए विवरण के अनुसार, परामर्श सेवाओं को प्राप्त करने/लगाने के लिए 10 करोड़ रुपये से अधिक का व्यय।
2) ठेकेदारों को अग्रिम राशि प्रदान करना –
क) अनुबंध मूल्य के 10% से अधिक का मोबिलाइजेशन अग्रिम। ख) नई मशीनरी और संयंत्र के लिए अग्रिम - अनुबंध मूल्य के 10% से अधिक या कार्यस्थल पर लाई गई नई मशीनरी और संयंत्र के खरीद मूल्य का 75% (जो भी कम हो)।
ग) विशेष परिस्थितियों में कार्य की प्रगति में तेजी लाने के लिए अनुबंध मूल्य के 5% या 1 करोड़ रुपये (जो भी कम हो) से अधिक अग्रिम राशि।
(बोर्ड के पत्र संख्या: F(X)II-97/PW/4 दिनांक 05.05.1998, 2007/CE-I/CT/18 भाग 2 दिनांक 04.10.2012, 2007/CE-I/CT/18 भाग 3 दिनांक 23.05.2012 और 2018/CE-I/CT/1 दिनांक 22.01.2018, समय-समय पर संशोधित)
सी) कानूनी मामले
1)रेलवे कर्मचारी के कानूनी खर्चों की प्रतिपूर्ति –
क) जो रेलवे प्रशासन की पूर्व अनुमति के बिना न्यायालय में मुकदमा दायर करता है; या
ख) यदि मुकदमा रेलवे कर्मचारी द्वारा आधिकारिक कर्तव्य के निर्वहन के अलावा अन्य कार्यों के परिणामस्वरूप उत्पन्न होता है।
2)सर्वोच्च न्यायालय में अपील दायर करना या उसका बचाव करना।
3)विधि एवं न्याय मंत्रालय द्वारा निर्धारित शुल्क से अधिक शुल्क पर रेलवे वकील की नियुक्ति;
4) सर्वोच्च न्यायालय या किसी भी उच्च न्यायालय में प्रतिदिन 1,050 रुपये से अधिक या अन्यत्र प्रतिदिन 750 रुपये से अधिक के शुल्क पर वकील नियुक्त करना;
5) संबंधित उच्च न्यायालयों द्वारा निर्धारित शुल्कमान से अधिक शुल्क का भुगतान।
डी) वाणिज्यिक मामले
1) रेलवे को देय राशि, अप्राप्य होने की स्थिति को छोड़कर, प्रत्येक मामले में 2 लाख रुपये से अधिक की राशि को माफ किया जा सकता है। इसमें घाट शुल्क, विलंब शुल्क, भंडारण शुल्क और खोई हुई संपत्ति शुल्क शामिल नहीं हैं, जिन्हें रेलवे प्रशासन उच्च अधिकारी की स्वीकृति के बिना माफ या वापस कर सकता है। यह नियम केवल रेलवे कर्मचारियों के अलावा अन्य व्यक्तियों पर लागू होगा।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X) II-2016/PW/3 दिनांक 14.09.2016, समय-समय पर संशोधित)
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2) नीचे निर्दिष्ट के अलावा अन्य दावों का भुगतान या माल की हानि या क्षति से संबंधित दावों और रेल दुर्घटनाओं से उत्पन्न दावों के अलावा अन्य मुआवजे के दावों का भुगतान।
इस मद के अंतर्गत दी गई शक्तियों को अधीनस्थ अधिकारियों को पुनः प्रत्यायोजित नहीं किया जाना चाहिए।
ई) रेलवे परिसंपत्तियाँ
1) की बिक्री -
क) रेल लाइन का कोई भी भाग।
ख) अधिकृत रोलिंग स्टॉक की कोई भी वस्तु।
हालांकि, निम्नलिखित वस्तुओं की बिक्री को उपरोक्त प्रत्यायोजन से बाहर रखा जा सकता है:-
i) विक्रेता/उत्पाद विकास के उद्देश्य से रेलवे घटक को बुक रेट/नवीनतम खरीद दर, जो भी अधिक हो, पर स्टोर्स कोड में अनुमत सामान्य शुल्कों के साथ बेचा जा सकता है।
ii) चल संपत्ति (चल स्टॉक के अलावा) को बुक रेट या आरक्षित मूल्य, जो भी अधिक हो, पर बेचा जा सकता है, बशर्ते कि उसे बदला न जाना हो।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2016/PW/3 दिनांक 22.03.2017, समय-समय पर संशोधित)
2) किसी भी मौजूदा खुली लाइन खंड को ध्वस्त करना या अन्यथा सार्वजनिक यातायात के लिए स्थायी रूप से बंद करना।
3) प्रत्येक वित्तीय वर्ष के दौरान निर्माण के लिए स्वीकृत माल और कोचिंग स्टॉक के लिए नए डिजाइनों की शुरुआत, चाहे स्टॉक मौजूदा, स्वीकृत या नए डिजाइनों के अनुसार बनाया जाना हो।
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4)मौजूदा समुद्री जहाजों और समुद्री पोतों के डिजाइन, लेआउट या उपकरण में किए गए परिवर्तन, फेरबदल या संशोधन, जिनमें निम्नलिखित शामिल हैं:-
(क) अधिकतम और न्यूनतम परिचालन आयामों की अनुसूची का उल्लंघन, जब तक कि पूर्व में मंजूरी न दी गई हो;
(ख) कोचिंग और मालवाहक वाहनों तथा समुद्री जहाजों की राजस्व अर्जित करने की क्षमता में कमी, जैसे कि कोचिंग वाहनों और समुद्री जहाजों के वर्ग या बैठने की क्षमता में परिवर्तन तथा मालवाहक वाहनों के मामले में सकल भार और भार के बीच संबंध में स्थायी कमी;
(ग) सार्वजनिक सेवा वाहनों का रेलवे सेवा वाहनों में रूपांतरण और इसके विपरीत तथा मौजूदा रेलवे सेवा वाहनों में भौतिक संशोधन (जैसे पहियों की व्यवस्था में परिवर्तन आदि)।
(घ) यात्रियों के लिए नई सुविधाओं, फिटिंग और उपकरणों की शुरुआत, जहां पहले बोर्ड की मंजूरी नहीं मिली हो, जैसे कि डिब्बों में शीतलन व्यवस्था, द्वितीय श्रेणी के डिब्बों में बिजली के पंखे, शौचालय के प्रकारों में बदलाव और अन्य उपकरण जिनमें नीतिगत मामले शामिल हों।
5)सभी प्रकार के अधिकृत स्टॉक में परिवर्तन।
F) विविध मामले
1) रेलवे बोर्ड बजट निदेशालय के दिशा-निर्देशों से परे निधियों का पुनर्आवंटन। (बोर्ड का पत्र संख्या: 2011-बी-174 दिनांक 26.08.2021, समय-समय पर संशोधित)
2) मोटरकार, मोटरबोट, ट्रक या किसी अन्य वाहन की खरीद। 3) प्रत्येक समारोह में 5 लाख रुपये से अधिक का व्यय।
रेल मंत्री/रेल राज्य मंत्री द्वारा आयोजित महत्वपूर्ण समारोहों पर होने वाला व्यय, जो प्रत्येक मामले में 15 लाख रुपये से अधिक हो।
राष्ट्रपति/प्रधानमंत्री द्वारा आयोजित समारोहों पर किया गया व्यय: प्रत्येक मामले में 20 लाख रुपये से अधिक।
क) इस मद के अंतर्गत दी गई शक्तियों का प्रयोग महाप्रबंधकों द्वारा किया जाएगा, उत्पादन इकाइयों के लिए वार्षिक सीमा 37.50 लाख रुपये और क्षेत्रीय रेलवे के लिए 75 लाख रुपये के अधीन।
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ख) इसके अंतर्गत दी गई शक्ति में रेलवे सप्ताह समारोह पर होने वाला व्यय भी शामिल होगा, जिसकी सीमा किसी क्षेत्रीय रेलवे/उत्पादन इकाई के लिए कुल मिलाकर 5 लाख रुपये होगी।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2015/PW/7/Pt.2 दिनांक 29.12.2017, समय-समय पर संशोधित)
4) विशिष्ट आगंतुकों, अर्थात् विशिष्ट आधिकारिक या गैर-आधिकारिक व्यक्तियों, विदेशी तकनीकी सहयोगियों के प्रतिनिधियों, विदेशी तकनीकी विशेषज्ञों, व्यापार और उद्योग के प्रतिनिधियों, जिनमें विदेशी कंपनियां भी शामिल हैं, के मनोरंजन के संबंध में प्रति वर्ष 5 लाख रुपये से अधिक का व्यय होना।
(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II/2016/PW/3 दिनांक 14.09.2016, समय-समय पर संशोधित)
5) निजी व्यक्तियों को शुल्क देना या संस्थानों, अस्पतालों और स्कूलों सहित निजी निकायों को दान देना, जो रेलवे बोर्ड द्वारा निर्धारित पैमाने या अधिकतम सीमा से अधिक हो।
6) सेवानिवृत्त रेलवे अधिकारियों को प्रति मामले 2,25,000/- रुपये से अधिक मध्यस्थता शुल्क का भुगतान।
(बोर्ड का पत्र संख्या: 2009/CE-I/CT/14/Main दिनांक 09.04.2021, समय-समय पर संशोधित)
7) प्रत्येक मामले में प्रति वर्ष 1,00,000/- रुपये से अधिक का व्यावसायिक संस्थान को अंशदान या सदस्यता का भुगतान।
8) नकदी, भंडार, औजार और संयंत्र की अपूरणीय हानियों की बट्टे खाते में डालना – क) 5 लाख रुपये से अधिक मूल्य की हानियों के लिए जब रेलवे कर्मचारी किसी भी तरह से जिम्मेदार हो।
ख) यदि नुकसान का मूल्य 5 करोड़ रुपये से अधिक है और इसके लिए रेलवे कर्मचारी किसी भी तरह से जिम्मेदार नहीं है।
i) हानि के प्रत्येक महत्वपूर्ण मामले की सूचना यथाशीघ्र रेलवे बोर्ड को दी जानी चाहिए। जब हानि 50,000 रुपये से अधिक न हो, तो मामले की रिपोर्ट करना आवश्यक नहीं है, जब तक कि उसमें कोई असामान्य विशेषता न हो या प्रक्रिया में गंभीर खामियां उजागर न हों।
ii) सस्पेंस मदों के अंतर्गत 1 लाख रुपये से अधिक न होने वाले अक्षम शेषों को भी महाप्रबंधक द्वारा बट्टे खाते में डाला जा सकता है।
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(बोर्ड का पत्र संख्या: F(X)II-2016/PW/3 दिनांक 14.09.2016, समय-समय पर संशोधित)
9) भारतीय रेलवे संहिता में निहित नियमों या रेलवे बोर्ड द्वारा जारी किसी सामान्य या विशेष आदेश के अनुसार को छोड़कर –
ए) सहायक साइडिंग का निर्माण।
ख) भूमि का अधिग्रहण, पट्टा या निपटान।
10) शाखा या संचालित लाइनों के साथ अनुबंधों की शर्तों में परिवर्तन या विचलन।
11) निम्नलिखित शर्तों के अलावा बाहरी लोगों को बिजली की आपूर्ति – क) विद्युत अधिनियम के प्रावधानों का उल्लंघन नहीं किया जाता है;
ख) ऐसी आपूर्ति से तत्काल या आकस्मिक रूप से कोई अतिरिक्त व्यय नहीं होता है; ग) रेलवे को बिना किसी असुविधा के और उसकी सभी आवश्यकताओं की पूर्ति के बाद आपूर्ति की जा सकती है;
घ) लगाए गए शुल्कों में उत्पादन की सभी प्रत्यक्ष और अप्रत्यक्ष लागतों को ध्यान में रखने के बाद रेलवे को लाभ प्राप्त करने की अनुमति दी गई है और ये दरें रेलवे कर्मचारियों को आपूर्ति की जाने वाली बिजली की दरों से अधिक हैं; और
ई) रेलवे को बिना सूचना और बिना मुआवजे के आपूर्ति बंद करने का अधिकार होना चाहिए।
12) मौजूदा नकद और भुगतान व्यवस्था में कोई भी परिवर्तन।
13) किसी ऐसे मद पर किया गया व्यय जिसे पूर्व में रेलवे व्यय के लिए उपयुक्त मद के रूप में मान्यता नहीं दी गई हो। यदि कोई मद कहीं भी शामिल नहीं है, तो बोर्ड से स्पष्टीकरण मांगा जा सकता है।
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परिशिष्ट III
(संदर्भ पैरा 546)
नकद आवश्यकता का आकलन
(ए) रेलवे बजट में शामिल मदें
अनुदान संख्या 3यह 'कर्मचारी अनुदान' है और इसका व्यय पूरी तरह नकद में किया जाता है, जिसमें भविष्य निधि, किराया और आयकर, ऋण और अग्रिमों की वसूली आदि जैसी कुछ वेतन-भुगतान संबंधी कटौतियाँ शामिल नहीं हैं, जिनका समायोजन बहीखाते में किया जाता है। सहकारी समितियों, लघु बचत योजनाओं, डाक बीमा आदि जैसी बाहरी संस्थाओं को अंतिम भुगतान हेतु की जाने वाली कटौतियों में नकद व्यय शामिल होगा। 'व्यवस्था नीति' के लिए डेबिट समायोजन व्यय को दर्शाएगा।
अनुदान संख्या 4 से 9 और 12
भंडार से निकाली गई सामग्री का भुगतान समायोजन द्वारा किया जाएगा, जबकि अधिकारियों, तृतीय और चतुर्थ श्रेणी के कर्मचारियों, जिनमें कार्यशाला कर्मचारी भी शामिल हैं, को किए जाने वाले भुगतान में नकद व्यय शामिल होगा। माल संग्रहण और वितरण के लिए ठेकेदारों को किए गए भुगतान, बाहरी एजेंसियों के व्यय, किए गए कार्य और आपूर्ति की गई सामग्री के लिए किए गए भुगतान, जिनका भुगतान सीधे अनुदान खाते से किया जाता है और किसी अन्य अनुदान पर कोई प्रभाव नहीं पड़ता, नकद व्यय कहलाएंगे। प्रत्येक विभाग/सारांश द्वारा 'नकद' और 'समायोजन' भाग का यथार्थवादी अनुमान लगाने के लिए सावधानीपूर्वक मूल्यांकन किया जाना चाहिए। इसी प्रकार, क्षतिपूर्ति दावों के भुगतान में नकद व्यय शामिल होगा। अंशदान और अनुदान, क्षतिपूर्ति भुगतान और अन्य व्ययों में भी नकद व्यय शामिल होगा। 'निलंबित' मद के अंतर्गत, अनिर्धारित भंडार डेबिट को छोड़कर, विविध अग्रिमों में डेबिट मुख्य रूप से नकद व्यय को दर्शाएगा। हालांकि, 'देय मांग' के अंतर्गत, जिसका बजट (मांग के भीतर) 'शुद्ध' वृद्धि या कमी के लिए निर्धारित है, क्रेडिट में वृद्धि बहीखाता समायोजन (अंतिम शीर्षों में विपरीत डेबिट द्वारा) को दर्शाएगी, और क्रेडिट में कमी देय मांग के तहत भुगतान द्वारा निपटान के परिणामस्वरूप होगी। परिणामस्वरूप, यदि देय मांगों के अंतर्गत ऋण में शुद्ध वृद्धि होती है, तो अंतिम मद के अंतर्गत बजटीय व्यय को इस हद तक कम किया जाना चाहिए ताकि देय मांगों के संचालन द्वारा बही समायोजन के तत्व को बाहर रखा जा सके। दूसरी ओर, देय मांगों के अंतर्गत शुद्ध कमी को वापस जोड़ दिया जाना चाहिए।
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बाद वाले विकल्प के तहत कुल नकद व्यय की गणना करने के लिए अंतिम मद का उपयोग किया जाता है।
अनुदान संख्या 10कोयले और अन्य ईंधन की लागत 'भंडार निधि' से समायोजित की जाती है। जब एक रेलवे के डीजल लोकोमोटिव की सर्विसिंग पड़ोसी रेलवे प्रणाली के लोको शेड में की जाती है, तो ईंधन के लिए डेबिट अंतर-रेलवे वित्तीय समायोजन के माध्यम से जीटीकेएम आधार पर समायोजित किए जाते हैं। अनुदान संख्या 7 के अंतर्गत सीधे डेबिट किए जाने वाले लेनदेन हैं: (i) कर्षण प्रयोजनों के लिए विद्युत धारा की लागत, (ii) कोयले पर विक्रय कर, उत्पाद शुल्क और उपकर, और (iii) ईंधन पर माल ढुलाई और हैंडलिंग शुल्क। इनमें से मद (i) और (ii) में नकद भुगतान शामिल है, जबकि मद (iii) में आंशिक नकद और आंशिक 'समायोजन' शामिल है।
अनुदान संख्या 13भविष्य निधि में अंशदान विशुद्ध रूप से बही खाते में समायोजन को दर्शाता है, जबकि ग्रेच्युटी और भविष्य निधि में विशेष अंशदान सेवानिवृत्त कर्मचारियों को नकद भुगतान के रूप में दिया जाएगा। यह व्यय पेंशन आदि से संबंधित है, जिसका भुगतान सिविल लेखा अधिकारियों और बैंकों के माध्यम से किया जाता है और इसमें मुख्य रूप से बही खाते में समायोजन शामिल है, सिवाय मृत्यु सह सेवानिवृत्ति ग्रेच्युटी के, जिसका भुगतान प्रत्येक रेलवे प्रशासन द्वारा नकद में किया जाता है।
काम करता है
अनुदान संख्या 16
यह मुख्य रूप से कार्य-शुल्कित कर्मचारियों को भुगतान और आपूर्तिकर्ताओं और कार्य ठेकेदारों को भुगतान के रूप में नकद व्यय को दर्शाता है। 'खरीद' के लिए स्टोर सस्पेंस खाते से डेबिट में मुख्य रूप से नकद भुगतान शामिल होता है, सिवाय उन मामलों के जहां आयातित सामग्रियों के लिए डेबिट सीएओ, लंदन या आईएसएम, वाशिंगटन आदि के माध्यम से स्वीकार किए जाते हैं। हालांकि, विनिर्माण सस्पेंस के तहत, सामग्रियों के संबंध में डेबिट पूरी तरह से बही-खाते के समायोजन द्वारा होता है और नकद का उपयोग केवल दुकान के श्रमिकों और बिजली और पानी जैसे अन्य शुल्कों के भुगतान और डब्ल्यूएमएस के तहत प्रभारित कार्यों के लिए संविदा भुगतान के लिए किया जाता है।
(ख) वे मदें जो व्यक्तिगत रेलवे बजट में शामिल नहीं हैं
गैर-बजटीय मदें
इनमें किराए, माल ढुलाई, घाट शुल्क और विलंब शुल्क आदि की वापसी शामिल है, और इसमें पूरी तरह से नकद व्यय शामिल होता है।
नागरिक अनुदानइनमें कर्मचारियों को दिए गए ऋणों और अग्रिमों के लिए नकद भुगतान शामिल हैं, जैसे कि मकान निर्माण अग्रिम और पर्सनल कंप्यूटर अग्रिम। रेलवे को प्रत्येक प्रकार के अग्रिम के लिए अलग से मूल्यांकन करना चाहिए और विवरण को अनुलग्नक के रूप में प्रस्तुत करना चाहिए।
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बोर्ड का थोक आदेश
अनुबंध
इस मद के अंतर्गत नकद आवश्यकता का समर्थन।
हालांकि थोक ऑर्डर की मदें भारतीय रेलवे के समग्र बजट में शामिल होती हैं, फिर भी इनका वितरण अलग-अलग रेलवे को संशोधित अनुमान के चरण में ही किया जाता है। हालांकि, वैगन या कोचिंग वाहन की खरीद के प्रत्येक अनुबंध में भुगतानकर्ता प्राधिकरण का उल्लेख होता है। नामित रेलवे द्वारा किया गया भुगतान उनके स्वीकृत बजट से बाहर होगा, लेकिन थोक ऑर्डर की मदों के लिए रेलवे के समग्र बजट के अंतर्गत होगा। भुगतान करने वाले रेलवे को प्रत्येक अनुबंध के अनुसार, तिमाही भुगतान के आधार पर वर्ष के दौरान अनुमानित कुल व्यय का आकलन करना चाहिए। यह विवरण थोक ऑर्डर अनुबंधों के भुगतान के लिए रेलवे की नकदी आवश्यकता के समर्थन में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।
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अनुलग्नक-IV
वर्ष के लिए नकद बजट
एफ.554
(हजारों रुपये में)
नागरिक अनुदान
नोट:- प्रत्येक तिमाही में नकद व्यय को पिछले नकद भुगतान के रुझान के आधार पर या संगठन/इकाई के लिए उपयुक्त किसी अन्य विधि के अनुसार चरणबद्ध तरीके से किया जाना चाहिए। चरणबद्ध नकद प्रवाह के इस अनुमान को अद्यतन किया जाना चाहिए और अगली तिमाही से काफी पहले नकद व्यय के लिए बोर्ड की औपचारिक स्वीकृति प्राप्त कर ली जानी चाहिए।
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अनुलग्नक V
नकद व्यय - त्रैमासिक विचलन विवरण
एफ.- 556
हजार रुपये में
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