Emergency Quota - Bilingual

 

 Emergency Quota (EQ) — Release of Accommodation

Source: Railway Board Letter No. 2023/TG-I/14/07 dated 30.04.2025

Subject: Release of accommodation out of Emergency Quota Issued by Director/Passenger Marketing-II, Railway Board.

Emergency Quota (EQ) is reserved accommodation whose release is controlled by the competent Railway authority. Railway Board has prescribed safeguards to ensure that accommodation under EQ is released only on genuine and properly authorised requests and to prevent misuse.

🔹 Guidelines for Release of Emergency Quota

1. Existing instructions to be followed: All existing Railway Board guidelines regarding allotment/release of Emergency Quota must be followed in true spirit.

2. Request must be signed by a Gazetted Officer: Every written request for release of a berth/seat from Emergency Quota must be signed by a Gazetted Officer.

3. Mandatory particulars of recommending/signing officer: Every EQ requisition should clearly contain:

• Name

• Designation

• Telephone/Mobile number

• Mobile number of the office/branch of the passenger, as applicable.

4. Maintenance of EQ Register: Every Officer/Section/Federation dealing with EQ requests must maintain a register in which all requests are diarised. The register should record:

• Journey details

• Source from whom the request was received

• Diary number

• The diary number entered in the register should also be mentioned on the EQ request.

5. Verification of passenger credentials: Responsibility for ensuring the credentials/genuineness of the travelling party rests with the person forwarding or signing the requisition.

6. Travel Agent requests prohibited: Requests received from Travel Agents for release of berths/seats from Emergency Quota shall not be entertained.

7. Periodic inspection of Passenger Reservation System (PRS) centres: Officers at all levels should periodically inspect Passenger Reservation System (PRS) centres to:

• Check illegal activities; and

• Prevent any nexus between touts and reservation-office officials.

8. Verification of doubtful requests: Reservation requests received from various sources should be checked periodically. Where genuineness is doubtful: 

• Verification may be made by speaking to the persons concerned over the phone.

• Requisitions containing overwriting/cutting require particular scrutiny.

• Remarks such as “V.V. IMP”, “MUST” or “ADJUST” should be cross-checked with the forwarding/referring authority.

9. Blank signed requisition forms strictly prohibited: An officer must not give blank signed requisition forms to personal staff for release of accommodation from Emergency Quota.

10. Retention of records: Records of EQ requisition slips may be retained for 3 months from the date of journey.

Key Points for MCQ:

1. EQ request → Must be signed by a Gazetted Officer.

2. Travel Agent request → Not to be entertained.

3. EQ Register → Must be maintained and requests diarised.

4. Passenger credentials → Responsibility of the person forwarding/signing the requisition.

5. Doubtful/altered requests → Cross-verification required.

6. Blank signed EQ forms → Not permitted.

7. EQ requisition slips → May be retained for 3 months from date of journey.

8. PRS centres → Periodic inspections to prevent illegal activities and tout–official nexus.

📌 

The letter reiterates that the prescribed safeguards are necessary because instances of attempts to obtain accommodation from Emergency Quota unauthorisedly had been brought to the Railway Board's notice.

Railway Board Office Order No. 47 of 2025 dated 22.07.2025, under the same file number, further prescribed submission timings for EQ requests in view of revised reservation-chart timings. 

आपातकालीन कोटा (ईक्यू) — आवास की उपलब्धता

स्रोत: रेलवे बोर्ड का पत्र संख्या 2023/TG-I/14/07 दिनांक 30.04.2025

विषय: आपातकालीन कोटे से आवास उपलब्ध करानारेल बोर्ड के निदेशक/यात्री विपणन-द्वितीय द्वारा जारी।

आपातकालीन कोटा (ईक्यू) आरक्षित आवास है, जिसका आवंटन सक्षम रेलवे प्राधिकरण द्वारा नियंत्रित किया जाता है। रेलवे बोर्ड ने यह सुनिश्चित करने के लिए सुरक्षा उपाय निर्धारित किए हैं कि ईक्यू के अंतर्गत आवास केवल वास्तविक और विधिवत अधिकृत अनुरोधों पर ही आवंटित किया जाए और दुरुपयोग को रोका जा सके।

🔹 आपातकालीन कोटा जारी करने के लिए दिशानिर्देश

1. पालन किए जाने वाले मौजूदा निर्देश: आपातकालीन कोटा के आवंटन/जारी करने के संबंध में रेलवे बोर्ड के सभी मौजूदा दिशानिर्देशों का पूरी तरह से पालन किया जाना चाहिए।

2. अनुरोध पर राजपत्रित अधिकारी के हस्ताक्षर होने चाहिए: आपातकालीन कोटा से बर्थ/सीट जारी करने के लिए प्रत्येक लिखित अनुरोध पर राजपत्रित अधिकारी के हस्ताक्षर होने चाहिए।

3. अनुशंसाकर्ता/हस्ताक्षरकर्ता अधिकारी का अनिवार्य विवरण: प्रत्येक ईक्यू अनुरोध में निम्नलिखित जानकारी स्पष्ट रूप से होनी चाहिए:

• नाम

• पद का नाम

• टेलीफोन/मोबाइल नंबर

• यदि लागू हो तो यात्री के कार्यालय/शाखा का मोबाइल नंबर।

4. भूकंप रजिस्टर का रखरखाव: भूकंप संबंधी अनुरोधों से निपटने वाले प्रत्येक अधिकारी/अनुभाग/संघ को एक रजिस्टर रखना होगा जिसमें सभी अनुरोधों का रिकॉर्ड दर्ज किया जाएगा। रजिस्टर में निम्नलिखित बातें दर्ज होनी चाहिए:

• यात्रा विवरण

• जिस स्रोत से अनुरोध प्राप्त हुआ

• डायरी संख्या

• रजिस्टर में दर्ज डायरी नंबर का उल्लेख ईक्यू अनुरोध पर भी किया जाना चाहिए।

5. यात्री पहचान पत्र का सत्यापन: यात्रा करने वाले समूह के पहचान पत्र/प्रामाणिकता सुनिश्चित करने की जिम्मेदारी अनुरोध पत्र अग्रेषित करने या उस पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की होती है।

6. ट्रैवल एजेंटों के अनुरोध प्रतिबंधित: आपातकालीन कोटा से बर्थ/सीटें जारी करने के लिए ट्रैवल एजेंटों से प्राप्त अनुरोधों पर विचार नहीं किया जाएगा।

7. यात्री आरक्षण प्रणाली (पीआरएस) केंद्रों का आवधिक निरीक्षण: सभी स्तरों के अधिकारियों को यात्री आरक्षण प्रणाली (पीआरएस) केंद्रों का आवधिक निरीक्षण करना चाहिए ताकि:

• अवैध गतिविधियों की जाँच करें; और

• दलालों और आरक्षण कार्यालय के अधिकारियों के बीच किसी भी प्रकार की सांठगांठ को रोकें।

8. संदिग्ध अनुरोधों का सत्यापन: विभिन्न स्रोतों से प्राप्त आरक्षण अनुरोधों की समय-समय पर जाँच की जानी चाहिए। जहाँ प्रामाणिकता संदिग्ध हो:

• संबंधित व्यक्ति से फोन पर बात करके सत्यापन किया जा सकता है।

• जिन अनुरोध पत्रों में अतिलेखन/कटाई शामिल हो, उनकी विशेष रूप से गहन जांच की आवश्यकता होती है।

• “अत्यंत महत्वपूर्ण”, “अनिवार्य” या “समायोजित करें” जैसी टिप्पणियों की पुष्टि अग्रेषण/संदर्भित करने वाले प्राधिकारी से अवश्य कर लेनी चाहिए।

9. खाली हस्ताक्षरित अनुरोध प्रपत्र सख्त रूप से प्रतिबंधित: एक अधिकारी को आपातकालीन कोटा से आवास जारी करने के लिए निजी कर्मचारियों को खाली हस्ताक्षरित अनुरोध प्रपत्र नहीं देना चाहिए।

10. अभिलेखों का संरक्षण: ईक्यू मांग पर्चियों के अभिलेख यात्रा की तिथि से 3 महीने तक रखे जा सकते हैं।

बहुविकल्पीय प्रश्न के मुख्य बिंदु:

1. विद्युत आरक्षण अनुरोध → इस पर राजपत्रित अधिकारी के हस्ताक्षर होने चाहिए।

2. ट्रैवल एजेंट का अनुरोध → स्वीकार नहीं किया जाएगा।

3. ईक्यू रजिस्टर → इसे बनाए रखना और अनुरोधों को डायरी में दर्ज करना अनिवार्य है।

4. यात्री पहचान पत्र → अनुरोध अग्रेषित करने/हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की जिम्मेदारी।

5. संदिग्ध/परिवर्तित अनुरोध → क्रॉस-सत्यापन आवश्यक है।

6. बिना हस्ताक्षर वाले ईक्यू फॉर्म → स्वीकार्य नहीं हैं।

7. ईक्यू मांग पर्ची → यात्रा की तारीख से 3 महीने तक रखी जा सकती है।

8. पीआरएस केंद्र → अवैध गतिविधियों और दलाल-अधिकारी गठजोड़ को रोकने के लिए आवधिक निरीक्षण।

📌

पत्र में इस बात को दोहराया गया है कि निर्धारित सुरक्षा उपाय आवश्यक हैं क्योंकि आपातकालीन कोटा से अनधिकृत रूप से आवास प्राप्त करने के प्रयासों के मामले रेलवे बोर्ड के संज्ञान में लाए गए थे।

रेलवे बोर्ड कार्यालय आदेश संख्या 47, 2025 दिनांक 22.07.2025, उसी फाइल संख्या के अंतर्गत, संशोधित आरक्षण-चार्ट समय को ध्यान में रखते हुए, ईक्यू अनुरोधों के लिए प्रस्तुत करने का समय निर्धारित किया गया है।