Role of Finance Officer

 

📌 A Tutorial for Finance Officials (Based on practical insights by Ajay Sharma, ECoR, June 2004)

🔍 Role of a Finance Officer

A Finance Officer safeguards public money and ensures compliance with rules in decision-making. Their duty isn’t to please executives, but to prevent financial loss and rule violations.

---

✅ Key Traits

• Rule-oriented, cautious, disciplined
  
  

• Quiet but firm in views
  
  

• Examines proposals from multiple angles
  
  

• Prefers written orders over oral claims
  
  

• Values documentation and precedent
  
  

• Reduces unnecessary expenditure
  
  

• Courage to say “NO”

✅ Do’s

• Insist on written rules and procedures
  
  

• Verify with past precedents
  
  

• Judge proposals on merit, not emotions
  
  

• Focus on cost control, not profit-making
  
  

• Reject vague or incomplete proposals
  
  

• Share specific knowledge only with Finance peers
  
  

❌ Don’ts

• Don’t rely on oral assurances
  
  

• Don’t allow urgency to bypass rules
  
  

• Don’t say “yes” only to please executives
  
  

• Don’t get influenced by pressure or drama
  
  

• Don’t accept incomplete, unclear cases
  
  

• Don’t be part of decisions that seem doubtful
  
  

🧠 Practical Reality

Some executives may:

• Challenge finance rules
  
  

• Exaggerate or manipulate to get approval
  
  

• Use confidence tricks to push files through
  
  

Be calm, firm, and rule-bound.

💬 Key Quote

“A successful Accounts Officer must be negaphilic – addicted to saying NO, as an alcoholic to drink.”

🔍 वित्त अधिकारी की भूमिका

वित्त अधिकारी का मुख्य कार्य सरकारी धन की रक्षा करना और हर वित्तीय निर्णय को नियमों के अनुसार सुनिश्चित करना है।

✅ मुख्य गुण

• नियमप्रिय, सतर्क, दस्तावेज़वादी
  
  

• शांत लेकिन दृढ़
  
  

• हर प्रस्ताव के छिपे पहलुओं की जाँच
  
  

• लिखित आदेशों को प्राथमिकता
  
  

• लागत नियंत्रण पर ध्यान
  
  

• “ना” कहने का साहस
  
  

✅ क्या करें

• हमेशा लिखित नियम माँगें
  
  

• पूर्व मामलों (precedents) का अध्ययन करें
  
  

• प्रस्तावों को मेरिट पर आँकें
  
  

• लाभ कमाने से ज़्यादा लागत घटाएँ
  
  

• अधूरे प्रस्तावों को अस्वीकार करें
  
  

❌ क्या न करें

• मौखिक आश्वासनों पर भरोसा न करें
  
  

• नियमों को दबाव में न तोड़ें
  
  

• “हाँ” कहने के लिए हाँ न कहें
  
  

• प्रभाव या भावनाओं से प्रभावित न हों
  
  

• संदिग्ध निर्णयों का हिस्सा न बनें
  
  

💬 मुख्य कथन

“एक सफल अकाउंट्स अधिकारी ‘नेगाफिलिक’ होना चाहिए – यानी ‘NO’ कहने की आदत, जैसे शराबी को शराब।”

.